ASSISTANT-E DE DIRECTION
Emploi COLLECTIVITE TERRITORIALE DE MARTINIQUE
64 Rue Ernest Deproge, 97200, Fort-de-France, Martinique
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Placé(e) sous l'autorité de la DGA Ressources Humaines
Missions
Assiste la directrice en termes d'accueil, de gestion, de suivi des dossiers et de communication d'informations
Assiste le responsable et/ou l'équipe de direction dans l'organisation quotidienne de son travail
Assure la gestion des dossiers administratifs
Établis et ère les tableurs ou indicateurs de ilota e de la direction
Anime une équipe de secrétariat
Assiste le cadre dirigeant dans l'organisation quotidienne de son travail
Assure l'accueil physique et téléphonique
Assure l'interface avec l'interne et l'externe
Assure l'organisation, la préparation, le suivi et la prise de note des réunions
Contrôle la complétude des dossiers à soumettre à la signature du Président Gère l'agenda et organise les déplacements de la DGA RH
Gère les réservations de salles
Prends des notes et constitue des dossiers administratifs
Activités requises
Prends en charge des aspects logistiques de la fonction de Direction
Réalise et mets en forme les documents divers
Rédige et transmets les convocations
Rédige les courriers administratifs
Renseigne et actualise des tableaux de bord et base d'information
S'assure de la bonne syntaxe des documents
Saisie, met en forme, scanne des documents divers
Suis le courrier personnel et les affaires réservées
Synthétise et diffuse des informations
Traite des dossiers ponctuels
Traite et suit les logiciels de traitement du courrier
Traite les contacts du responsable : gestion de l'agenda, des déplacements, filtrage des interlocuteurs
Accueille et oriente le public
Réceptionner, trier et enregistres les courriers, courriels et télécopies
Renseigne le planning des congés
Traite et suivre les parapheurs et les logiciels de traitement du courrier
Trie, classe et archive les documents divers
Assiste la directrice en termes d'accueil, de gestion, de suivi des dossiers et de communication d'informations
Assiste le responsable et/ou l'équipe de direction dans l'organisation quotidienne de son travail
Assure la gestion des dossiers administratifs
Établis et ère les tableurs ou indicateurs de ilota e de la direction
Anime une équipe de secrétariat
Assiste le cadre dirigeant dans l'organisation quotidienne de son travail
Assure l'accueil physique et téléphonique
Assure l'interface avec l'interne et l'externe
Assure l'organisation, la préparation, le suivi et la prise de note des réunions
Contrôle la complétude des dossiers à soumettre à la signature du Président Gère l'agenda et organise les déplacements de la DGA RH
Gère les réservations de salles
Prends des notes et constitue des dossiers administratifs
Activités requises
Prends en charge des aspects logistiques de la fonction de Direction
Réalise et mets en forme les documents divers
Rédige et transmets les convocations
Rédige les courriers administratifs
Renseigne et actualise des tableaux de bord et base d'information
S'assure de la bonne syntaxe des documents
Saisie, met en forme, scanne des documents divers
Suis le courrier personnel et les affaires réservées
Synthétise et diffuse des informations
Traite des dossiers ponctuels
Traite et suit les logiciels de traitement du courrier
Traite les contacts du responsable : gestion de l'agenda, des déplacements, filtrage des interlocuteurs
Accueille et oriente le public
Réceptionner, trier et enregistres les courriers, courriels et télécopies
Renseigne le planning des congés
Traite et suivre les parapheurs et les logiciels de traitement du courrier
Trie, classe et archive les documents divers
Profil recherché
Compétences requises
Classement et archivage
Connaître l'environnement professionnel
Connaitre les outils bureautiques et collaboratifs
Langue française
Logiciels (MAARCH, CIVIL RH, AIRS DELIB, Réservation de salle)
Savoirs Organisation et fonctionnement de la Collectivité
Outils bureautiques et collaboratifs
Procédures administratives de la Collectivité
Procédures de traitement du courrier
Procédures et circuits de validation de la Collectivité
Techniques d'écoute
Techniques de secrétariat
Adopter l'attitude et le langage approprié en fonction du public Analyser les priorités
Apporter une réponse personnalisée Évaluer et hiérarchiser des besoins
Filtrer et orienter les informations
Gérer les réclamations
Gérer un planning de réservation de salle
Planifier des rendez-vous
Prendre un message
Réaliser des synthèses
Rédiger des actes administratifs
Rédiger des synthèses et comptes rendus
Rédiger une lettre, un document, une note, un rapport
Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi d'un document administratif
S'adapter aux différents interlocuteurs
Savoir planifier et respecter les délais
Travailler en équipe
Aisance relationnelle
Aptitude à l'écoute
Avoir l'esprit d'équipe
Capacité à communiquer
Capacité d'adaptation
Esprit de synthèse
Être autonome
Être persévérant
Être rigoureux
Faire preuve de réserve et de discrétion professionnelle
Réactivité
Sens critique
Sens de l'initiative
Sens de l'organisation
Sens de la pédagogie
Sens de l'analyse
Sens de l'innovation / créativité
Sens des relations humaines
Conditions d'exercice
Amener à travailler hors horaires de service
Accompagner la DGA RH dans certains déplacements
Ordinateur portable
Double écran
Téléphone fixe
Bureau
Scan
Logiciels et outils bureautiques
Ensemble des agents de l'ensemble de la Collectivité et Cabinet du Conseil Exécutif
Établissements, organismes administratifs et Autorités.
Classement et archivage
Connaître l'environnement professionnel
Connaitre les outils bureautiques et collaboratifs
Langue française
Logiciels (MAARCH, CIVIL RH, AIRS DELIB, Réservation de salle)
Savoirs Organisation et fonctionnement de la Collectivité
Outils bureautiques et collaboratifs
Procédures administratives de la Collectivité
Procédures de traitement du courrier
Procédures et circuits de validation de la Collectivité
Techniques d'écoute
Techniques de secrétariat
Adopter l'attitude et le langage approprié en fonction du public Analyser les priorités
Apporter une réponse personnalisée Évaluer et hiérarchiser des besoins
Filtrer et orienter les informations
Gérer les réclamations
Gérer un planning de réservation de salle
Planifier des rendez-vous
Prendre un message
Réaliser des synthèses
Rédiger des actes administratifs
Rédiger des synthèses et comptes rendus
Rédiger une lettre, un document, une note, un rapport
Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi d'un document administratif
S'adapter aux différents interlocuteurs
Savoir planifier et respecter les délais
Travailler en équipe
Aisance relationnelle
Aptitude à l'écoute
Avoir l'esprit d'équipe
Capacité à communiquer
Capacité d'adaptation
Esprit de synthèse
Être autonome
Être persévérant
Être rigoureux
Faire preuve de réserve et de discrétion professionnelle
Réactivité
Sens critique
Sens de l'initiative
Sens de l'organisation
Sens de la pédagogie
Sens de l'analyse
Sens de l'innovation / créativité
Sens des relations humaines
Conditions d'exercice
Amener à travailler hors horaires de service
Accompagner la DGA RH dans certains déplacements
Ordinateur portable
Double écran
Téléphone fixe
Bureau
Scan
Logiciels et outils bureautiques
Ensemble des agents de l'ensemble de la Collectivité et Cabinet du Conseil Exécutif
Établissements, organismes administratifs et Autorités.
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 semaine
Recevez des offres d’emplois similaires à ASSISTANT-E DE DIRECTION par mail
Découvrez bien d'offres d'emploi public sur jobpublic.fr