Assistante administratif polyvalent securité incendie (h/f)
Emploi ARCUEIL
Arcueil (Val-de-Marne)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Recueillir et traiter les informations administratives et financières nécessaires au fonctionnement du service et assister administrativement les personnels techniques dans l’exécution de leurs missions.
Suivi des commissions de sécurité incendie (en coordination avec le technicien de sécurité du service Etude et Projet) :
-Assister et suivre administrativement le technicien référent dans l’organisation des commissions de sécurités : rédaction des arrêtés de Commission SSI, gestion du planning des commission SSI, envoi des convocations.
Suivi administratif des visites périodiques et des formations :
-Gérer le planning des visites périodiques et de maintenance des équipements de sécurité SSI des bâtiments communaux,
-Organiser et suivre le planning de formation des agents.
Suivi des dossiers d’Autorisation de Travaux :
-Enregistrer le dépôt des Autorisations de Travaux,
-Assurer le suivi des AT en lien avec le service urbanisme,
-Établir les récépissés, assurer et suivre les dossiers envoyés en préfecture,
-Rédiger les arrêtés en lien avec les Autorisations de Travaux,
-Préparer les avis maire en matière de sécurité incendie et accessibilité handicapés,
-Assister administrativement le technicien référent aux ERP.
Suivi administratif et financier des marchés :
-Réunir et transmettre les éléments nécessaires à l’établissement des bons de commandes liés à la sécurité incendie,
-Assurer le suivi des factures en lien avec la sécurité incendie,
-Etablir les documents administratifs en lien avec le déroulement des marchés (OS démarrage, PV réception, etc…),
-Suivre le budget de sécurité incendie.
MISSIONS SECONDAIRES AU SEIN DU SERVICE CADRE DE VIE EN SOUTIEN PONCTUEL :
Arrêtés de voirie :
-Rédiger avec l’assistance du responsable du cadre de vie, les arrêtés du service,
-Assister en cas de besoin aux réunion extérieures.
Permission de voirie :
-Rédiger avec l’assistance du responsable du cadre de vie, les permissions de voirie,
-Assister en cas de besoin aux réunion extérieures.
Accueil physique et téléphonique :
-Orienter les interlocuteurs externes,
-Recevoir et transmettre les appels téléphoniques,
-Recevoir et répondre aux doléances sur les applications mobiles,
-Renseigner les interlocuteurs physiquement ou par téléphone sur les questions usuelles.
-Assister et suivre administrativement le technicien référent dans l’organisation des commissions de sécurités : rédaction des arrêtés de Commission SSI, gestion du planning des commission SSI, envoi des convocations.
Suivi administratif des visites périodiques et des formations :
-Gérer le planning des visites périodiques et de maintenance des équipements de sécurité SSI des bâtiments communaux,
-Organiser et suivre le planning de formation des agents.
Suivi des dossiers d’Autorisation de Travaux :
-Enregistrer le dépôt des Autorisations de Travaux,
-Assurer le suivi des AT en lien avec le service urbanisme,
-Établir les récépissés, assurer et suivre les dossiers envoyés en préfecture,
-Rédiger les arrêtés en lien avec les Autorisations de Travaux,
-Préparer les avis maire en matière de sécurité incendie et accessibilité handicapés,
-Assister administrativement le technicien référent aux ERP.
Suivi administratif et financier des marchés :
-Réunir et transmettre les éléments nécessaires à l’établissement des bons de commandes liés à la sécurité incendie,
-Assurer le suivi des factures en lien avec la sécurité incendie,
-Etablir les documents administratifs en lien avec le déroulement des marchés (OS démarrage, PV réception, etc…),
-Suivre le budget de sécurité incendie.
MISSIONS SECONDAIRES AU SEIN DU SERVICE CADRE DE VIE EN SOUTIEN PONCTUEL :
Arrêtés de voirie :
-Rédiger avec l’assistance du responsable du cadre de vie, les arrêtés du service,
-Assister en cas de besoin aux réunion extérieures.
Permission de voirie :
-Rédiger avec l’assistance du responsable du cadre de vie, les permissions de voirie,
-Assister en cas de besoin aux réunion extérieures.
Accueil physique et téléphonique :
-Orienter les interlocuteurs externes,
-Recevoir et transmettre les appels téléphoniques,
-Recevoir et répondre aux doléances sur les applications mobiles,
-Renseigner les interlocuteurs physiquement ou par téléphone sur les questions usuelles.
Profil recherché
Le “savoir”
· Connaître l’outil informatique à des fins bureautiques,
· Connaître les procédures du service,
· Connaissance de l’organisation de la collectivité,
· Connaissance de base des finances publiques,
· Connaissance de la réglementation de l’archivage,
. Savoir rédiger un arrêter,
. Connaissance en réglementation incendie.
Le “savoir-faire”
· Savoir utiliser le logiciel de gestion des finances,
· Savoir utiliser le logiciel de gestion des temps,
· Savoir rendre compte de son activité,
. Savoir travailler en équipe,
. Savoir respecter l’organisation du travail et des procédures,
. Savoir s’organiser en autonomie,
· Être capable d’utiliser les tableaux de bord et autres outils de suivi de planification,
· Être capable de mettre en forme un compte rendu,
· Être capable de mettre en forme des courriers administratifs.
Le “savoir être”
· Être à l’écoute,
. Etre ponctuel,
· Être force de proposition,
. Être capable de travailler en collaboration avec ses collèges,
· Être réactif,
· Être capable de transmettre l’information de manière compréhensible en s’adaptant aux différents interlocuteurs,
. Être capable de prioriser les interventions,
· Être organisé dans son travail,
· Être respectueux des délais et des procédures,
· Être respectueux des obligations de discrétion et de confidentialité.
· Connaître l’outil informatique à des fins bureautiques,
· Connaître les procédures du service,
· Connaissance de l’organisation de la collectivité,
· Connaissance de base des finances publiques,
· Connaissance de la réglementation de l’archivage,
. Savoir rédiger un arrêter,
. Connaissance en réglementation incendie.
Le “savoir-faire”
· Savoir utiliser le logiciel de gestion des finances,
· Savoir utiliser le logiciel de gestion des temps,
· Savoir rendre compte de son activité,
. Savoir travailler en équipe,
. Savoir respecter l’organisation du travail et des procédures,
. Savoir s’organiser en autonomie,
· Être capable d’utiliser les tableaux de bord et autres outils de suivi de planification,
· Être capable de mettre en forme un compte rendu,
· Être capable de mettre en forme des courriers administratifs.
Le “savoir être”
· Être à l’écoute,
. Etre ponctuel,
· Être force de proposition,
. Être capable de travailler en collaboration avec ses collèges,
· Être réactif,
· Être capable de transmettre l’information de manière compréhensible en s’adaptant aux différents interlocuteurs,
. Être capable de prioriser les interventions,
· Être organisé dans son travail,
· Être respectueux des délais et des procédures,
· Être respectueux des obligations de discrétion et de confidentialité.
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 semaine
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