Assistant(e) à la Direction Générale des Services/Assistant(e) du Maire En charge des Assemblées et gestionnaire Marchés Publics junior H/F
Emploi MAIRIE DE LA VILLE-DU-BOIS
78 Rue Du Grand Noyer, 91620 La Ville-du-Bois, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
A sein de la direction générale
Missions
Direction Générale :
- Organisation permanente de la vie professionnelle du cadre ou de l’élu (Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre ou de l’élu
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages), réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers, organiser le classement et l’archivage des dossiers)
- Suivi des projets et activités de la direction (intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat, accueil téléphonique et physique au secrétariat (renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques), organisation logistique et planification de réunions (Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou l’élu
-Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion, rédiger les comptes rendus), tenue et suivi de tableau de bords, création et mise à jour de fiches de procédures
- Réceptionner et enregistrer sur logiciel « Following » tout le courrier arrivant à la Mairie.
Affaires Générales :
- Assurer la gestion administrative des assemblées (Conseil Municipal, Bureau Municipal, Réunion des services opérationnels):
- Rédiger les notes de synthèse, envoyer les convocations, ordres du jour
- Traduire les décisions prises en séances par les élus (rédaction des délibérations, des comptes rendus des séances, élaboration des procès-verbaux)
- Suivre les notifications, contrôle de légalité, publicité légale.
Marché Publics (Assistante junior) :
-Appui administratif sur la gestion des marchés publics, principalement sur le suivi des contrats de faibles montants (inférieurs à 40 000 €)
-Tenue du tableau de suivi des marchés et alerte les services sur les échéances
- assure la préparation des actes administratifs associés à ces procédures (Rédaction des projets de décisions du Maire
- Envoi des notifications aux titulaires
- Classement et archivage des pièces (papier ou numérique)
- Aide à la gestion administrative des marchés des marchés > 40 000 €
- Préparation de documents liés à l’exécution : exemple DC4 pour sous-traitance.
Direction Générale :
- Organisation permanente de la vie professionnelle du cadre ou de l’élu (Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre ou de l’élu
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages), réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers, organiser le classement et l’archivage des dossiers)
- Suivi des projets et activités de la direction (intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat, accueil téléphonique et physique au secrétariat (renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques), organisation logistique et planification de réunions (Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou l’élu
-Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion, rédiger les comptes rendus), tenue et suivi de tableau de bords, création et mise à jour de fiches de procédures
- Réceptionner et enregistrer sur logiciel « Following » tout le courrier arrivant à la Mairie.
Affaires Générales :
- Assurer la gestion administrative des assemblées (Conseil Municipal, Bureau Municipal, Réunion des services opérationnels):
- Rédiger les notes de synthèse, envoyer les convocations, ordres du jour
- Traduire les décisions prises en séances par les élus (rédaction des délibérations, des comptes rendus des séances, élaboration des procès-verbaux)
- Suivre les notifications, contrôle de légalité, publicité légale.
Marché Publics (Assistante junior) :
-Appui administratif sur la gestion des marchés publics, principalement sur le suivi des contrats de faibles montants (inférieurs à 40 000 €)
-Tenue du tableau de suivi des marchés et alerte les services sur les échéances
- assure la préparation des actes administratifs associés à ces procédures (Rédaction des projets de décisions du Maire
- Envoi des notifications aux titulaires
- Classement et archivage des pièces (papier ou numérique)
- Aide à la gestion administrative des marchés des marchés > 40 000 €
- Préparation de documents liés à l’exécution : exemple DC4 pour sous-traitance.
Profil recherché
Contraintes du poste :
Horaires avec amplitude variable en fonction des obligations de service et des pics d’activités liés aux réunions de l’assemblée délibérante, aux projets de la collectivité et à l’actualité
Les missions peuvent évoluer en fonction des besoins du service
Qualités / compétences requises pour occuper le poste :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
- Capacités de rédaction administrative claire et synthétique
- Maitrise du cadre juridique des collectivités et fonctionnement des assemblées
- Suivi rigoureux des échéances et organisation des tâches
- Compréhension des règles des marchés publics
- Rigueur et fiabilité
- Discrétion professionnelle
- Aisance relationnelle avec les us et les services
- Sens du service public
Horaires 8h30/ 12h30 - 13h30 / 17h45 > lundi, , vendredi
9h00/ 12h30 – 13h30 / 18h30 mardi et jeudi
8h30 / 12 h 00 > mercredi
Horaires avec amplitude variable en fonction des obligations de service et des pics d’activités liés aux réunions de l’assemblée délibérante, aux projets de la collectivité et à l’actualité
Les missions peuvent évoluer en fonction des besoins du service
Qualités / compétences requises pour occuper le poste :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
- Capacités de rédaction administrative claire et synthétique
- Maitrise du cadre juridique des collectivités et fonctionnement des assemblées
- Suivi rigoureux des échéances et organisation des tâches
- Compréhension des règles des marchés publics
- Rigueur et fiabilité
- Discrétion professionnelle
- Aisance relationnelle avec les us et les services
- Sens du service public
Horaires 8h30/ 12h30 - 13h30 / 17h45 > lundi, , vendredi
9h00/ 12h30 – 13h30 / 18h30 mardi et jeudi
8h30 / 12 h 00 > mercredi
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 jour
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