ASSISTANT SERVICES À LA POPULATION (H/F)

La commune de Saint-Aubin-d'Aubigné est située à 18 km de Rennes. Elle fait partie de la Communauté de communes du Val d'Ille Aubigné.
Placé(e) sous l’autorité de la responsable du pôle accueil général, vous mettrez en œuvre l'ensemble des activités nécessaires à l'accueil du public, l'orientation des demandes.
L'agent sera en charge d'accompagner l'ensemble des tâches administratives de la compétence des collectivités territoriales.

Emploi à temps plein annualisé avec permanence 2 samedis matins par mois.

- Garant de l’image du service public
- Responsable des relations avec les usagers
- Assure l'accueil physique et téléphonique du public
- Renseignement et orientation du public
- Gestion et affichage d’informations
- Instruire et élaborer les actes d'état civil (naissance, mariage, adoption, décès, etc ...)
- Instruire et élaborer les demandes de titres d’identité (CNI, passeports)
- Assurer la tenue administrative des registres
- Polyvalence

.Accueil physique et téléphonique du public :
- Accueillir le public avec amabilité
- Prendre des messages
- S’exprimer clairement et reformuler les demandes
- Favoriser l’expression de la demande
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
- Mettre en relation les correspondants
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d’urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- S’adapter au public de cultures différentes
- Adapter son intervention aux différents publics

.Renseignement et orientation du public :
- identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- gérer un planning de réservation (salles…)
- orienter vers les services et personnes compétents
- renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
- aider à rédiger des documents administratifs

.Gestion et affichage des informations :
-Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations.

.Instruction des formalités administratives,
.Suivi des listes électorales, participation aux opérations liées aux scrutins
.Instruction des passeports biométriques et cartes d’identité
.Gestion et suivi du cimetière
. Tenue administrative des registres d'état-civil (activités secondaires) :
- délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
- contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
- rédiger des mentions et des courriers
.Réception des déclarations et établissement des actes d'état-civil
- Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès, etc ...)
- apprécier la demande au regard des différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis d'établissement ou de séjour, etc ...)
- Contrôler l'authenticité des attestations fournies
- Etablir les différents actes d'état-civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc ...)
.Etablissement des dossiers de mariage :
- Etablir à partir de la promesse de mariage, les actes de publication en vue de leur affichage, préparer le livret de famille,
- Inscrire le mariage dans le registre
.Préparation des mariages et baptêmes civils
.Relations avec les fournisseurs
.Relations avec les autres services