Organiser l'agenda de la directrice et des directrices adjointes, planifier les rendez-vous et réunions en fonction des priorités, organiser les déplacements, transmettre les messages, assurer la bonne préparation des réunions.
Réaliser des prises de notes et des comptes-rendus de réunions à la demande de la Direction, mettre en forme des travaux de bureautique.
Assurer l'accueil téléphonique et physique pour la Direction : recevoir, filtrer et transmettre les appels et les courriels de la boite contact de la Direction.
Assurer le suivi du courrier de la Direction : enregistrement dans PostOffice, départ et arrivée, distribution, relance, préparation des courriers de réponse.
Assurer le suivi des parapheurs de la Direction : vérification du contenu, réclamation des pièces manquantes, respect du circuit de diffusion.
Assurer l'appui logistique pour la Direction : réservation et préparation des salles pour les réunions, préparation des cafés d'accueil, suivi des stocks et achat de café/thé pour les événements importants.
Mettre à jour les annuaires téléphoniques.
Etre garante de l'actualisation du listing des partenaires du territoire en lien avec la mission développement territorial et social local.
Contribuer à l'animation de la Direction par l'accompagnement des services dans la préparation des temps forts et l'organisation de temps de convivialité, recensement des attentes des agents.
Contribuer à la bonne circulation de l'information au niveau de la Direction et de la collectivité : gestion des espaces Geco pilotés par la Direction, des mails d'information générale et d'information par site, en lien avec les coordinatrices de site.
Contribuer à l'accueil des nouveaux arrivants et nouvelles arrivantes : organisation des temps de rencontre avec la Direction, mise à jour des outils d'accueil, aide à la découverte de l'Institution.
Assister la Directrice et les directrices adjointes, dans le suivi de dossiers administratifs  : mise à jour des outils de suivi et de pilotage, recherche d'informations, recollement de données, préparation de courriers et de rapports.
Appui administratif au service éducation : aide à l'organisation des rencontres dans les collèges avec les élus et élues et des temps forts du service.
Appui administratif à l'assitanste RH et aux coordinatrices de site, en cas d'absence et pendant les congés.

Activités complémentaires :
Appui à l'accueil social en cas de situation exceptionnelle (ex : animation fonctionnelle des chargés ou chargées d'accueil)
Ambassadrice développement durable
Gestionnaire GECO pour la direction
Appui ponctuel aux directions adjointes

Gérer les priorités et hiérarchiser
Utiliser des logiciels métiers (Post-Office, Sesame, Calipso, Geco)
Maîtriser les outils bureautiques
Capacités rédactionnelles

Connaissance de l'environnement territorial
Aisance relationnelle
Sens de la communication
Capacité à alerter
Sens de l'organisation
Discrétion professionnelle
Respect de la confidentialité
Esprit d'initiative

Non renseignées