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MAIRIE DU PORT-MARLY
ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) DES SERVICES TECHNIQUES TEMPS PARTIEL 50%
13 avenue Simon Vouet, Le Port-Marly (Yvelines (78))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Temps partiel
Citoyenneté, population
Publié il y a 1 heure
Description du poste
Au sein du Pôle Urbanisme, Travaux et Aménagements Durables, et sous l'autorité de la Directrice des Services Techniques, vous assurez le bon fonctionnement administratif du service en apportant un soutien essentiel à l'organisation, à la gestion des dossiers et à la relation avec les usagers et les partenaires.
Votre mission
Accueil et gestion des demandes
• Assurer l'accueil téléphonique et physique des usagers, entreprises et partenaires ;
• Réceptionner, enregistrer et prioriser les courriers, courriels et signalements adressés au service selon leur degré d'urgence ;
• Orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents ;
• Assurer le suivi des interventions réalisées par les services concernés ;
• Rédiger les réponses administratives à destination des usagers et des entreprises.
Gestion administrative
• Assurer le traitement, le suivi et la gestion des documents administratifs du service ;
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers ;
• Gérer les agendas, planifier les rendez-vous, visites et réunions, et optimiser les plannings.
Suivi administratif des contrats et commandes
• Assurer le suivi administratif de la commande publique : réception et enregistrement des devis, gestion des bons de commande et de livraison, transmission des pièces au service comptabilité, suivi des factures ;
• Participer à la gestion administrative des contrats du service en lien avec les services supports (consultation, exécution, renouvellement, suivi administratif).
Gestion des autorisations de voirie
• Assurer le suivi des demandes d'arrêtés de voirie et d'occupation du domaine public (permissions de voirie, permis de stationnement), en lien avec le Secrétariat général.
• Assurer l'accueil téléphonique et physique des usagers, entreprises et partenaires ;
• Réceptionner, enregistrer et prioriser les courriers, courriels et signalements adressés au service selon leur degré d'urgence ;
• Orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents ;
• Assurer le suivi des interventions réalisées par les services concernés ;
• Rédiger les réponses administratives à destination des usagers et des entreprises.
Gestion administrative
• Assurer le traitement, le suivi et la gestion des documents administratifs du service ;
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers ;
• Gérer les agendas, planifier les rendez-vous, visites et réunions, et optimiser les plannings.
Suivi administratif des contrats et commandes
• Assurer le suivi administratif de la commande publique : réception et enregistrement des devis, gestion des bons de commande et de livraison, transmission des pièces au service comptabilité, suivi des factures ;
• Participer à la gestion administrative des contrats du service en lien avec les services supports (consultation, exécution, renouvellement, suivi administratif).
Gestion des autorisations de voirie
• Assurer le suivi des demandes d'arrêtés de voirie et d'occupation du domaine public (permissions de voirie, permis de stationnement), en lien avec le Secrétariat général.
Profil recherché
Profil recherché
Compétences et connaissances
• Une première expérience sur un poste administratif similaire est appréciée ;
• Excellentes qualités rédactionnelles et maîtrise de l'expression écrite ;
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques ;
• Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales appréciée.
Qualités attendues
• Sens de l'organisation et rigueur ;
• Autonomie et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément ;
• Qualités relationnelles et sens du service public ;
• Esprit d'équipe et capacité d'adaptation ;
• Discrétion et respect de la confidentialité.
Compétences et connaissances
• Une première expérience sur un poste administratif similaire est appréciée ;
• Excellentes qualités rédactionnelles et maîtrise de l'expression écrite ;
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques ;
• Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales appréciée.
Qualités attendues
• Sens de l'organisation et rigueur ;
• Autonomie et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément ;
• Qualités relationnelles et sens du service public ;
• Esprit d'équipe et capacité d'adaptation ;
• Discrétion et respect de la confidentialité.
Autres informations
Non renseignées