Assistant(e) administratif(ve) (H/F)

Sous l'autorité du responsable de service elle assure l'accueil physique et téléphonique, la gestion des courriers, dossiers administratifs et du budget alloué au service. Elle assure aussi le suivi des marchés publique à travers les logiciels à dispositions. Une responsable des données dans une collectivité est chargée de la gestion, de la protection et de l'exploitation des données publiques et internes. Son rôle s'inscrit dans une dynamique de transition numérique, tout en garantissant leur sécurité et leur conformité aux réglementations (comme le RGPD).

Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).

• Accueillir, renseigner et orienter les correspondants (physique et téléphonique)
• Réceptionner et enregistrer les demandes d'intervention des différents services
• Assurer le suivi des demandes logistiques (événements, décès, associations)
Traitement et suivi administratif

• Enregistrer et traiter le courrier (arrivée/départ) : ventilation
• Préparer, rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, notes, rapports)
• Assurer la gestion et le suivi des parapheurs
• Classer et archiver les documents administratifs
• Gestion d'équipe administratif et de données

Suivi des dossiers spécifiques
• Vérifier la conformité des pièces des dossiers administratifs
• Saisir et mettre en forme des documents spécifiques au service (bons de commande, notes, factures)
• Alimenter et mettre à jour les tableaux de bord
Suivi administratif du personnel
• Gérer les plannings des congés, récupérations et autres absences
• Transmettre les informations pour validation à la hiérarchie et à la DRH
• Assurer le suivi des heures supplémentaires, astreintes et autorisations de circulation

• Assurer le suivi et l'enregistrement des courriers (arrivée et départ)
• Pallier l'absence des collègues et assurer la continuité des tâches administratives
• Accueil et formation des apprentis stagiaire
• Gestion d'équipe administratif