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COLLECTIVITE TERRITORIALE DE MARTINIQUE
ASSISTANT. E ADMINISTRATIF.VE DE LA DIRECTRICE GENERALE ADJOINTE SANTE PREVENTION SPORTS
RUE GASTON DEFFERRE, Fort-de-France (Martinique (972))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Publié il y a 1 mois
Description du poste
Les missions attendues :
Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes
· Traiter le courrier postal, électronique ainsi que les appels téléphoniques
· Assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction ainsi que des partenaires internes et externes
· Recueillir, sélectionner et traiter les informations internes et externes nécessaires au fonctionnement de la Direction
· Rédiger des notes de services internes à partir d'instructions orales ou manuscrites, les soumettre au contrôle et à la signature de la directrice, les reproduire et les diffuser
· Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la Direction.
· Participer au suivi complet de dossiers ou d'évènements internes (organisation de séminaires, de déplacements, préparation de réunion, salons, réunions...).
· Exécuter des actes administratifs et de gestion courante
· Gérer les agendas, assurer les prises de rendez-vous, planifier les réunions et déplacements
· Enregistrer et suivre le courrier Arrivée/Départ
· Suivre la circulation des parapheurs
· Participer aux réunions,
· Prendre des notes,
· Rédiger des procès-verbaux et comptes rendus,
· Classer et mettre à jour les fichiers et/ou dossiers,
· Saisir, mettre en forme et éditer des documents,
· Diffuser les informations au sein de la direction
· Participer à la mise en oeuvre et au suivi des actions de la Direction.
Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes
· Traiter le courrier postal, électronique ainsi que les appels téléphoniques
· Assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction ainsi que des partenaires internes et externes
· Recueillir, sélectionner et traiter les informations internes et externes nécessaires au fonctionnement de la Direction
· Rédiger des notes de services internes à partir d'instructions orales ou manuscrites, les soumettre au contrôle et à la signature de la directrice, les reproduire et les diffuser
· Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la Direction.
· Participer au suivi complet de dossiers ou d'évènements internes (organisation de séminaires, de déplacements, préparation de réunion, salons, réunions...).
· Exécuter des actes administratifs et de gestion courante
· Gérer les agendas, assurer les prises de rendez-vous, planifier les réunions et déplacements
· Enregistrer et suivre le courrier Arrivée/Départ
· Suivre la circulation des parapheurs
· Participer aux réunions,
· Prendre des notes,
· Rédiger des procès-verbaux et comptes rendus,
· Classer et mettre à jour les fichiers et/ou dossiers,
· Saisir, mettre en forme et éditer des documents,
· Diffuser les informations au sein de la direction
· Participer à la mise en oeuvre et au suivi des actions de la Direction.
Votre mission
Placé.e sous l'autorité de la DGA Santé-Prévention-Sports, vous aurez pour mission de coordonner l'organisation administrative de la DGA afin de faciliter et d'optimiser la mise en oeuvre de leurs missions.
Les missions attendues :
Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes
· Traiter le courrier postal, électronique ainsi que les appels téléphoniques
· Assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction ainsi que des partenaires internes et externes
· Recueillir, sélectionner et traiter les informations internes et externes nécessaires au fonctionnement de la Direction
· Rédiger des notes de services internes à partir d'instructions orales ou manuscrites, les soumettre au contrôle et à la signature de la directrice, les reproduire et les diffuser
· Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la Direction.
· Participer au suivi complet de dossiers ou d'évènements internes (organisation de séminaires, de déplacements, préparation de réunion, salons, réunions...).
· Exécuter des actes administratifs et de gestion courante
· Gérer les agendas, assurer les prises de rendez-vous, planifier les réunions et déplacements
· Enregistrer et suivre le courrier Arrivée/Départ
· Suivre la circulation des parapheurs
· Participer aux réunions,
· Prendre des notes,
· Rédiger des procès-verbaux et comptes rendus,
· Classer et mettre à jour les fichiers et/ou dossiers,
· Saisir, mettre en forme et éditer des documents,
· Diffuser les informations au sein de la direction
· Participer à la mise en oeuvre et au suivi des actions de la Direction.
Les missions attendues :
Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes
· Traiter le courrier postal, électronique ainsi que les appels téléphoniques
· Assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction ainsi que des partenaires internes et externes
· Recueillir, sélectionner et traiter les informations internes et externes nécessaires au fonctionnement de la Direction
· Rédiger des notes de services internes à partir d'instructions orales ou manuscrites, les soumettre au contrôle et à la signature de la directrice, les reproduire et les diffuser
· Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la Direction.
· Participer au suivi complet de dossiers ou d'évènements internes (organisation de séminaires, de déplacements, préparation de réunion, salons, réunions...).
· Exécuter des actes administratifs et de gestion courante
· Gérer les agendas, assurer les prises de rendez-vous, planifier les réunions et déplacements
· Enregistrer et suivre le courrier Arrivée/Départ
· Suivre la circulation des parapheurs
· Participer aux réunions,
· Prendre des notes,
· Rédiger des procès-verbaux et comptes rendus,
· Classer et mettre à jour les fichiers et/ou dossiers,
· Saisir, mettre en forme et éditer des documents,
· Diffuser les informations au sein de la direction
· Participer à la mise en oeuvre et au suivi des actions de la Direction.
Profil recherché
Agent de catégorie C ou B - Filière administrative
Solide expérience dans l'accueil du public, la gestion de dossiers et l'organisation administrative d'une direction, avec le souci constant de la qualité, de la réactivité et du respect des procédures.
Les qualités attendues :
· Rigueur
· Sens de l'organisation, des priorités,
· Réactivité
· Esprit de synthèse et d'analyse
· Méthode
· Discrétion
· Disponibilité
· Sens des relations humaines
· Sens de l'écoute
· Capacité d'adaptation
Solide expérience dans l'accueil du public, la gestion de dossiers et l'organisation administrative d'une direction, avec le souci constant de la qualité, de la réactivité et du respect des procédures.
Les qualités attendues :
· Rigueur
· Sens de l'organisation, des priorités,
· Réactivité
· Esprit de synthèse et d'analyse
· Méthode
· Discrétion
· Disponibilité
· Sens des relations humaines
· Sens de l'écoute
· Capacité d'adaptation
Autres informations
Non renseignées