Assistant services à la population (h/f)
Emploi HERICY SUR SEINE
6 Place Du Pilori, 77850 Héricy, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
∙ Gérer l’accueil de la Mairie de façon professionnelle et dynamique
∙ Gérer l’état civil
∙ Gérer les élections
∙ Gérer l’administratif du service urbanisme en lien avec un instructeur externe
∙ Gérer les demandes d’arrêtés de voirie
∙ Gérer l’état civil
∙ Gérer les élections
∙ Gérer l’administratif du service urbanisme en lien avec un instructeur externe
∙ Gérer les demandes d’arrêtés de voirie
∙ Gérer l’accueil de la Mairie de façon professionnelle et dynamique
- Orienter et renseigner le public en recueillant/traitant/réorientant les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service
- Exécuter et suivre les procédures et décisions administratives diverses
- Suivre et mettre en forme des dossiers administratifs
- Réaliser des travaux bureautiques
- Accueil standard téléphonique
- Répartir le courrier à son arrivée et si besoin tenir à jour le tableau de courriers
- Accueil du public
- Orienter public vers les services ou organismes compétents
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation
- Afficher les documents d’information
- Gérer les procédures de carte Imagine’R, cartes améthyste, débit de boissons, « allô déchets », inscriptions aux écoles, recensement citoyen et attestation d’accueil
∙ Gérer l’état civil
- Réceptionner des déclarations et établissement des actes (naissances, reconnaissances, mariages, PACS, adoptions, décès, transcriptions de décès, recensements, changement de prénom, changement de nom, etc…)
- Réaliser des actes délivrés aux notaires, aux Mairies, aux divers organismes, aux intéressés
- Constituer des dossiers de mariage, parrainages civils, PACS
- Tenir à jour administrativement les registres d’état-civil : avis de mention, avis de mise à jour, etc…
- Etablir et remettre des livrets de famille
- Réaliser les certification matérielle et conforme
∙ Gérer les élections
- Inscrire et suivre sur ELIRE des listes électorales
- Établir des listes électorales, préparation et organisation des scrutins électoraux
∙ Gérer l’administratif du service urbanisme en lien avec un instructeur externe
- Enregistrer, numéroter et scanner des dossiers pour envoi au service de l’instructeur
- Tenir et suivre le registre des demandes d’urbanisme (accueillir le public en cas de demande)
- Suivre des dossiers et éditions des arrêtés
- Envoyer des dossiers aux institutions (Bâtiments de France, DDT, …) et aux pétitionnaires
- CCID et cadastre
∙ Gérer les demandes d’arrêtés de voirie :
- Gérer les demandes d’autorisations de voirie
- Suivre et éditer des arrêtés
- Tenir à jour le registre en lien avec les particuliers et les entreprises
- Orienter et renseigner le public en recueillant/traitant/réorientant les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service
- Exécuter et suivre les procédures et décisions administratives diverses
- Suivre et mettre en forme des dossiers administratifs
- Réaliser des travaux bureautiques
- Accueil standard téléphonique
- Répartir le courrier à son arrivée et si besoin tenir à jour le tableau de courriers
- Accueil du public
- Orienter public vers les services ou organismes compétents
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation
- Afficher les documents d’information
- Gérer les procédures de carte Imagine’R, cartes améthyste, débit de boissons, « allô déchets », inscriptions aux écoles, recensement citoyen et attestation d’accueil
∙ Gérer l’état civil
- Réceptionner des déclarations et établissement des actes (naissances, reconnaissances, mariages, PACS, adoptions, décès, transcriptions de décès, recensements, changement de prénom, changement de nom, etc…)
- Réaliser des actes délivrés aux notaires, aux Mairies, aux divers organismes, aux intéressés
- Constituer des dossiers de mariage, parrainages civils, PACS
- Tenir à jour administrativement les registres d’état-civil : avis de mention, avis de mise à jour, etc…
- Etablir et remettre des livrets de famille
- Réaliser les certification matérielle et conforme
∙ Gérer les élections
- Inscrire et suivre sur ELIRE des listes électorales
- Établir des listes électorales, préparation et organisation des scrutins électoraux
∙ Gérer l’administratif du service urbanisme en lien avec un instructeur externe
- Enregistrer, numéroter et scanner des dossiers pour envoi au service de l’instructeur
- Tenir et suivre le registre des demandes d’urbanisme (accueillir le public en cas de demande)
- Suivre des dossiers et éditions des arrêtés
- Envoyer des dossiers aux institutions (Bâtiments de France, DDT, …) et aux pétitionnaires
- CCID et cadastre
∙ Gérer les demandes d’arrêtés de voirie :
- Gérer les demandes d’autorisations de voirie
- Suivre et éditer des arrêtés
- Tenir à jour le registre en lien avec les particuliers et les entreprises
Profil recherché
- SAVOIRS :
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- comprendre les enjeux et modalités du recensement
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)
- SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- définir l'organisation logistique des bureaux de vote ;
- être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées.
- SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- comprendre les enjeux et modalités du recensement
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)
- SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- définir l'organisation logistique des bureaux de vote ;
- être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées.
- SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 mois
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