ASSISTANT (E) ADMINISTRATIF(ve)
Emploi COMMUNE DE SAINT LEU
Saint-Leu (La Réunion)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Temps partiel
Description
Organise le secrétariat et facilite l’activité de la hiérarchie en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil et de suivi des dossiers.
Assistance au Directeur dans la coordination de l’organisation opérationnelle de la Direction :
- Centraliser, synthétiser et organiser les informations relatives au fonctionnement de la direction
- Elaborer des courriers, convocations…
- Assurer la circulation de l’information entre la direction et les différents services,
- Diffuser des notes de service : Rédiger les notes de service internes à partir d’instructions orales ou manuscrites, les soumettre au contrôle et à la signature du directeur, les reproduire et les diffuser.
- Classer et archiver les documents de la Direction.
- Prendre en charge l’organisation matérielle des diverses relations qu’entretient la direction avec les services internes et organismes externes : les clients, les fournisseurs…
- Coordonner avec le Directeur le planning d’équipes de la Direction
- Assurer le planning des rendez-vous et des réunions de travail
- Préparer et organiser les différentes réunions institutionnelles : convocations, préparation des dossiers préalables, réservation des salles, réception des participants.
- Réaliser et/ou centraliser les comptes-rendus
- Effectuer les opérations classiques de secrétariat ; frappe, photocopie, archivage, ouverture et affectation du courrier, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondance, filtrage des appels téléphoniques, gestion des fournitures de bureau , mise à jour des bases de données, des fichiers, reprographie
-Assurer la permanence du service de direction en l’absence du directeur
- Encadrer les secrétaires des services de la direction
- Accueil physique et téléphonique,
- Traitement des dossiers et saisies de documents,
- Signale tout dysfonctionnement
- Suivi des parapheurs
Activités spécifiques
Commande - Gestion des vêtements de travail de la Direction
Gestion des fiches de présence
- Centraliser, synthétiser et organiser les informations relatives au fonctionnement de la direction
- Elaborer des courriers, convocations…
- Assurer la circulation de l’information entre la direction et les différents services,
- Diffuser des notes de service : Rédiger les notes de service internes à partir d’instructions orales ou manuscrites, les soumettre au contrôle et à la signature du directeur, les reproduire et les diffuser.
- Classer et archiver les documents de la Direction.
- Prendre en charge l’organisation matérielle des diverses relations qu’entretient la direction avec les services internes et organismes externes : les clients, les fournisseurs…
- Coordonner avec le Directeur le planning d’équipes de la Direction
- Assurer le planning des rendez-vous et des réunions de travail
- Préparer et organiser les différentes réunions institutionnelles : convocations, préparation des dossiers préalables, réservation des salles, réception des participants.
- Réaliser et/ou centraliser les comptes-rendus
- Effectuer les opérations classiques de secrétariat ; frappe, photocopie, archivage, ouverture et affectation du courrier, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondance, filtrage des appels téléphoniques, gestion des fournitures de bureau , mise à jour des bases de données, des fichiers, reprographie
-Assurer la permanence du service de direction en l’absence du directeur
- Encadrer les secrétaires des services de la direction
- Accueil physique et téléphonique,
- Traitement des dossiers et saisies de documents,
- Signale tout dysfonctionnement
- Suivi des parapheurs
Activités spécifiques
Commande - Gestion des vêtements de travail de la Direction
Gestion des fiches de présence
Profil recherché
SAVOIRS SOCIOPROFESSIONNELS SAVOIRS GENERAUX
Organiser et gérer son temps de travail Capacité rédactionnelle avérée
Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur Sens relationnel
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service Connaissance des règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
Capacité à évaluer le degré d’importance ou d’urgence des demandes Maitrise des logiciels de bureautique
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus Maitrise des principes rédactionnels du compte rendu
Respecter le circuit et les procédures administratives Bonne maîtrise de l’expression orale et écrite
Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, psychologie, patience
Diplômes ou permis obligatoires : Formation nécessaire :
- Permis de conduire - Selon les souhaits de l’agent dans des domaines spécifiques liés au poste occupé.
Formation du catalogue CNFPT
Conditions particulières d’exercice du métier :
- Travail en bureau,
- Horaires fixes avec possibilité d’amplitude variable en fonction des besoins de service
- Disponibilité et adaptabilité aux usagers avec risques de tensions dans la relation avec le public.
- Disponibilité vis-à-vis du ou des cadres auprès desquels il travaille,
- Bonne présentation
- Sens de l’organisation, rigueur et fiabilité
- Esprit d’initiative, réactivité, maîtrise de soi
- Autonomie et forte capacité d’adaptation, Anticipation, respect des délais, sens des priorités, discernement,
- Réactivité, capacité à argumenter des décisions
Autres observations :
- Bonne présentation,
- Discrète, dynamique, Esprit d’équipe,
- Esprit d’organisation.
Organiser et gérer son temps de travail Capacité rédactionnelle avérée
Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur Sens relationnel
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service Connaissance des règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
Capacité à évaluer le degré d’importance ou d’urgence des demandes Maitrise des logiciels de bureautique
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus Maitrise des principes rédactionnels du compte rendu
Respecter le circuit et les procédures administratives Bonne maîtrise de l’expression orale et écrite
Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, psychologie, patience
Diplômes ou permis obligatoires : Formation nécessaire :
- Permis de conduire - Selon les souhaits de l’agent dans des domaines spécifiques liés au poste occupé.
Formation du catalogue CNFPT
Conditions particulières d’exercice du métier :
- Travail en bureau,
- Horaires fixes avec possibilité d’amplitude variable en fonction des besoins de service
- Disponibilité et adaptabilité aux usagers avec risques de tensions dans la relation avec le public.
- Disponibilité vis-à-vis du ou des cadres auprès desquels il travaille,
- Bonne présentation
- Sens de l’organisation, rigueur et fiabilité
- Esprit d’initiative, réactivité, maîtrise de soi
- Autonomie et forte capacité d’adaptation, Anticipation, respect des délais, sens des priorités, discernement,
- Réactivité, capacité à argumenter des décisions
Autres observations :
- Bonne présentation,
- Discrète, dynamique, Esprit d’équipe,
- Esprit d’organisation.
Autres informations
Non renseignées
il y a 5 jours
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