Assistant(e) administratif et ressources humaines

• Accueil et suivi administratif,
• Gestion du volet ressources humaines,
• Préparer les différentes réunions de la collectivité (convocations, rédaction de notes de synthèse, de comptes rendus, de délibérations),
• Réaliser et diffuser une communication simple, en lien avec les activités de la collectivité,
• Assurer la veille juridique et réglementaire de la collectivité du volet ressources humaines.

Accueil et suivi administratif :
• Accueil du public et téléphonique (recevoir le public, répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages),
• Réceptionner, diffuser et enregistrer les courriers,
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques,
• Saisir des documents de formes et de contenus divers (courriers, tableaux, contrats…),
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion,
• Rédiger des documents administratifs,
• Traiter les demandes d'information de la part des différents interlocuteurs (trésorerie, fournisseurs, services internes…),
• Classer et archiver les pièces administratives,
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité,
• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent,

GESTION DU VOLET RESSOURCES HUMAINES :

Gestion de la paye et charges
• Assurer la paie et les mandatements associés,
• Diffuser les fiches de paie à l'ensemble des agents de la collectivité,
• Effectuer les déclarations de charge et de masse salariale,

Suivi des agents
• Suivi global et individualisé des carrières de agents (arrêtés, avancement, concours, entretiens professionnels, régime indemnitaire, arrêts de travail, retraite…) et mise à jour des dossiers individuels,
• Assurer la gestion des congés du personnel, des absences, des heures supplémentaires, des récupérations, du tableau des astreintes (tenu des tableaux, décomptes, feuilles de demande…),
• Mettre en place un guide pour les absences à destination des agents (maladie, accident du travail, congés,…),
• Assurer le suivi du Compte Épargne Temps (CET) des agents (veille au formalisme des demandes, suivi des jours inscrits et décomptés…),
• Assurer le suivi des Comptes Personnels de Formation (CPF),
• Rédaction et suivi des ordres de missions permanents,
• Assurer le suivi des assurances mutuelle santé (contrôle si contrat labellisé des agents) et prévoyance (adhésion, décompte et déclaration mensuelle…)
• Suivi des conventions tripartites liées au télétravail,

Formation
• Assurer le suivi du Plan de Formation (inscription de ces derniers sur les plateformes, suivi des démarches, rédaction des ordres de missions, bilan post formation…),
• Favoriser l’information des agents sur leurs droits et devoirs à la formation,
• Préparer les ordres de mission des agents, assurer la gestion des frais de déplacement et des formations des agents,
• Mettre en place le règlement de formation,

Actions sociales
• Gestion des cartes déjeuner - lien paie et absences/formations - gestion du contrat -commande mensuelle et nouvelles cartes
• Gestion des carte cadeaux (devis, commande et distribution aux agents)
• Correspondante au CNAS (nomination en tant que déléguée, inscription et modification des agents, suivi prestations, renseignements agents)
• Repas de fin d'année (réservation, invitation)
• Journée de cohésion (organisation d'activités (devis, réservation, invitation)

GESTION DES INSTANCES

Préparer les différentes réunions de la collectivité et participation aux réunions :
• Rédaction des convocations, mise à jour régulière des listes de diffusion, diffusion par courriel ou papier des documents, suivi des excusés et des participants,
• Duplication des éventuels supports (diaporama, note de synthèse…),
• Rédaction de notes de synthèse, de comptes-rendus, de délibérations et transmission des actes,
• Gestion des salles de réunions (réservations),
• Participation aux réunions,
• Suivi des lignes directrices de gestion,
• Suivi et gestion des délégations (signatures et clés de signatures, fonctions…),
• Suivi du tableau des élus,

Réaliser et diffuser une communication simple :
• Réaliser des supports de communication (articles, flyers, panneaux, kakémonos) en interne ou avec prestataire extérieur,
• Diffuser de l’information, des supports de communication,
• Travailler au développement des supports externes (panneaux, kakémonos),
• Assurer le lien et les mises à jour du site internet de la collectivité,
• Gestion de la boite mail « contact » et métier,

Veille juridique et réglementaire sur le volet ressources humaines, autres liens :
• Assurer une veille juridique et réglementaire régulière sur le volet ressources humaines,
• Comprendre la hiérarchie des normes et évaluer le degré de contrainte,
• Extraire les informations pertinentes,
• Renseigner un tableau de suivi, classer les informations recueillies, stocker les données,
• Diffuser l’actualité auprès des collaborateurs en fonction de leur mission,
• Réaliser un travail étroit avec la Direction.
• Rédaction et suivi des actes administratifs (arrêtés, contrats de travail, note de service…),
• Aide au recrutement (déclaration en ligne, réponse aux candidatures, tableau de suivi des candidatures, prise de rdv à la médecine du travail…),
• Réalisation du RSU,
• Mise en œuvre du RGPD,
• Lien avec l’assistant de prévention et la référente handicap.