Assistant emploi et compétences (h/f)

Au sein du service emploi et compétences de la direction du personnel et des ressources
humaines, sous l'autorité de la responsable de service, l'assistant(e) emploi et
compétences assure les missions relative au secteur du recrutement et de la formation.

Assurer les missions administratives du secteur du recrutement conformément à la procédure de recrutement, à savoir notamment :

- Accueil téléphonique et physique à l'Ecole de Formation interne ;
- Déclaration des vacances d'emploi sur rdvemploipublic.fr ;
- Réception et classement des candidatures à des offres d'emploi ou spontanées ;
- Création et alimentation d'une CVthèque
- Envoi des candidatures dans les services ;
- Préparation des jurys : planification des dates et réservation des salles, préparation et envoi des dossiers ;
- Rédaction et envoi des convocations aux candidats sélectionnés ;
- Réalisation des simulations de salaire ;
- Rédaction et envoi des courriers réponses adaptés aux candidats ;
- Rédaction et envoi des courriers de recrutement aux candidats et de demande de mutation aux villes ;
- Envoi, constitution et transmission du dossier de recrutement et de la fiche de liaison au service d'administration du personnel ;
- Information des services/pôles/secteur support de la prise de poste ;
- Mise à jour du tableau des recrutements ;

Assurer les missions administratives du secteur de la formation :

1. Gestion de la formation et procédures
Demandes de formation :
- inscrire les agents en formation sur la plateforme CNFPT ou autres organismes ;
- faire le lien entre le CNFPT et l'agent pour les nouveaux arrivants ;
- Veiller à la mise à jour des données sur la plateforme CNFPT ;
- Inscrire les agents stagiaires en formation d'intégration via la plateforme CNFPT ;
- alimenter les formations sur le logiciel CIRIL Formation ;
- Compléter, envoyer et suivre les demandes de dispenses CNFPT ;
- Classement et archivage des documents liés à la formation/préparation concours/examen professionnel dans les dossiers administratifs (à la direction du personnel et des ressources humaines).
- Informer les agents sur les formations proposées par le CNFPT ;
- Mettre à jour le tableau des formations " recyclage "

Demandes d'inscriptions concours ou examens professionnels :

- informer, par note, les agents de la mise en place d'un concours ou d'une préparation au concours ;
- inscrire les agents en préparation concours/examens sur la plateforme CNFPT ;
- compléter l'état des services des agents et le faire signer ;
- Informer les agents sur les conditions d'inscription à un concours ou examen professionnel ;
- Informer et suivre les agents sur les formations obligatoires et statutaires (intégration, formations professionnelles...).

2. Mise en œuvre administrative du plan de formation
- Rédaction et envoi des convocations à l'agent et au N+1 ;
- Envoi des attestations en fin de formation ;
- Faire les bons de commande et décisions.

3. L'accueil physique et téléphonique
- accueillir et renseigner les agents se présentant au service formation et recrutement ;
- Accueillir les formateurs et veiller à ce que le matériel demandé soit dans la salle et installé.

4. Le secrétariat
- prise de rendez-vous, gestion des agendas, gestion des salles,
- informer et orienter les demandes des agents selon les différentes démarches.

5. Les diverses tâches liées au bon fonctionnement du service :
- gestion des fournitures du service et matériels de bureau,
- gestion espace travail : photocopieur, fax, imprimante