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Assistant-e au service du Cabinet du Maire

Emploi BOURG EN BRESSE

Place Des Cordeliers, 01000 Bourg-en-Bresse, France

Non renseigné

Citoyenneté, population Emploi permanent Plein temps

Description

Sous la responsabilité de l'Assistante du Maire, assurer toutes les missions de secrétariat auprès des Elus :
- assurer les tâches de secrétariat courant (courrier, téléphone...)
- traiter les différentes demandes adressées aux Elus dont il (ou elle) a la charge
- organiser des rendez-vous ou réunions en rapport avec la délégation des Elus
- gérer les représentations de la ville auprès des différents partenaires
- assurer une veille quotidienne sur la presse locale
Secrétariat courant
- assurer l'accueil téléphonique et physique
- saisir des courriers
- gérer des agendas
- pour certains Elus, en fonction de leur demande, relever la boîte aux lettres ainsi que la messagerie
- faire le lien entre les Elus et les Services
- alimenter et actualiser des fichiers de noms
- assurer des tâches de classement de documents
 
Interventions auprès des Elus
- recevoir les demandes formulées auprès des Elus, leur transmettre et en assurer le suivi auprès des services ou directement du demandeur
 
Organisation de rendez-vous ou réunions
- rechercher des dates et les coordonner éventuellement avec d'autres agendas en vue d'organiser des rendez-vous ou réunions
 
Représentations de la ville
- s'assurer que les Elus sont disponibles pour représenter la Ville lorsqu'une invitation concernant leur délégation est réceptionnée ou que Monsieur le Maire demande à être représenté
 
 Information des Elus
- assurer une veille quotidienne sur la presse locale afin de repérer les informations liées, ou utiles, à la Collectivité et les porter à connaissance des Elus si nécessaire

Profil recherché

Savoirs
Maîtrise des outils informatiques
Aptitude au travail en équipe
Qualités relationnelles
Discrétion
Capacité d’adaptation
Sens du service public
Disponibilité
Réactivité

Conditions de travail
Travail en open space
Contraintes horaires
Remplacement des assistants des autres Elus pendant leurs absences
Bonnes connaissances du fonctionnement d’une collectivité

Autres informations

Non renseignées

il y a 2 semaines

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