assistant (e) administratif (ve) et financier(e)

L’assistant(e) administratif(ve) et financier(e) en fourrière animale, intégrée au sein de la brigade environnementale, est chargée de la gestion des dossiers administratifs et financiers relatifs à la fourrière. Sous la supervision du responsable de la fourrière, il / elle joue un rôle essentiel dans le traitement des demandes des usagers et dans la promotion de la sensibilisation à l’errance animale. Ses missions incluent le suivi de l’évolution des dossiers, la garantie de la conformité avec les réglementations en vigueur, et la gestion efficace des ressources financières liées à la fourrière. Le/la secrétaire administratif(ve) collabore également avec divers partenaires, tels que les services vétérinaires et les associations de protection animale, pour optimiser les actions en faveur du bien-être animal.

Travaux de secrétariat courant et accueil des usagers
- Fournir des informations et orienter les visiteurs.
- rédaction de courriers, de procès-verbaux, rapports d’analyse
- Saisie des informations relatives aux animaux recueillis et aux adoptions,
Suivi et gestion des dossiers
- Contrôle de la conformité des dossiers administratifs : vérifier le respect des obligations réglementaires et la conformité des actions entreprises, et, si nécessaire, initier les procédures de régularisation
- Tenir à jour les registres d'instruction informatiques et la main courante
- Suivre les soins, l’identification et les procédures administratives des dossiers « animaux »
- Signaler toute difficulté rencontrée dans le cadre d'une procédure ou d'un dossier d'instruction à son supérieur hiérarchique direct
Participation à la mise en œuvre de la campagne de stérilisation
- Conception et planification de la campagne de stérilisation, mobilisation des ressources nécessaires et sensibiliser le public.
- Elaboration de la fiche de suivi des bons de commande, générer des bons de commande via le logiciel de comptabilité, et assurer le suivi des ordres de service
- Traitement de la facturation
- Mettre à jour les échéanciers, les tableaux de bord, et les indicateurs financiers, tout en analysant les dépenses liées aux commandes
- Rédaction des rapports sur l'avancement de la campagne et son impact, incluant des recommandations pour les futures campagnes
Gestion des fonds liés aux frais de fourrière
- Recevoir et enregistrer les paiements relatifs aux frais de fourrière, en garantissant la transparence et la traçabilité des transactions
- Préparer les versements des fonds collectés auprès du Trésor Public, en respectant les procédures administratives et financières en vigueur

Tenue des registres comptables
- Maintenir à jour les registres de recettes et de dépenses, en s’assurant de l’exactitude des données financières et de leur conformité aux normes
- Élaborer des rapports financiers périodiques sur les activités de la fourrière, y compris les bilans des recettes et des dépenses
- Travailler avec les services financiers pour garantir la bonne gestion des fonds et le respect des normes comptables
- S’assurer que toutes les procédures administratives et de contrôle interne sont respectées lors de la gestion des fonds.