Assistant ou assistante administrative
Emploi COMMUNE D'AX LES THERMES
11 Rue Des Escaliers, 09110 Ax-les-Thermes, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Remplacement temporaire
Plein temps
Description
1- Mission de Secrétariat
A- gestion de la liste électorale (inscriptions, radiations, modifications, courrier divers)
secrétariat de la commission de révision de la liste électorale
B- Standard téléphonique :
- Assurer l'accueil téléphonique du standard de la mairie: prise de messages, transfert de communication, orienter les administrés: conseiller, et informer les administrés, transmissions des informations.
2-Administration Générale
A -Gestion des salles de la collectivité
-Gestion du planning des salles
- Suivi de l 'occupation
- Rédaction des différents courriers, conventions ou convocations relatifs aux prêts des salles
- Assure le lien entre les différents services et les demandeurs
- Remise des clefs aux différentes associations (gestion du logiciel avec remise de badge)
B- Gestion du parc locatif de a collectivité :
- Informer les usagers sur les modalités d'accès aux logements communaux
- Rédaction des baux
- Rédiger les réponses aux sollicitations reçues par mail ou par courrier
- Réalisation des états des lieux (entrée et sortie)
4 - Mission d'accueil et CNI/ Passeport et Etat Civil :
A - Accueil du public
Gestion de l'accueil
- Accueil téléphonique et physique de qualité (en l'absence des deux agents qui principalement occupent ce poste)
Gestion du courrier (en remplacement de l'agent)
B- Instruction des demandes de CNI / Passeport
- Renseignements aux usagers sur les formalités de création ou de renouvellement de passeport et CNI avec un dispositif de recueil biométrique.
- Appliquer la réglementation
- Suivi du planning de prise de rendez-vous.
- Vérification de la complétude des dossiers et sollicitation des compléments d'information auprès des usagers.
- Accueil du public sur les plages horaires déterminées à la station biométrique.
- Remise des CNI / Passeport.
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs
C- Gestion état civil
- Mise à jour des registres d'état-civil (établissement des actes de naissance, mariage, décès, reconnaissances, transcriptions, mentions marginales...)
A- gestion de la liste électorale (inscriptions, radiations, modifications, courrier divers)
secrétariat de la commission de révision de la liste électorale
B- Standard téléphonique :
- Assurer l'accueil téléphonique du standard de la mairie: prise de messages, transfert de communication, orienter les administrés: conseiller, et informer les administrés, transmissions des informations.
2-Administration Générale
A -Gestion des salles de la collectivité
-Gestion du planning des salles
- Suivi de l 'occupation
- Rédaction des différents courriers, conventions ou convocations relatifs aux prêts des salles
- Assure le lien entre les différents services et les demandeurs
- Remise des clefs aux différentes associations (gestion du logiciel avec remise de badge)
B- Gestion du parc locatif de a collectivité :
- Informer les usagers sur les modalités d'accès aux logements communaux
- Rédaction des baux
- Rédiger les réponses aux sollicitations reçues par mail ou par courrier
- Réalisation des états des lieux (entrée et sortie)
4 - Mission d'accueil et CNI/ Passeport et Etat Civil :
A - Accueil du public
Gestion de l'accueil
- Accueil téléphonique et physique de qualité (en l'absence des deux agents qui principalement occupent ce poste)
Gestion du courrier (en remplacement de l'agent)
B- Instruction des demandes de CNI / Passeport
- Renseignements aux usagers sur les formalités de création ou de renouvellement de passeport et CNI avec un dispositif de recueil biométrique.
- Appliquer la réglementation
- Suivi du planning de prise de rendez-vous.
- Vérification de la complétude des dossiers et sollicitation des compléments d'information auprès des usagers.
- Accueil du public sur les plages horaires déterminées à la station biométrique.
- Remise des CNI / Passeport.
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs
C- Gestion état civil
- Mise à jour des registres d'état-civil (établissement des actes de naissance, mariage, décès, reconnaissances, transcriptions, mentions marginales...)
L'agent concerné peut être amené à réaliser des missions et tâches non inscrites sur cette fiche de poste pour des raisons de continuité de service public, d'efficacité et ou de polyvalence, dans la mesure où elles sont compatibles avec le cadre d'emploi et le grade détenus par l'intéressé (Voir descriptif du poste).
Profil recherché
- Connaissances de la FPT et du fonctionnement de la collectivité.
- Connaissances des droits et devoirs des fonctionnaires.
- Connaissances des circuits et procédures administratives.
- Connaissances règlementaires de délivrance des titres d'identité et des actes liés à l'état civil.
Savoir-Faire :
- Outils informatiques :(word/excel /applications internes, logiciel métier : Berger Levrault) : Bonne maîtrise demandée.
- Maîtriser les techniques d'assistanat et de secrétariat.
- Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences.
- Capacités rédactionnelles : Rédiger des courriers.
- Posséder des qualités d'organisation et de classement.
- Assurer une bonne transmission de l'information.
- Savoir prendre des initiatives.
- Être force de proposition.
- Savoir analyser et comprendre les textes juridiques
Savoir-Etre :
- Autonome, disponible, réactif et organisé.
- Rigueur et fiabilité.
- Maîtrise de soi, sérénité et recul.
- Savoir prendre des initiatives pour gérer les situations d'urgence et les imprévus.
- Capacité d'adaptation.
- Capacité d'écoute et aptitude au dialogue.
- Sens des relations humaines, diplomatie.
- Discrétion et sens du devoir de réserve.
- Polyvalence.
- Connaissances des droits et devoirs des fonctionnaires.
- Connaissances des circuits et procédures administratives.
- Connaissances règlementaires de délivrance des titres d'identité et des actes liés à l'état civil.
Savoir-Faire :
- Outils informatiques :(word/excel /applications internes, logiciel métier : Berger Levrault) : Bonne maîtrise demandée.
- Maîtriser les techniques d'assistanat et de secrétariat.
- Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences.
- Capacités rédactionnelles : Rédiger des courriers.
- Posséder des qualités d'organisation et de classement.
- Assurer une bonne transmission de l'information.
- Savoir prendre des initiatives.
- Être force de proposition.
- Savoir analyser et comprendre les textes juridiques
Savoir-Etre :
- Autonome, disponible, réactif et organisé.
- Rigueur et fiabilité.
- Maîtrise de soi, sérénité et recul.
- Savoir prendre des initiatives pour gérer les situations d'urgence et les imprévus.
- Capacité d'adaptation.
- Capacité d'écoute et aptitude au dialogue.
- Sens des relations humaines, diplomatie.
- Discrétion et sens du devoir de réserve.
- Polyvalence.
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 jour
Recevez des offres d’emplois similaires à Assistant ou assistante administrative par mail
Découvrez bien d'offres d'emploi public sur jobpublic.fr