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SDIS DES HAUTES ALPES
Assistant (e)
CENTRE COLONEL PATRICE BLANC - QUARTIER PATAC, Gap (Hautes-Alpes (05))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 2 semaines
Description du poste
Placé sous l'autorité du chef de service formation-sport, l'assistant (e) exercera ses fonctions à l’État-major des Hautes-Alpes, à GAP.
Votre mission
Missions exercées :
1 : Assurer le secrétariat du service formation-sport
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du service.
• Élaborer et assurer le suivi des bons de commande.
• Gérer les parapheurs (envoi et archivage des courriers).
• Gérer les formations aux permis de conduire
• Assurer le suivi financier des formateurs intervenant pour le SDIS.
• Assurer l’archivage réglementaire du service
• Effectuer les réservations d’hébergement au CIS de Gap, gérer les salles affectées à l’état-major.
• Participer à l’organisation des manifestations statutaires de l’établissement (PSSP, cross).
• Gérer les commandes de repas du site de Gap
2. : Gérer les formations organisées en dehors du SDIS 05 (CNFPT, ENSOSP, ECASC, autres SIS)
• Traiter les demandes de formation.
• Gérer les conventions avec les partenaires.
• Assurer les inscriptions des stagiaires, établir et transmettre les convocations.
• Centraliser les procès-verbaux, informer les agents.
• Transmettre les diplômes et attestations aux agents et aux services concernés.
3. : Suivre les conventions de formation des sapeurs-pompiers volontaires
• Gérer les demandes d’autorisation et le suivi des heures de formation en convention.
• Envoyer les attestations de présence aux employeurs.
4. : Alimenter les applications métiers FORSYS 2 et WEBACT
• Clôturer les stages.
• Mettre à jour les dossiers des agents.
• Convoquer les agents et rédiger ponctuellement des états de présence et les procès-verbaux.
• Saisir dans WEBACT les heures de formation réalisées.
• Contrôler la position administrative des agents sur les actions de formation.
5. : Assurer la gestion des formations après la commission d’attribution des diplômes
• Envoyer les résultats.
• Indemniser les SPV en formation.
• Éditer et transmettre les attestations, titres et diplômes.
• Scanner les portfolios.
• Transmettre les portfolios aux chefs de CIS.
1 : Assurer le secrétariat du service formation-sport
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du service.
• Élaborer et assurer le suivi des bons de commande.
• Gérer les parapheurs (envoi et archivage des courriers).
• Gérer les formations aux permis de conduire
• Assurer le suivi financier des formateurs intervenant pour le SDIS.
• Assurer l’archivage réglementaire du service
• Effectuer les réservations d’hébergement au CIS de Gap, gérer les salles affectées à l’état-major.
• Participer à l’organisation des manifestations statutaires de l’établissement (PSSP, cross).
• Gérer les commandes de repas du site de Gap
2. : Gérer les formations organisées en dehors du SDIS 05 (CNFPT, ENSOSP, ECASC, autres SIS)
• Traiter les demandes de formation.
• Gérer les conventions avec les partenaires.
• Assurer les inscriptions des stagiaires, établir et transmettre les convocations.
• Centraliser les procès-verbaux, informer les agents.
• Transmettre les diplômes et attestations aux agents et aux services concernés.
3. : Suivre les conventions de formation des sapeurs-pompiers volontaires
• Gérer les demandes d’autorisation et le suivi des heures de formation en convention.
• Envoyer les attestations de présence aux employeurs.
4. : Alimenter les applications métiers FORSYS 2 et WEBACT
• Clôturer les stages.
• Mettre à jour les dossiers des agents.
• Convoquer les agents et rédiger ponctuellement des états de présence et les procès-verbaux.
• Saisir dans WEBACT les heures de formation réalisées.
• Contrôler la position administrative des agents sur les actions de formation.
5. : Assurer la gestion des formations après la commission d’attribution des diplômes
• Envoyer les résultats.
• Indemniser les SPV en formation.
• Éditer et transmettre les attestations, titres et diplômes.
• Scanner les portfolios.
• Transmettre les portfolios aux chefs de CIS.
Profil recherché
Qualités (Je suis):
• Doté(e) d’un bon sens de l’organisation et de la gestion des priorités.
• Rigoureux(se), fiable dans le suivi des dossiers et des archives.
• Autonome tout en ayant un réel esprit de travail en équipe.
• Discret(ète), respectueux(se) de la confidentialité, avec un sens affirmé des responsabilités.
• À l’aise dans la communication orale et écrite, avec d’excellentes qualités relationnelles et un fort sens du service, y compris avec les partenaires extérieurs au SDIS.
• Réactif(ve), adaptable, disponible, avec une bonne gestion du stress et une excellente maîtrise de soi.
Compétences (je suis capable)
• Rédiger avec aisance courriers, conventions, convocations, procès-verbaux et états de présence.
• Assurer la gestion administrative complète de la formation (dossiers, conventions, convocations, archives, diplômes, indemnisations).
• Suivre et appliquer des procédures réglementaires.
• Réaliser un suivi financier (indemnisation, suivi des formateurs(trices), frais de formation, commandes).
• Organiser et ajuster plannings, réservations, manifestations et logistique en fonction des contraintes et imprévus.
Connaissances (je sais) :
• Connaissances de base de l’organisation de la sécurité civile, des collectivités territoriales, du volontariat et du contexte départemental.
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques, des applications métiers (FORSYS 2, WEBACT, plateformes de formation) et de la téléphonie.
• Connaissance des procédures réglementaires liées à la formation (conventions SPV, diplômes, dispositifs de formation).
• Doté(e) d’un bon sens de l’organisation et de la gestion des priorités.
• Rigoureux(se), fiable dans le suivi des dossiers et des archives.
• Autonome tout en ayant un réel esprit de travail en équipe.
• Discret(ète), respectueux(se) de la confidentialité, avec un sens affirmé des responsabilités.
• À l’aise dans la communication orale et écrite, avec d’excellentes qualités relationnelles et un fort sens du service, y compris avec les partenaires extérieurs au SDIS.
• Réactif(ve), adaptable, disponible, avec une bonne gestion du stress et une excellente maîtrise de soi.
Compétences (je suis capable)
• Rédiger avec aisance courriers, conventions, convocations, procès-verbaux et états de présence.
• Assurer la gestion administrative complète de la formation (dossiers, conventions, convocations, archives, diplômes, indemnisations).
• Suivre et appliquer des procédures réglementaires.
• Réaliser un suivi financier (indemnisation, suivi des formateurs(trices), frais de formation, commandes).
• Organiser et ajuster plannings, réservations, manifestations et logistique en fonction des contraintes et imprévus.
Connaissances (je sais) :
• Connaissances de base de l’organisation de la sécurité civile, des collectivités territoriales, du volontariat et du contexte départemental.
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques, des applications métiers (FORSYS 2, WEBACT, plateformes de formation) et de la téléphonie.
• Connaissance des procédures réglementaires liées à la formation (conventions SPV, diplômes, dispositifs de formation).
Autres informations
Non renseignées