ASSISTANT SERVICE FORMATIONS GENERIQUES (H/F)

L'assistant(e)de la formation collabore à la conception, la planification et à l'élaboration des actions de formation en lien privilégié avec le chef de service " formation aux emplois/activités opérationnels et d'encadrement ". Il(elle) gère les dossiers dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires, veille aux bonnes conditions de déroulement des sessions de formation et assure le lien entre les stagiaires et les différents intervenants. Il(elle) réalise le secrétariat du groupement et plus particulièrement celui du service " formation aux emplois/activités opérationnels et d'encadrement ".

Traitement des dossiers formation
- Connaitre et garantir l'application des parcours réglementaires de formation
- Participer au recensement des demandes de formation et à leur traduction dans le plan de formation
- Participer à l'élaboration du calendrier de formation dans son domaine d'activité
- Mettre à jour les dossiers individuels des agents en matière de formation dans le cadre de la gestion des stages
- Assurer l'ingénierie de formation en utilisant le logiciel GEEF : inscription, bons de commande, attestation de présence, organisation, convocation, évaluation et suivi administratif, etc.
- Suivre et traiter les demandes de formation
- Appliquer les procédures de gestion et de contrôle des formations (inscription, convocations, présence, ...)
- Assurer la préparation et le traitement des jurys relatifs aux formations aux emplois/activités opérationnels et d'encadrement
- Assurer le suivi administratif du service " formation aux emplois/activités opérationnels et d'encadrement "

Participation au suivi de l'activité du groupement
- Assurer la gestion administrative et financière des stages dans son domaine d'activité
- Editer des requêtes via la base de données RH/Formation pour le service
- Garantir et mettre à jour des indicateurs d'activité et des tableaux de bord

Accueillir, informer et orienter
- Identifier une demande, analyser le besoin réel et proposer la réponse adaptée
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des agents et des personnes extérieures à la structure.
- Communiquer et informer les services et agents sur les actions de formation et les règles de fonctionnement des formations
- Entretenir des réseaux relationnels multiples

Collaboration aux missions du groupement pour garantir son fonctionnement
- Assurer une polyvalence et collaborer en appui ou en remplacement
- Participer au collectif de travail

Relations avec la hiérarchie, les usagers, les services et les prestataires
- Adapter son comportement au public concerné et à la situation
- Rendre compte d'observations et d'activités effectuées