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COMMUNE DE TRELIVAN
Assistant services à la population (h/f)
Rue des Clairettes, Trélivan (Côtes d'Armor (22))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Temps partiel
Citoyenneté, population
Publié il y a 4 semaines
Description du poste
Agent d'accueil - État civil - Service à la population
• Temps non complet - 17 heures 30 minutes hebdomadaires.
• Rattachement hiérarchique : Sous l'autorité territoriale, le Directeur général des services
• Relations fonctionnelles : Contact direct avec le public, relations avec les services de l’état et des administrations locales
• Temps non complet - 17 heures 30 minutes hebdomadaires.
• Rattachement hiérarchique : Sous l'autorité territoriale, le Directeur général des services
• Relations fonctionnelles : Contact direct avec le public, relations avec les services de l’état et des administrations locales
Votre mission
1. Accueil physique et téléphonique du public
• Accueillir le public, identifier la demande, reformuler et orienter vers les services ou personnes compétents
• Prendre des messages, gérer les appels téléphoniques, mettre en relation les correspondants et gérer le standard téléphonique
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions en conservant neutralité et objectivité
• Suivre et gérer un planning de réservation (salles, rendez-vous, réunions…)
• Gestion des réunions et rendez-vous du Maire
• Gestion et traitement des mails
2. Instruction des formalités administratives et État Civil
• Réceptionner les déclarations (naissances, décès), contrôler et rédiger les actes correspondants
• Instruire et préparer les dossiers de mariage
• Assurer la tenue administrative des registres d'état civil et rédiger les mentions
• Préparer sur le plan administratif les cérémonies commémoratives, les mariages et les baptêmes civils, les manifestations
• Assurer le suivi et la gestion du cimetière communal
• Instruire d'autres formalités administratives (inscription sur les listes électorales, attestation d’accueil, recensement militaire, débit de Boissons, attestations et autorisations diverses)
3. Gestion administrative et logistique
• Assurer l'enregistrement et le suivi du courrier
• Assurer la diffusion de documents d'information
• Accueillir le public, identifier la demande, reformuler et orienter vers les services ou personnes compétents
• Prendre des messages, gérer les appels téléphoniques, mettre en relation les correspondants et gérer le standard téléphonique
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions en conservant neutralité et objectivité
• Suivre et gérer un planning de réservation (salles, rendez-vous, réunions…)
• Gestion des réunions et rendez-vous du Maire
• Gestion et traitement des mails
2. Instruction des formalités administratives et État Civil
• Réceptionner les déclarations (naissances, décès), contrôler et rédiger les actes correspondants
• Instruire et préparer les dossiers de mariage
• Assurer la tenue administrative des registres d'état civil et rédiger les mentions
• Préparer sur le plan administratif les cérémonies commémoratives, les mariages et les baptêmes civils, les manifestations
• Assurer le suivi et la gestion du cimetière communal
• Instruire d'autres formalités administratives (inscription sur les listes électorales, attestation d’accueil, recensement militaire, débit de Boissons, attestations et autorisations diverses)
3. Gestion administrative et logistique
• Assurer l'enregistrement et le suivi du courrier
• Assurer la diffusion de documents d'information
Profil recherché
Savoirs et Formations requis
• Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement interne d’une commune ainsi que des partenaires extérieurs
• Maîtrise des règles de rédaction et de délivrance des actes d'état civil, ainsi que du cadre réglementaire associé (nom de famille, droit des étrangers, etc.)
• Maîtrise des procédures relatives aux formalités administratives (mariage, décès, cimetière, recensement militaire, élections...) et à la tenue des registres
Savoir-faire techniques
• Maîtrise du standard téléphonique, d'Internet, des outils de bureautique et du logiciel Berger Levrault,
• Bonne connaissance des technologies de l'information et de la communication.
• Techniques rédactionnelles administratives, de secrétariat (prise de notes, classement) et de recherche d'information
• Maîtrise des techniques de communication, d'accueil et de médiation
• Aptitude à gérer la polyvalence, à prioriser les tâches et à respecter rigoureusement les délais réglementaires .
Savoir-être (Qualités requises)
• Sens aigu du service public : Respect strict de la déontologie et de la discrétion professionnelle
• Aisance relationnelle : Excellente capacité d'écoute, de compréhension, de reformulation
• Organisation et rigueur : Sens de l'organisation, réactivité, faculté d'adaptation et bon sens
• Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement interne d’une commune ainsi que des partenaires extérieurs
• Maîtrise des règles de rédaction et de délivrance des actes d'état civil, ainsi que du cadre réglementaire associé (nom de famille, droit des étrangers, etc.)
• Maîtrise des procédures relatives aux formalités administratives (mariage, décès, cimetière, recensement militaire, élections...) et à la tenue des registres
Savoir-faire techniques
• Maîtrise du standard téléphonique, d'Internet, des outils de bureautique et du logiciel Berger Levrault,
• Bonne connaissance des technologies de l'information et de la communication.
• Techniques rédactionnelles administratives, de secrétariat (prise de notes, classement) et de recherche d'information
• Maîtrise des techniques de communication, d'accueil et de médiation
• Aptitude à gérer la polyvalence, à prioriser les tâches et à respecter rigoureusement les délais réglementaires .
Savoir-être (Qualités requises)
• Sens aigu du service public : Respect strict de la déontologie et de la discrétion professionnelle
• Aisance relationnelle : Excellente capacité d'écoute, de compréhension, de reformulation
• Organisation et rigueur : Sens de l'organisation, réactivité, faculté d'adaptation et bon sens
Autres informations
Non renseignées