Assistant(e) administratif

L’Agence Technique Départementale a été créée en 1983 par le Conseil général de la Dordogne afin d’assister les élus et les agents des collectivités du Département dans leurs missions. Véritable outil de mutualisation, fondée sur le principe de la solidarité départementale, elle permet de proposer à l’ensemble de ses adhérents une expertise sur un grand nombre de leurs projets recouvrant un large ensemble de compétences (architecture, paysage, voirie, informatique, cartographie, juridique, assainissement collectif, etc.). L’objectif : leur fournir des outils performants et de l’expertise à coût optimisé afin qu’ils puissent gérer et développer leur territoire.

Le Pôle aménagement territorial de l’ATD24 a pour missions d’accompagner les collectivités du département de la Dordogne dans la définition de leurs projets en architecture, paysage, urbanisme, voirie, ouvrages d’art, rénovation thermique, par la réalisation d’études de faisabilité et d’Assistances Techniques à Maîtrise d’Ouvrage (ATMO) pour le recrutement d’équipes de maîtrise d’œuvre.

Dans le cadre d’un nouveau besoin, l’ATD24 recherche pour son Pôle Aménagement territorial un(e) assistant(e) administratif H/F à temps complet.

Sous l'autorité du Directeur du Pôle aménagement territorial, vous êtes en charge de :

• Suivi administratif des études de faisabilité :
o Réception des demandes
o Saisie des demandes sur le logiciel interne de suivi des études
o Traitement des courriers, réponses aux sollicitations
o Relecture et correction des dossiers rédigés par les chargés d’études
o Mise en forme des courriers d’accompagnement
o Classement et archivage des études réalisées

• Suivi administratif des dossiers d’Assistance Technique à Maîtrise d’Ouvrage (ATMO)
o Saisie des demandes sur le logiciel interne
o Rédaction des conventions
o Suivi administratif et financier des conventions
o Suivi de l’avancée des procédures de consultation des équipes de maîtrise d’œuvre avec les chargés d’études et le service marchés publics
o Participation à la rédaction des pièces administratives de consultation avec les chargés d’études et le service marchés publics (Règlement de consultation - CCAP – CCTP – Acte d’engagement …)
o Participation à l’analyse des candidatures et des offres : vérification des dossiers, préparation des tableaux d’analyse, saisie …

• Participation à la communication autour de l’activité du Pôle aménagement territorial :
o Aide à la rédaction des publications externes de communication (guide des missions de l’ATD24, rapports d’activité, newsletter, publications internet, relecture des divers supports de communication)
o Organisation de manifestations à destination des collectivités ou des professionnels :
- Organisation logistique (réservation de salles …)
- Rédaction des invitations, suivi des inscriptions

o Contribution à la démarche qualité ISO 9001 au sein du Pôle aménagement territorial :
o Suivi des processus identifiés dans le cadre de l’amélioration continue
o Participation aux réunions et audits

• Autres tâches administratives au sein du pôle aménagement territorial :
o Gestion de la boîte mail du pôle aménagement territorial
o Traitement du courrier : enregistrement du courrier entrant et sortant (solution de Gestion Electronique du Courrier en cours), préparation de bordereaux d'envois, gestion et affichage d'informations
o Rédaction de courriers, mise sous pli
o Relecture de documents administratifs
o Suivi d’agenda et prise de rendez-vous sur demande
o Participation aux réunions d’équipe, rédaction des comptes-rendus