Assistant-e administrative/administratif de direction
Emploi MAIRIE DE GRENOBLE
Grenoble (Isère)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
La direction des Affaires culturelles coordonne l’action des équipements culturels municipaux qui maillent le territoire grenoblois : musée, muséum, théâtre, réseau de la bibliothèque municipale, conservatoire et musée Stendhal. Elle accompagne également 140 opérateurs culturels et assure le suivi des établissements en gestion déléguée.
Le service administration générale est garant de la régularité et de l’optimisation des processus administratifs internes. A ce titre, il supervise et contrôle les fonctions supports de la Direction, et travaille en lien avec l’ensemble des services de la DAC : gestion institutionnelle, budgétaire, marchés publics, suivi technique ainsi que des ressources humaines et coordination de projets transversaux.
L’agent-e est placé-e sous l'autorité du directeur des affaires culturelles et de la cheffe du service administration générale et a des relations fonctionnelles avec les autres services et équipements culturels de la DAC (9 services)
Le service administration générale est garant de la régularité et de l’optimisation des processus administratifs internes. A ce titre, il supervise et contrôle les fonctions supports de la Direction, et travaille en lien avec l’ensemble des services de la DAC : gestion institutionnelle, budgétaire, marchés publics, suivi technique ainsi que des ressources humaines et coordination de projets transversaux.
L’agent-e est placé-e sous l'autorité du directeur des affaires culturelles et de la cheffe du service administration générale et a des relations fonctionnelles avec les autres services et équipements culturels de la DAC (9 services)
1. Assistant-e du directeur des affaires culturelles
• Gestion de l’agenda du directeur
• Préparation des dossiers de réunions
• Centralisation des congés des chef-fes de service de la DAC (en lien avec octime).
• Contribution et suivi de projets transversaux pour la Direction (exemple : centralisation du tableau des évènements culturels)
2. Secrétariat de la DAC et du service administration générale
• L’assistant·e de direction travaille en complémentarité avec les assistant·e·s de mission du service développement culturel et artistique sur le secrétariat de la DAC (suivi des courriers, parapheurs, accueil téléphonique).
• Enregistrement et suivi des courriers et des documents administratifs (GED, GRC, parapheurs, …)
• Planification et organisation des réunions
• Correspondant·e informatique, référent-e GRC Publik
• Classement et archivage des documents du directeur et du service administration générale, organisation du versement annuel des documents administratifs au sein du service des archives
• Rédaction, mise en forme, édition de documents (courriers, compte-rendus de réunion…)
• Suivi et gestion Octime des agents du service administration générale (5 agents)
3. Suivi de la gestion institutionnelle
• Réalisation du chronogramme interne de la DAC pour la préparation des conseils municipaux et suivi du planning prévisionnel des délibérations
• Centralisation des projets de délibération des services culturels : vigilance sur les délais, relecture de premier niveau (en moyenne une vingtaine de délibérations par conseil)
• Suivi des modifications apportées aux projets de délibérations dans le logiciel WebDélib
• Gestion de l’agenda du directeur
• Préparation des dossiers de réunions
• Centralisation des congés des chef-fes de service de la DAC (en lien avec octime).
• Contribution et suivi de projets transversaux pour la Direction (exemple : centralisation du tableau des évènements culturels)
2. Secrétariat de la DAC et du service administration générale
• L’assistant·e de direction travaille en complémentarité avec les assistant·e·s de mission du service développement culturel et artistique sur le secrétariat de la DAC (suivi des courriers, parapheurs, accueil téléphonique).
• Enregistrement et suivi des courriers et des documents administratifs (GED, GRC, parapheurs, …)
• Planification et organisation des réunions
• Correspondant·e informatique, référent-e GRC Publik
• Classement et archivage des documents du directeur et du service administration générale, organisation du versement annuel des documents administratifs au sein du service des archives
• Rédaction, mise en forme, édition de documents (courriers, compte-rendus de réunion…)
• Suivi et gestion Octime des agents du service administration générale (5 agents)
3. Suivi de la gestion institutionnelle
• Réalisation du chronogramme interne de la DAC pour la préparation des conseils municipaux et suivi du planning prévisionnel des délibérations
• Centralisation des projets de délibération des services culturels : vigilance sur les délais, relecture de premier niveau (en moyenne une vingtaine de délibérations par conseil)
• Suivi des modifications apportées aux projets de délibérations dans le logiciel WebDélib
Profil recherché
Savoir faire :
• Capacités rédactionnelles
• Maîtrise de l’outil informatique (logiciels bureautiques, GED, agenda, logiciel webdélib etc)
• Connaissance du fonctionnement des collectivités et de l’environnement institutionnel
Savoir être :
• Rigueur, méthode, capacités d’organisation et de gestion des priorités
• Discrétion, devoir de réserve
• Capacité à travailler dans un esprit collaboratif et d’ouverture
• Sens de l’initiative et de l’anticipation
• Capacités rédactionnelles
• Maîtrise de l’outil informatique (logiciels bureautiques, GED, agenda, logiciel webdélib etc)
• Connaissance du fonctionnement des collectivités et de l’environnement institutionnel
Savoir être :
• Rigueur, méthode, capacités d’organisation et de gestion des priorités
• Discrétion, devoir de réserve
• Capacité à travailler dans un esprit collaboratif et d’ouverture
• Sens de l’initiative et de l’anticipation
Autres informations
Non renseignées
il y a 3 semaines
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