Assistant(e) administratif(ve) (h/f)

L’assistant(e) administratif(ve) assure l’accueil, réceptionne et oriente les correspondants dans le service, direction ou pôle
souhaités. Elle/Il fournit les renseignements dans le domaine d’activité du service et assure le suivi administratif du
service.

- Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8
du code général de la fonction publique).

• Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
- Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
- Relever et transmettre les messages
- Enregistrer les demandes d’intervention des différents services

• Traitement et suivi administratif
- Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir
- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion)
- Mettre à la signature
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
- Classer, archiver les documents
- Reprographier
- Préparer, enregistrer des bons de commande
- Enregistrer et ventiler des factures

• Traitement et suivi des dossiers spécifiques
- Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
- Saisir et mettre en forme des documents propres à l’activité du service (bons de commande, notes de services, PV de
travaux factures…)
- Alimenter et actualiser les tableaux de bord

• Suivi administratif des personnels
- Tenir à jour les plannings de congés du service
- Transmettre pour validation hiérarchie et DRH

Mobilisation dans le cadre de de l’organisation des scrutins des élections.