← Retour
PARIS MUSÉES
Assistant(e) administratif (ve) chargé(e) de la gestion des ressources humaines au Secrétariat général du Petit Palais
5 Avenue Dutuit, Paris
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Publié il y a 1 jour
Description du poste
Paris Musées est un établissement public administratif, chargé depuis le 1er janvier 2013, de la gestion des 12 musées et 2 sites patrimoniaux* de la ville de Paris. Cet établissement d’environ 1000 personnes contribue au rayonnement national et international des musées parisiens et soutient leur mission d’équipement culturel de premier plan au service des Parisiennes et des Parisiens : préservation, valorisation et enrichissement des collections, élargissement des publics, qualité et succès des expositions, adaptations aux nouvelles technologies, partenariat avec d’autres musées et institutions culturelles en France et à l’étranger.
*Les 12 musées et 2 sites patrimoniaux de Paris Musées sont la Maison de Balzac, le musée Bourdelle, le musée Carnavalet-Musée d’Histoire de la Ville de Paris les Catacombes de Paris , la Crypte archéologique de l’Ile de la Cité, le musée Cernuschi, le musée Cognacq-Jay, le Palais Galliera, le musée d’art moderne de la Ville de Paris, le musée de la Libération de Paris, musée du Général Leclerc -Musée Jean Moulin, le Petit Palais-musée des Beaux-Arts de la Ville de Paris, la maison de Victor Hugo à laquelle est rattachée Hauteville House à Guernesey, le musée de la vie romantique et le musée Zadkine.
*Les 12 musées et 2 sites patrimoniaux de Paris Musées sont la Maison de Balzac, le musée Bourdelle, le musée Carnavalet-Musée d’Histoire de la Ville de Paris les Catacombes de Paris , la Crypte archéologique de l’Ile de la Cité, le musée Cernuschi, le musée Cognacq-Jay, le Palais Galliera, le musée d’art moderne de la Ville de Paris, le musée de la Libération de Paris, musée du Général Leclerc -Musée Jean Moulin, le Petit Palais-musée des Beaux-Arts de la Ville de Paris, la maison de Victor Hugo à laquelle est rattachée Hauteville House à Guernesey, le musée de la vie romantique et le musée Zadkine.
Votre mission
Finalité du poste:
Au sein du secrétariat général du musée, l’assistant(e) administratif(ve) assure la gestion des ressources humaines de l’ensemble du personnel (titulaires, contractuels et vacataires) du service d’accueil et de surveillance et de la sûreté/sécurité du Petit Palais. En lien étroit avec le service de gestion carrière et paie de la DRH de l’Établissement public, assurer la transmission des informations relatives aux absences, heures supplémentaires, événements affectant le temps de travail ou la présence des personnels de surveillance et de sécurité.
Principales missions :
L’assistant(e) administratif (ve) est notamment en charge des activités suivantes :
1/ Gestion administrative des dossiers des agents des services de surveillance, sécurité-sûreté, technique
- Assurer le classement et l’actualisation des dossiers des agents postés (arrêtés, attestations de formation, …) et des agents non titulaires (vacataires …)
- Assurer la gestion des dossiers administratifs des agents affectés à la surveillance et à la sécurité -sûreté avec le secrétaire général adjoint en charge du budget et des RH et les assistantes du secrétariat général et de la direction,
- En appui des responsables d’encadrement des personnels de surveillance et de sécurité transmettre aux agents toutes informations utiles affectant leur carrière (examens professionnels, concours, grille d’avancement …)
- Réaliser l’organisation administrative de l’accueil des nouveaux agents, gestion des arrivées et des départs
2/ Gestion administrative courante des agents d’accueil et de surveillance, de sûreté et de sécurité
- Assurer la gestion administrative du temps de travail des agents de surveillance, des agents de sécurité et de sûreté et des agents techniques,
- Établir et contrôler les états mensuels des heures effectuées en lien avec les responsables des services concernés pour tous les éléments variables (heures supplémentaires, absences non prévues, ….) et communiquer ses informations au service de gestion administrative de la DRH pour le traitement de la paie,
- Établir pour les deux Secrétaires généraux adjoints un reporting régulier de l’état de présence des personnels,
- Contrôler le respect des règles de gestion a priori et établir les états de présence relatifs aux évènements privés et culturels en lien avec les responsables des services concernés et le service de la valorisation ou celui de la communication
- Transmettre les informations au service de gestion de la DRH de l’Établissement public (dossiers d’accident de service, justificatifs de prestation notamment)
- Informer un tableau de bord de gestion des états de présence pour les agents grévistes et les réunions syndicales organisées au musée
- Informer un tableau de suivi de la réalisation des actions prévues au plan de formation et enregistrer les convocations des agents aux formations
- Centraliser et transmettre au service des relations sociales de la DRH, les participations aux formations syndicales
- Élaborer les états d’heures des personnels vacataires
- Planifier les visites médicales en lien avec la DRH de Paris Musées
- Élaborer les outils informatisés de gestion administrative des agents (formations planifiées, visites médicales programmées)
3 / Secrétariat du service d’accueil et de surveillance et celui de sûreté et de sécurité
- Enregistrer et traiter le courrier des services. Rédiger des notes et courriers administratifs
- Actualiser des tableaux d’effectifs, mettre à jour des organigrammes, gérer des plannings de notation
- Élaborer des outils de communication pour le service,
- Assurer le remplacement de l’assistante du secrétariat général durant ses absences
Au sein du secrétariat général du musée, l’assistant(e) administratif(ve) assure la gestion des ressources humaines de l’ensemble du personnel (titulaires, contractuels et vacataires) du service d’accueil et de surveillance et de la sûreté/sécurité du Petit Palais. En lien étroit avec le service de gestion carrière et paie de la DRH de l’Établissement public, assurer la transmission des informations relatives aux absences, heures supplémentaires, événements affectant le temps de travail ou la présence des personnels de surveillance et de sécurité.
Principales missions :
L’assistant(e) administratif (ve) est notamment en charge des activités suivantes :
1/ Gestion administrative des dossiers des agents des services de surveillance, sécurité-sûreté, technique
- Assurer le classement et l’actualisation des dossiers des agents postés (arrêtés, attestations de formation, …) et des agents non titulaires (vacataires …)
- Assurer la gestion des dossiers administratifs des agents affectés à la surveillance et à la sécurité -sûreté avec le secrétaire général adjoint en charge du budget et des RH et les assistantes du secrétariat général et de la direction,
- En appui des responsables d’encadrement des personnels de surveillance et de sécurité transmettre aux agents toutes informations utiles affectant leur carrière (examens professionnels, concours, grille d’avancement …)
- Réaliser l’organisation administrative de l’accueil des nouveaux agents, gestion des arrivées et des départs
2/ Gestion administrative courante des agents d’accueil et de surveillance, de sûreté et de sécurité
- Assurer la gestion administrative du temps de travail des agents de surveillance, des agents de sécurité et de sûreté et des agents techniques,
- Établir et contrôler les états mensuels des heures effectuées en lien avec les responsables des services concernés pour tous les éléments variables (heures supplémentaires, absences non prévues, ….) et communiquer ses informations au service de gestion administrative de la DRH pour le traitement de la paie,
- Établir pour les deux Secrétaires généraux adjoints un reporting régulier de l’état de présence des personnels,
- Contrôler le respect des règles de gestion a priori et établir les états de présence relatifs aux évènements privés et culturels en lien avec les responsables des services concernés et le service de la valorisation ou celui de la communication
- Transmettre les informations au service de gestion de la DRH de l’Établissement public (dossiers d’accident de service, justificatifs de prestation notamment)
- Informer un tableau de bord de gestion des états de présence pour les agents grévistes et les réunions syndicales organisées au musée
- Informer un tableau de suivi de la réalisation des actions prévues au plan de formation et enregistrer les convocations des agents aux formations
- Centraliser et transmettre au service des relations sociales de la DRH, les participations aux formations syndicales
- Élaborer les états d’heures des personnels vacataires
- Planifier les visites médicales en lien avec la DRH de Paris Musées
- Élaborer les outils informatisés de gestion administrative des agents (formations planifiées, visites médicales programmées)
3 / Secrétariat du service d’accueil et de surveillance et celui de sûreté et de sécurité
- Enregistrer et traiter le courrier des services. Rédiger des notes et courriers administratifs
- Actualiser des tableaux d’effectifs, mettre à jour des organigrammes, gérer des plannings de notation
- Élaborer des outils de communication pour le service,
- Assurer le remplacement de l’assistante du secrétariat général durant ses absences
Profil recherché
Profil :
- Sens de l’organisation et de la gestion des priorités
- Réactivité et polyvalence
- Capacité à travailler en équipe
- Sens de la confidentialité et disponibilité
Savoir-faire :
- Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, powerpoint,…) et de la messagerie outlook
- Bonnes capacités rédactionnelles (courriers, synthèses, comptes - rendus et autres documents administratifs).
- Aisance relationnelle et bonne expression orale
- Intérêt pour le domaine des musées et de la culture, en général
Connaissances
- Règles de gestion du temps de travail des personnels de surveillance et de sécurité dans les établissements culturels
- Règles statutaires de la fonction publique et du déroulement des carrières dans la fonction publique
- Sens de l’organisation et de la gestion des priorités
- Réactivité et polyvalence
- Capacité à travailler en équipe
- Sens de la confidentialité et disponibilité
Savoir-faire :
- Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, powerpoint,…) et de la messagerie outlook
- Bonnes capacités rédactionnelles (courriers, synthèses, comptes - rendus et autres documents administratifs).
- Aisance relationnelle et bonne expression orale
- Intérêt pour le domaine des musées et de la culture, en général
Connaissances
- Règles de gestion du temps de travail des personnels de surveillance et de sécurité dans les établissements culturels
- Règles statutaires de la fonction publique et du déroulement des carrières dans la fonction publique
Autres informations
Non renseignées