Assistant opérationnel (H/F)
Emploi CONSEIL REGIONAL PROVENCE-ALPES-COTE D'AZUR
11 Rue Haxo, 13001 Marseille, France
Non renseigné
Architecture, bâtiment
Emploi permanent
Plein temps
Description
Missions partagées entre le Service Etudes Travaux Centre et l'Unité Sécurité et accessibilité des bâtiments, à hauteur de 50-50.
Service Etudes Travaux Centre : contribuer, en appui du chef de projet "bâtiments administratifs", au suivi administratif des bâtiments administratifs principalement, et le cas échéant de certains lycées :
- Contribuer à l'élaboration des marchés et accords-cadres ;
- Suivre l'exécution des marchés gérés par le chef de projet "bâtiments administratifs" ;
- Suivre l'exécution budgétaire des opérations ;
- Assurer des missions de gestion de correspondance ou de rédaction
l'Unité Sécurité et accessibilité des bâtiments-USAB :
- Assurer des missions de secrétariat et d'assistance logistique,
- Piloter le calendrier des commissions de sécurité et assurer le suivi des décisions,
- Assurer des missions de gestion de correspondance ou de rédaction,
- Assurer le suivi de l'exécution des marchés gérés par l'unité.
Service Etudes Travaux Centre : contribuer, en appui du chef de projet "bâtiments administratifs", au suivi administratif des bâtiments administratifs principalement, et le cas échéant de certains lycées :
- Contribuer à l'élaboration des marchés et accords-cadres ;
- Suivre l'exécution des marchés gérés par le chef de projet "bâtiments administratifs" ;
- Suivre l'exécution budgétaire des opérations ;
- Assurer des missions de gestion de correspondance ou de rédaction
l'Unité Sécurité et accessibilité des bâtiments-USAB :
- Assurer des missions de secrétariat et d'assistance logistique,
- Piloter le calendrier des commissions de sécurité et assurer le suivi des décisions,
- Assurer des missions de gestion de correspondance ou de rédaction,
- Assurer le suivi de l'exécution des marchés gérés par l'unité.
Service Etudes Travaux Centre :
1. Gestion des opérations :
- Participer à la planification des interventions (GEPP, GEGR, etc…) ;
- Assurer la saisie et l'actualisation des interventions dans les logiciels dédiés ;
- Accompagner le chef de projet dans la rédaction des rapports pour les sessions et les saisir dans le logiciel POSACTES ;
2. Contribuer à l'élaboration des marchés en lien avec l’unité commande publique du Service Finances et Appui Opérationnel (SFAO), ainsi qu'à la préparation et au suivi des bons de commande des accords cadre
3. Suivi administratif et financier :
- Mettre à jour et suivre les tableaux de bord budgétaires, de suivi d'opérations et de suivi de marchés ;
- Assurer la saisie des marchés dans le logiciel Astre SEM (MS des AT) ;
- Effectuer le suivi administratif des marchés publics et élaborer les documents d'exécution (ordres de service, avenants, sous-traitants…) ;
- Effectuer certaines opérations de contrôle et traitement avant paiement des marchés publics, en liaison avec l’unité exécution financière du SFAO.
En liaison avec le Service Finances et Appui Opérationnel-SFAO :
- Traitement des dossiers relatifs aux attributions de subventions ;
- Suivi de la réalisation et la consommation budgétaire des subventions,
En liaison avec le chef de service et le chef de projet :
- Participer à l’élaboration de comptes rendus d’activité ;
- Prendre des notes, rédiger des comptes-rendus ;
- Assister le chef de projet dans la préparation et le montage de réunions ;
- Assurer le relai entre les différents intervenants extérieurs et les le chef de projet ;
- Assurer le suivi des courriers dans le logiciel ELISE
l'Unité Sécurité et accessibilité des bâtiments-USAB :
- Réceptionner, diffuser et archiver les procès-verbaux des commissions de sécurité,
- Tenir à jour le suivi des levées des prescriptions des commissions de sécurité ou celles relatives à des réceptions de travaux,
- Collaborer à la préparation des commissions de sécurité,
- Apporter un soutien logistique aux agents de l'unité,
- Assurer le suivi du courrier et de la messagerie électronique,
- Réceptionner, enregistrer, traiter et archiver les documents transmis à l'unité (rapports obligatoires, comptes-rendus- de réunion, études …),
- Participer à la mise à jour des données du tableau de bord,
- Assurer le suivi des actions relatives aux marchés gérés par l'unité (signature, archivage, diffusion des devis et bons de commande, suivi des paiements, enregistrement et diffusion des rapports ou diagnostics, suivi du budget).
L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service
Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.
L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.
1. Gestion des opérations :
- Participer à la planification des interventions (GEPP, GEGR, etc…) ;
- Assurer la saisie et l'actualisation des interventions dans les logiciels dédiés ;
- Accompagner le chef de projet dans la rédaction des rapports pour les sessions et les saisir dans le logiciel POSACTES ;
2. Contribuer à l'élaboration des marchés en lien avec l’unité commande publique du Service Finances et Appui Opérationnel (SFAO), ainsi qu'à la préparation et au suivi des bons de commande des accords cadre
3. Suivi administratif et financier :
- Mettre à jour et suivre les tableaux de bord budgétaires, de suivi d'opérations et de suivi de marchés ;
- Assurer la saisie des marchés dans le logiciel Astre SEM (MS des AT) ;
- Effectuer le suivi administratif des marchés publics et élaborer les documents d'exécution (ordres de service, avenants, sous-traitants…) ;
- Effectuer certaines opérations de contrôle et traitement avant paiement des marchés publics, en liaison avec l’unité exécution financière du SFAO.
En liaison avec le Service Finances et Appui Opérationnel-SFAO :
- Traitement des dossiers relatifs aux attributions de subventions ;
- Suivi de la réalisation et la consommation budgétaire des subventions,
En liaison avec le chef de service et le chef de projet :
- Participer à l’élaboration de comptes rendus d’activité ;
- Prendre des notes, rédiger des comptes-rendus ;
- Assister le chef de projet dans la préparation et le montage de réunions ;
- Assurer le relai entre les différents intervenants extérieurs et les le chef de projet ;
- Assurer le suivi des courriers dans le logiciel ELISE
l'Unité Sécurité et accessibilité des bâtiments-USAB :
- Réceptionner, diffuser et archiver les procès-verbaux des commissions de sécurité,
- Tenir à jour le suivi des levées des prescriptions des commissions de sécurité ou celles relatives à des réceptions de travaux,
- Collaborer à la préparation des commissions de sécurité,
- Apporter un soutien logistique aux agents de l'unité,
- Assurer le suivi du courrier et de la messagerie électronique,
- Réceptionner, enregistrer, traiter et archiver les documents transmis à l'unité (rapports obligatoires, comptes-rendus- de réunion, études …),
- Participer à la mise à jour des données du tableau de bord,
- Assurer le suivi des actions relatives aux marchés gérés par l'unité (signature, archivage, diffusion des devis et bons de commande, suivi des paiements, enregistrement et diffusion des rapports ou diagnostics, suivi du budget).
L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service
Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.
L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.
Profil recherché
Niveau BAC à BAC +2 (spécialité secrétariat ou compta)
Savoirs
Connaissance de l'organisation des commissions de sécurité,
Connaissances des obligations réglementaires pour un ERP,
Connaissance du fonctionnement d'une collectivité territoriale appréciée
Connaissance de la législation du code des marchés publics
Connaissance du déroulement des opérations de construction et d'aménagement
Savoir-faire
Maitrise des outils informatiques et bureautiques,
Maitrise du logiciel Astre,
Connaissances générales des règles de la correspondance,
Rédiger des notes ou comptes-rendus de synthèse
Savoir-être
Savoir communiquer, écouter,
Faire preuve de diplomatie et de persévérance,
Respect de la hiérarchie,
Disponibilité,
Faire preuve d'initiative et être organisé,
Qualités relationnelles et rédactionnelles
Savoirs
Connaissance de l'organisation des commissions de sécurité,
Connaissances des obligations réglementaires pour un ERP,
Connaissance du fonctionnement d'une collectivité territoriale appréciée
Connaissance de la législation du code des marchés publics
Connaissance du déroulement des opérations de construction et d'aménagement
Savoir-faire
Maitrise des outils informatiques et bureautiques,
Maitrise du logiciel Astre,
Connaissances générales des règles de la correspondance,
Rédiger des notes ou comptes-rendus de synthèse
Savoir-être
Savoir communiquer, écouter,
Faire preuve de diplomatie et de persévérance,
Respect de la hiérarchie,
Disponibilité,
Faire preuve d'initiative et être organisé,
Qualités relationnelles et rédactionnelles
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 semaine
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