ASSISTANT-E ADMINISTRATIF-VE DE DIRECTION

Sous l'autorité hiérarchique du Directeur Général des Services et de son adjointe vous apportez un appui administratif et logistique à l’organisation des activités de la Direction Générale

Apporter un appui administratif et logistique à l’organisation des activités de la Direction générale et les assister dans leurs missions et notamment :
- Tenir les agendas
- Traiter les courriers
- Gérer l’accueil physique et téléphonique de la Direction Générale
- Organiser, planifier et gérer la logistique des réunions et évènements de la Direction
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports …)
- Préparer des dossiers de la Direction (documents préparatoires aux réunions) ou préparer des documents supports au fonctionnement de la Direction
- Réceptionner, traiter et diffuser tout type d'information au sein de la Direction
- Assurer la vérification et la transmission de l’ensemble des parapheurs (réceptionner les documents produits par les services, les relire et apporter les modifications ou compléments nécessaires en interface avec les services avant la présentation des documents à la Direction)
- Participer aux réunions de direction et en assurer le secrétariat (prise de note, rédaction de compte-rendu, diffusion …)
- Piloter mensuellement le Journal Interne (préparation du chemin de fer ; recueil articles, rédaction de certains articles ; mise en forme ; supervision du BAT etc.)

Autres missions :
- Effectuer le suivi des absences des Cadres et des agents rattachés à la Direction Générale.
- Assurer la gestion de dossiers spécifiques confiés sous le couvert de la Direction Générale
- Réaliser l’archivage de la Direction
- Gérer les fournitures diverses