Assistant.e administratif.ve

Auprès de la Direction des Services Techniques, sous l’autorité du directeur des services techniques et en binôme, vous assurerez le suivi des dossiers administratifs des différents services qui composent la Direction.

• Appui organisationnel et coordination administrative pour le Directeur des Services Techniques (DST)
- Gérer et optimiser l’agenda, les priorités, les réunions et déplacements du DST
- Préparer, organiser et suivre les réunions
- Anticiper et préparer les documents nécessaires aux arbitrages et prises de décision

• Production documentaire et gestion administrative
- Rédiger, mettre en forme et diffuser tout document interne
- Préparer, organiser et suivre les réunions
- Rédiger et fiabiliser les comptes rendus de réunions
- Organiser, classer et archiver les documents de la Direction dans une logique de traçabilité et de sécurisation de l’information
- Répondre aux demandes d’information internes et externes avec discernement et confidentialité.
- Mettre à jour les bases de données administratives et les outils de suivi documentaire.

• Transversalité et contribution aux projets
- Rédiger les documents administratifs et assurer le suivi des dossiers de demandes de subvention
- Réaliser le suivi administratif des marchés publics de la Direction,
- Compiler et mettre en forme les contributions des différents services.
- Identifier les priorités, anticiper les échéances et alerter en cas de points de vigilance
- Contribuer à la préparation des supports de présentation ou bilans.
- Etablir et gérer le calendrier général de la Direction

*Missions secondaires du poste :
• En binôme et en alternance selon un planning établi :
- Assurer l’accueil téléphonique de la Direction et la lecture des mails de la boîte générique de la Direction
- Remplacer la seconde assistante de direction sur les missions socles lors des absences de chacune.