Assistant.e administratif.tive du service de lutte contre l'habitat indigne

La lutte contre l’habitat indigne (LHI) est un sujet de préoccupation majeure dans les politiques de l’habitat sur le territoire de l’ACSO.

Pour répondre aux orientations du projet de PLH 2023-2028, l’ACSO s’est engagée dans la création d’un service commun dédié à la lutte contre l’habitat indigne. L’objectif est de mutualiser les ressources et les compétences entre l’ACSO et les communes volontaires, afin d’apporter une réponse forte, coordonnée et durable.

Créé le 1er juin 2023, ce service a pour mission de traiter les situations d’habitat indigne identifiées sur les communes adhérentes en mettant en place les procédures administratives de police de l’habitat. A ces missions, s’ajoute l’instruction des dossiers relevant de la loi ALUR : autorisation et déclaration de mise en location ainsi que le permis de diviser.

L’assistant.e administratif.tive assure les missions suivantes :

Missions principales :
• Elaborer les courriers administratifs de gestion de la lutte contre l’habitat indigne.
• Assurer l’accueil du service, les réponses aux courriels de plainte reçues et les prises de rdv pour la visite des logements.
• Enregistrer les informations relatives aux plaintes ainsi qu’aux dossiers relevant de la loi ALUR dans le logiciel ESABORA.

Accueil et intendance
• Réceptionner et gérer les appels téléphoniques et l’accueil physique de la structure : prise de messages, mise en relation, recherche d’information, orientation des requérants
• Gérer les documents administratifs en procédant à :
- L’archivage informatique les documents entrants et sortants, en les numérisant et en les enregistrant,
- L’archivage papiers des documents entrants et sortants,
- Tenir à jour le registre informatique des courriers,
• Gérer les courriels de la boîte « salubrite.habitat »
• Vérifier l'état des stocks de fournitures, évaluer les besoins en approvisionnement et définir les commandes à passer, passer les bons de commande.

Missions administratives et d’assistance technique
• Assurer la gestion de l’agenda du chef de service
• Planifier les réunions des agents du service,
• Actualiser des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...),
• En lien avec les inspecteurs, programmer les visites initiales et les contre-visites pour les inspecteurs de salubrité,
• Enregistrement des plaintes dans le logiciel ESABORA,
• Etablissement et archivage des bons de commande du service et mise à jour du tableau de suivi du budget,
• Mettre en forme les délibérations et les enregistrer dans AIRDELIB,
• Elaboration des compte-rendu de réunions liées à l’activité du service,
• Procéder à la saisine des services techniques des communes et/ou des bailleurs en cas de situation de prolifération de rongeurs.
• Assurer la gestion administrative des dossiers relatifs à la loi ALUR (autorisation et déclaration de mise en location, permis de diviser) :
- Enregistrement des dossiers dans le logiciel ESABORA,
- Elaboration et enregistrement des documents administratifs,
- Programmation des visites en lien avec les inspecteurs.

Missions secondaires :

• Assurer les missions de l’assistante de direction Habitat, en son absence.