Assistant Vie Associative (h/f)

Le service Vie Associative recrute, dans le cadre d'un remplacement temporaire, un(e) assistant administratif Accueil physique, téléphonique et par courriel des associations et des administrés.
Contact avec les services de la Mairie.

Accueil physique, téléphonique et par courriel des associations et des administrés.
Contact avec les services de la Mairie.
Information des associations et des administrés sur la procédure à suivre.
Gestion des dossiers de prêt ou de location des salles municipales et des préaux des écoles (vérification des documents nécessaires à la location, édition des conventions, traitement des chèques/espèces).
Mise à jour des plannings des salles.
Transmission du planning des salles chaque semaine au responsable des gardiens et aux gardiens des salles.
Information des associations et des administrés sur la procédure à suivre.
Gestion des dossiers de prêt ou de location des salles municipales et des préaux des écoles (vérification des documents nécessaires à la location, édition des conventions, traitement des chèques/espèces).
Mise à jour des plannings des salles
Gestion du tableau de bords des parapheurs et du suivi chrono des courriers.
Gestion de l’archivage et de l’envoi en préfecture des actes administratifs.
Gestion du suivi des demandes internes de matériel pour les événements du service.
Tenue des tableaux de statistiques du service.
Tenue du fichier des coordonnées des associations ; transmission des modifications au Cabinet du Maire et au Service communication ; mise à jour du Guide des Associations en lien avec le Service communication.

Gestion des dossiers des demandes de créneaux annualisés des associations dans les équipements municipaux : traitement des demandes de créneaux, préparation des plannings type ; mise à jour des plannings après validation des créneaux accordés ; publipostage des fiches réponse créneaux et des conventions ; vérification des assurances des associations.

Gestion des dossiers de demande de subvention : vérification puis fusion des documents reçus avant envoi au Secrétariat général, au Service financier et aux élus ; mise à jour du tableau des montants demandés ; mise à jour du Powerpoint pour la Commission d’attribution des subventions ; publipostage réponses apportées par le Conseil municipal.

Gestion des dossiers d’inscription à l’événement (associations et services) : enregistrement des données ; réservation du Pavillon Baltard ; demande de devis aux prestataires ; convention food truck ; publipostage courrier réponse avec planning démonstrations et plan aux participants ; préparation note technique et plan pour les services après réunion technique; préparation livret distribué au public ; préparation affiches plastifiées et nappes ; publipostage restitution cautions après l’événement

Tenue du tableau des demandes de matériel des associations après validation par le supérieur hiérarchique ; transmission des besoins en matériel aux Services techniques (C.T.M.) avec tableau récapitulatif ; réponse aux associations ; inscription du matériel confirmé sur le planning des salles ou préaux.
Tenue du tableau des demandes de matériel du Service.

Gestion de la régie du produit des locations des salles municipales et des préaux des écoles ainsi que de la boîte postale : tenue du tableau de recettes ; dépôt mensuel de la régie à la Trésorerie ; envoi des justificatifs au Service financier.