Assistant Formation et développement des compétences
Emploi CONSEIL DEPARTEMENTAL DES LANDES
67 Rue Augustin Lesbazeilles, 40000 Mont-de-Marsan, France
Non renseigné
Ressources humaines
Emploi permanent
Plein temps
Description
L'assistant(e) de formation contribue à l'élaboration et la mise en œuvre des actions de formation individuelles et collectives des agents du Département.
Elle / il apporte une assistance aux activités du Pôle formation, évolution des compétences et des métiers, et contribue au développement des autres fonctions transversales et mutualisées en matière de gestion prévisionnelle et développement des compétences
Elle / il apporte une assistance aux activités du Pôle formation, évolution des compétences et des métiers, et contribue au développement des autres fonctions transversales et mutualisées en matière de gestion prévisionnelle et développement des compétences
En collaboration avec les chargés.es de formation :
- Instruction et traitement des demandes individuelles de formations
- Gestion des ordres de missions et états de frais liés aux déplacements formation
- Enregistrement administratif/saisie logiciel
- Participation à l'élaboration du budget formation et participation au suivi budgétaire
- Accueil physique et téléphonique, traitements des mails et des courriers
- Participation aux missions transversales du Pôle
Description détaillée
-Instruction des demandes individuelles de formation
(Enregistrement des bulletins d'inscriptions sur le logiciel métier Neeva, sur les plateformes dématérialisées des prestataires (CNFPT, ALPI,..), suivi des validations hiérarchiques, gestion des attestations, préparation et envoi de mèl et de courriers pour les commandes et/ou les conventions de formation, les demandes de validation hiérarchique, les informations transmises aux agents et à leur responsable hiérarchique, préparation des courriers de refus à destination des agents, archivage)
- Gestion des ordres de missions et des états de frais
(valider ou invalider les OM sur Intranet après le process de vérification, gérer les demandes via le prestataire de voyage, Gérer et contrôler les frais de déplacement liés à la formation de tous les agents du CD 40, vérification de l'EF (RIB, Tiers, OM, exactitudes des données, gérer les anomalies, - Suivi et paiement des factures de l'agence de voyages, - Suivi du tableau budgétaire, Rédaction des certificats administratifs et RADB)
-Enregistrement administratif / Saisie logiciel
(NEEVA - IEL - chrono TEAMS - tableau suivi budgétaire - KOLOK - ALPI -ASTRE)
-Participation à l'élaboration du budget formation et participation au suivi budgétaire
(Effectuer les opérations comptables d'engagement, de liquidation et de mandatement sur ASTRE, Suivre les tableaux de bord du service, Participer aux relances des organismes prestataires - Alerter le responsable des difficultés rencontrées, Contribuer au suivi des opérations budgétaires, Calculer les coûts prévisionnels, Effectuer un suivi régulier des engagements et des liquidations, Réaliser un bilan annuel de réalisation avec analyse des écarts éventuels avec le prévisionnel, élaboration et contrôle du budget en lien avec la secrétaire générale de la DGARHSIMG, Rédaction de certificat administratif, Gestion des états d'acompte)
-Accueil téléphonique et physique, mails et courriers
(gestion des appels téléphoniques et mails/courriers, accueil et conseil aux agents, gestion du secrétariat courant du Pôle formation)
Participation à des missions transversales du Pôle
(mise à jour des procédures, du guide formation, de l'intranet, ...)
- Instruction et traitement des demandes individuelles de formations
- Gestion des ordres de missions et états de frais liés aux déplacements formation
- Enregistrement administratif/saisie logiciel
- Participation à l'élaboration du budget formation et participation au suivi budgétaire
- Accueil physique et téléphonique, traitements des mails et des courriers
- Participation aux missions transversales du Pôle
Description détaillée
-Instruction des demandes individuelles de formation
(Enregistrement des bulletins d'inscriptions sur le logiciel métier Neeva, sur les plateformes dématérialisées des prestataires (CNFPT, ALPI,..), suivi des validations hiérarchiques, gestion des attestations, préparation et envoi de mèl et de courriers pour les commandes et/ou les conventions de formation, les demandes de validation hiérarchique, les informations transmises aux agents et à leur responsable hiérarchique, préparation des courriers de refus à destination des agents, archivage)
- Gestion des ordres de missions et des états de frais
(valider ou invalider les OM sur Intranet après le process de vérification, gérer les demandes via le prestataire de voyage, Gérer et contrôler les frais de déplacement liés à la formation de tous les agents du CD 40, vérification de l'EF (RIB, Tiers, OM, exactitudes des données, gérer les anomalies, - Suivi et paiement des factures de l'agence de voyages, - Suivi du tableau budgétaire, Rédaction des certificats administratifs et RADB)
-Enregistrement administratif / Saisie logiciel
(NEEVA - IEL - chrono TEAMS - tableau suivi budgétaire - KOLOK - ALPI -ASTRE)
-Participation à l'élaboration du budget formation et participation au suivi budgétaire
(Effectuer les opérations comptables d'engagement, de liquidation et de mandatement sur ASTRE, Suivre les tableaux de bord du service, Participer aux relances des organismes prestataires - Alerter le responsable des difficultés rencontrées, Contribuer au suivi des opérations budgétaires, Calculer les coûts prévisionnels, Effectuer un suivi régulier des engagements et des liquidations, Réaliser un bilan annuel de réalisation avec analyse des écarts éventuels avec le prévisionnel, élaboration et contrôle du budget en lien avec la secrétaire générale de la DGARHSIMG, Rédaction de certificat administratif, Gestion des états d'acompte)
-Accueil téléphonique et physique, mails et courriers
(gestion des appels téléphoniques et mails/courriers, accueil et conseil aux agents, gestion du secrétariat courant du Pôle formation)
Participation à des missions transversales du Pôle
(mise à jour des procédures, du guide formation, de l'intranet, ...)
Profil recherché
Savoirs :
Connaître le fonctionnement et l'organisation des services : instances, processus et circuits décisionnels
Connaître et mettre en oeuvre les techniques de secrétariat (orthographe, syntaxe)
Connaître et utiliser les techniques de l'expression orale et écrite de qualité
Connaître les fondamentaux du statut de la Fonction Publique Territoriale
Connaître le cadre réglementaire de la formation dans la FPT : plan de formation, formations obligatoires/statutaires, dispositifs (VAE, congés de formation, LIF, CPF...)
Connaître le cadre réglementaire de la commande publique, appliqué aux achats de formation (MAPA, accords-cadres, consultation des entreprises, pièces du marché, ...)
Posséder de bonnes notions d'organisation et de gestion du temps
Maîtriser les circuits et procédures administratives
Maîtriser les concepts de métiers, d'emplois et de postes,
Savoir-faire :
Ecouter et reformuler les demandes
Renseigner les interlocuteurs, les orienter si besoin
Rendre compte à la hiérarchie et à l'équipe du suivi des activités, des problématiques rencontrées,
Maîtriser les outils informatique pour le traitement de texte, les tableurs, la gestion de courrier, internet, les logiciels métier (Word, Excel, Internet, Neeva, ASTRE, Chorus, CIVITAS)
Utiliser des outils de base de la statistique
Organiser et gérer des groupes
Respecter les procédures et délais
Savoirs-être :
Disponibilité et capacité d'adaptation
Rigueur dans l'organisation de l'activité quotidienne
Autonomie
Prise d'initiative
Réactivité
Discrétion : respecter la confidentialité des informations
Très bon relationnel avec des interlocuteurs divers
Prise de distance émotionnelle pour des temps d'activités denses et dans les échanges relationnels
Connaître le fonctionnement et l'organisation des services : instances, processus et circuits décisionnels
Connaître et mettre en oeuvre les techniques de secrétariat (orthographe, syntaxe)
Connaître et utiliser les techniques de l'expression orale et écrite de qualité
Connaître les fondamentaux du statut de la Fonction Publique Territoriale
Connaître le cadre réglementaire de la formation dans la FPT : plan de formation, formations obligatoires/statutaires, dispositifs (VAE, congés de formation, LIF, CPF...)
Connaître le cadre réglementaire de la commande publique, appliqué aux achats de formation (MAPA, accords-cadres, consultation des entreprises, pièces du marché, ...)
Posséder de bonnes notions d'organisation et de gestion du temps
Maîtriser les circuits et procédures administratives
Maîtriser les concepts de métiers, d'emplois et de postes,
Savoir-faire :
Ecouter et reformuler les demandes
Renseigner les interlocuteurs, les orienter si besoin
Rendre compte à la hiérarchie et à l'équipe du suivi des activités, des problématiques rencontrées,
Maîtriser les outils informatique pour le traitement de texte, les tableurs, la gestion de courrier, internet, les logiciels métier (Word, Excel, Internet, Neeva, ASTRE, Chorus, CIVITAS)
Utiliser des outils de base de la statistique
Organiser et gérer des groupes
Respecter les procédures et délais
Savoirs-être :
Disponibilité et capacité d'adaptation
Rigueur dans l'organisation de l'activité quotidienne
Autonomie
Prise d'initiative
Réactivité
Discrétion : respecter la confidentialité des informations
Très bon relationnel avec des interlocuteurs divers
Prise de distance émotionnelle pour des temps d'activités denses et dans les échanges relationnels
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 jour
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