Assistant(e) administratif(ve)

La ville de Noyon recrute un ou une assistant(e) administratif(ve) au sein du cabinet de la Maire.
L'agent(e) recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif. Il ou elle suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Il ou elle assiste le directeur de cabinet et les élus dans l'organisation du travail.

Traitement des dossiers et saisie de documents :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Saisir des documents de formes et de contenus divers
- Gérer et actualiser une base d'informations
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Vérifier la validité des informations traitées
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
- Rédiger des documents administratifs
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
- Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion

Accueil physique et téléphonique du public :
- Recevoir et orienter les demandes
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Rechercher et diffuser des informations
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
- Conseiller les usagers sur les procédures
- Rédiger des notes synthétiques

Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Photocopier et assembler des documents
- Trier, classer et archiver des documents
- Synthétiser et présenter des informations
- Rechercher et diffuser des informations
- Préparer les dossiers pour les instances
- Identifier les sources de documentation

Planification et suivi :
- Gérer les agendas des élus et du service, prendre et organiser les rendez-vous
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
- Utiliser des logiciels et des progiciels