Assistant services à la population (h/f)
Emploi ST MARTIN DE LONDRES
1 Route Du Pic Saint-Loup, 34380 Saint-Martin-de-Londres, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
La commune de Saint-Martin-de-Londres recrute, sous la responsabilité de la Directrice générale des services, un agent administratif pour le service à la population.
La durée du contrat s'étend du 01/04/2026 au 09/05/2027 (remplacement pour disponibilité de plus de 6 mois).
Les missions principales sont :
- De garantir la mise à disposition des services à la population, notamment dans la cadre des actes liés au domaine de l'état civil et des cimetières ;
- De renseigner et orienter le public.
L'agent représente l'image de la commune auprès des administrés et des tiers avec lesquels il est en contact direct au quotidien, impliquant un savoir être exemplaire, un sens du contact et une qualité d'écoute. Il est capable d'enregistrer une demande pour la transmettre ou d'orienter les personnes vers le bon interlocuteur.
La durée du contrat s'étend du 01/04/2026 au 09/05/2027 (remplacement pour disponibilité de plus de 6 mois).
Les missions principales sont :
- De garantir la mise à disposition des services à la population, notamment dans la cadre des actes liés au domaine de l'état civil et des cimetières ;
- De renseigner et orienter le public.
L'agent représente l'image de la commune auprès des administrés et des tiers avec lesquels il est en contact direct au quotidien, impliquant un savoir être exemplaire, un sens du contact et une qualité d'écoute. Il est capable d'enregistrer une demande pour la transmettre ou d'orienter les personnes vers le bon interlocuteur.
Missions et activités principales du poste
Accueil du public :
- Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone ;
- Renseigner sur l'organisation des services de la commune ;
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents ;
- Accompagner et introduire les visiteurs ;
- Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation pour les administrés (informations sur les évènements de la commune et de ses partenaires, sur les services aux usagers) ;
- Gérer l'affichage d'informations ;
- Noter et transmettre les messages et demandes de contact aux différents services en récoltant les informations essentielles : identités, coordonnées, objet.
Etat civil :
- Organiser les travaux liés à l'Etat-civil ;
- Renseigner le public sur les informations relatives à l'Etat-civil ;
- Préparer les actes liés à l'Etat-civil ;
CNI-passeport
- Instruction des dossiers de CNI-passeports et remise des titres ;
- Accueil physique et téléphonique du public ;
- Gestion des rendez-vous pour les dépôts de dossiers.
Gestion des cimetières
- Organiser les travaux liés à la gestion des cimetières ;
- Contrôler et délivrer les diverses autorisations, tant aux services des Pompes ; Funèbres, qu'à l'agent chargé de la police des cimetières ;
- Attribuer reprendre ou renouveler les concessions funéraires ;
- Maintenance permanente du fichier du cimetière ;
Gestion du courrier par voie postale ou électronique
- Courrier postal : pré-trier et enregistrer le courrier postal, scanner, archiver et assurer sa diffusion auprès du Maire et/ou de la Directrice générale des services ;
- Courrier électronique : trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur, les enregistrer au courrier arrivé lorsque nécessaire ;
- Rédiger des courriers à la demande du M. le Maire ou ses adjoints.
Gestion des demandes et des réclamations
- Noter les demandes et réclamations en récoltant les informations requises : identité et coordonnées du demandeur, objet de la réclamation ;
- Transmettre au service compétent la demande ou la réclamation pour traitement
- Assurer le suivi des réclamations : relancer les services si nécessaire, en lien avec la Directrice générale des services.
Gestion administrative du CCAS
- Rédiger et envoyer les courriers aux obligés ;
- Assurer le suivi et la transmission des dossiers d'aides sociales.
Accueil du public :
- Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone ;
- Renseigner sur l'organisation des services de la commune ;
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents ;
- Accompagner et introduire les visiteurs ;
- Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation pour les administrés (informations sur les évènements de la commune et de ses partenaires, sur les services aux usagers) ;
- Gérer l'affichage d'informations ;
- Noter et transmettre les messages et demandes de contact aux différents services en récoltant les informations essentielles : identités, coordonnées, objet.
Etat civil :
- Organiser les travaux liés à l'Etat-civil ;
- Renseigner le public sur les informations relatives à l'Etat-civil ;
- Préparer les actes liés à l'Etat-civil ;
CNI-passeport
- Instruction des dossiers de CNI-passeports et remise des titres ;
- Accueil physique et téléphonique du public ;
- Gestion des rendez-vous pour les dépôts de dossiers.
Gestion des cimetières
- Organiser les travaux liés à la gestion des cimetières ;
- Contrôler et délivrer les diverses autorisations, tant aux services des Pompes ; Funèbres, qu'à l'agent chargé de la police des cimetières ;
- Attribuer reprendre ou renouveler les concessions funéraires ;
- Maintenance permanente du fichier du cimetière ;
Gestion du courrier par voie postale ou électronique
- Courrier postal : pré-trier et enregistrer le courrier postal, scanner, archiver et assurer sa diffusion auprès du Maire et/ou de la Directrice générale des services ;
- Courrier électronique : trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur, les enregistrer au courrier arrivé lorsque nécessaire ;
- Rédiger des courriers à la demande du M. le Maire ou ses adjoints.
Gestion des demandes et des réclamations
- Noter les demandes et réclamations en récoltant les informations requises : identité et coordonnées du demandeur, objet de la réclamation ;
- Transmettre au service compétent la demande ou la réclamation pour traitement
- Assurer le suivi des réclamations : relancer les services si nécessaire, en lien avec la Directrice générale des services.
Gestion administrative du CCAS
- Rédiger et envoyer les courriers aux obligés ;
- Assurer le suivi et la transmission des dossiers d'aides sociales.
Profil recherché
SAVOIRS :
- Connaissances règlementaires en matière d'état civil et de délivrance des titres d'identité.
- Connaissances réglementaires en matière de droit funéraire
- Connaissances des instances et des processus de décision de la collectivité
- Maîtrise des techniques rédactionnelles
- Connaissance et respect des procédures administratives
- Compréhension des enjeux et modalités du recensement
- Connaissance et respect des principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- Maîtrise des techniques de secrétariat et les logiciels informatiques (Word, Excel, outlook, etc.)
SAVOIR FAIRE :
- Optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- Être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;
- Préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- Vérifier la validité des informations traitées.
SAVOIR ETRE :
- Avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- Être capable de gérer des dossiers très variés ;
- Avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- Disposer de qualités relationnelles (relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).
- Connaissances règlementaires en matière d'état civil et de délivrance des titres d'identité.
- Connaissances réglementaires en matière de droit funéraire
- Connaissances des instances et des processus de décision de la collectivité
- Maîtrise des techniques rédactionnelles
- Connaissance et respect des procédures administratives
- Compréhension des enjeux et modalités du recensement
- Connaissance et respect des principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- Maîtrise des techniques de secrétariat et les logiciels informatiques (Word, Excel, outlook, etc.)
SAVOIR FAIRE :
- Optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- Être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;
- Préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- Vérifier la validité des informations traitées.
SAVOIR ETRE :
- Avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- Être capable de gérer des dossiers très variés ;
- Avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- Disposer de qualités relationnelles (relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).
Autres informations
Non renseignées
il y a 4 jours
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