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MAIRIE LA FLOTTE EN RE
Assistant(e) administratif(ive)
25 Cours felix faure, La Flotte (Charente-Maritime (17))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 3 jours
Description du poste
DESCRIPTION DU POSTE
Description générale
L’assistant(e) administratif(ive) a en charge le suivi de la vie associative, la gestion de la mise à disposition des salles et des matériels communaux, l’analyse et le traitement des demandes d’organisation d’évènements sur le territoire de la commune et la gestion des meublés de tourisme.
L’assistant(e) administratif(ive) assure par ailleurs une suppléance en matière de gestion de l’état-civil.
Enfin, l’assistant(e) administratif(ive) assure le remplacement de l’agent chargé de l’accueil de la mairie en son absence.
Moyens mis à disposition (techniques, informatiques et humains, y compris les moyens mis à disposition dans le cadre d’un aménagement du poste)
• Espace de travail aménagé.
• Logiciels et outils bureautiques adaptés aux domaines d’intervention du poste.
Spécifications
• Possibilité d’aménager le temps de travail selon un cycle hebdomadaire de 36 heures ou 37 heures ouvrant droit à jours d’ARTT.
• Possibilité de souscrire au dispositif de la semaine de 4,5 jours.
POSITIONNEMENT HIÉRARCHIQUE
Supérieur hiérarchique direct (N+1)
Poste occupé : Directeur général des services
Encadrement d'agents
☐ OUI ☒ NON
Organigramme
En cours de mise à jour
RELATIONS INTERNES ET EXTERNES
Relations internes
• Services municipaux.
• Élus municipaux.
Relations externes
• Associations.
• Administrés.
• Autorités et administrations relatives aux domaines d’intervention du poste.
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Équipements de protection individuelle (fournis par la collectivité, leur port est obligatoire)
Néant
Description générale
L’assistant(e) administratif(ive) a en charge le suivi de la vie associative, la gestion de la mise à disposition des salles et des matériels communaux, l’analyse et le traitement des demandes d’organisation d’évènements sur le territoire de la commune et la gestion des meublés de tourisme.
L’assistant(e) administratif(ive) assure par ailleurs une suppléance en matière de gestion de l’état-civil.
Enfin, l’assistant(e) administratif(ive) assure le remplacement de l’agent chargé de l’accueil de la mairie en son absence.
Moyens mis à disposition (techniques, informatiques et humains, y compris les moyens mis à disposition dans le cadre d’un aménagement du poste)
• Espace de travail aménagé.
• Logiciels et outils bureautiques adaptés aux domaines d’intervention du poste.
Spécifications
• Possibilité d’aménager le temps de travail selon un cycle hebdomadaire de 36 heures ou 37 heures ouvrant droit à jours d’ARTT.
• Possibilité de souscrire au dispositif de la semaine de 4,5 jours.
POSITIONNEMENT HIÉRARCHIQUE
Supérieur hiérarchique direct (N+1)
Poste occupé : Directeur général des services
Encadrement d'agents
☐ OUI ☒ NON
Organigramme
En cours de mise à jour
RELATIONS INTERNES ET EXTERNES
Relations internes
• Services municipaux.
• Élus municipaux.
Relations externes
• Associations.
• Administrés.
• Autorités et administrations relatives aux domaines d’intervention du poste.
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Équipements de protection individuelle (fournis par la collectivité, leur port est obligatoire)
Néant
Votre mission
Missions principales
Vie associative :
• Tenue du fichier des associations.
• Réception des demandes des associations, transmission aux élus concernés et élaboration des réponses.
• Assistance administrative des élus délégués à la vie associative.
• Relai avec les services municipaux concernant la communication des évènements organisés par les associations sur le territoire de la commune et concernant les demandes de subventions.
Mise à disposition des salles et des matériels communaux :
• Tenue du planning d’occupation des salles municipales.
• Rédaction et suivi des conventions de mise à disposition des salles et des matériels communaux.
• Tenue de la régie de recettes relative à la location des salles et des matériels communaux.
• Gestion de la mise à disposition des salles et des matériels communaux en lien avec les services techniques municipaux.
Traitement des demandes d’organisation d’évènements :
• Instruction des demandes d’organisation d’évènements sur le territoire de la commune : analyse des demandes en lien avec les élus délégués, élaboration des réponses et gestion des déclarations obligatoires auprès des autorités compétentes.
• Centralisation des besoins logistiques et de sécurité et relai avec les différents services municipaux concernés.
Meublés de tourisme :
• Gestion et suivi administratifs des locations de courte durée : chambres d’hôtes, meublés de tourisme (dans le cadre des meublés de tourisme, gestion des autorisations de changement d’usage en lien avec les services de la Communauté de Communes de l’Île de Ré).
État-civil :
• Suppléance en matière de gestion de l’état-civil.
Activités secondaires
• Remplacement, en son absence, de l’agent chargé de l’accueil de la mairie.
Vie associative :
• Tenue du fichier des associations.
• Réception des demandes des associations, transmission aux élus concernés et élaboration des réponses.
• Assistance administrative des élus délégués à la vie associative.
• Relai avec les services municipaux concernant la communication des évènements organisés par les associations sur le territoire de la commune et concernant les demandes de subventions.
Mise à disposition des salles et des matériels communaux :
• Tenue du planning d’occupation des salles municipales.
• Rédaction et suivi des conventions de mise à disposition des salles et des matériels communaux.
• Tenue de la régie de recettes relative à la location des salles et des matériels communaux.
• Gestion de la mise à disposition des salles et des matériels communaux en lien avec les services techniques municipaux.
Traitement des demandes d’organisation d’évènements :
• Instruction des demandes d’organisation d’évènements sur le territoire de la commune : analyse des demandes en lien avec les élus délégués, élaboration des réponses et gestion des déclarations obligatoires auprès des autorités compétentes.
• Centralisation des besoins logistiques et de sécurité et relai avec les différents services municipaux concernés.
Meublés de tourisme :
• Gestion et suivi administratifs des locations de courte durée : chambres d’hôtes, meublés de tourisme (dans le cadre des meublés de tourisme, gestion des autorisations de changement d’usage en lien avec les services de la Communauté de Communes de l’Île de Ré).
État-civil :
• Suppléance en matière de gestion de l’état-civil.
Activités secondaires
• Remplacement, en son absence, de l’agent chargé de l’accueil de la mairie.
Profil recherché
COMPÉTENCES REQUISES
Savoirs
• Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales.
• Connaître le milieu associatif.
• Connaître la réglementation et les procédures applicables aux domaines d’intervention du poste.
Savoir-faire
• Maîtriser l’utilisation des outils bureautiques courants (traitement de texte).
• Maîtriser les techniques d’accueil.
Savoir-être
• Capacités d’analyse et de synthèse.
• Rigueur et capacités d’adaptation.
• Discrétion.
Diplômes requis
• Poste ouvert aux fonctionnaires. Dans le cadre du recrutement d’un agent contractuel, une première expérience dans l’un ou dans les domaines d’intervention du poste serait appréciée.
FORMATIONS ET HABILITATIONS OBLIGATOIRES LIÉES AU POSTE
Néant
Savoirs
• Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales.
• Connaître le milieu associatif.
• Connaître la réglementation et les procédures applicables aux domaines d’intervention du poste.
Savoir-faire
• Maîtriser l’utilisation des outils bureautiques courants (traitement de texte).
• Maîtriser les techniques d’accueil.
Savoir-être
• Capacités d’analyse et de synthèse.
• Rigueur et capacités d’adaptation.
• Discrétion.
Diplômes requis
• Poste ouvert aux fonctionnaires. Dans le cadre du recrutement d’un agent contractuel, une première expérience dans l’un ou dans les domaines d’intervention du poste serait appréciée.
FORMATIONS ET HABILITATIONS OBLIGATOIRES LIÉES AU POSTE
Néant
Autres informations
Non renseignées