← Retour
MAIRIE DE SAINT-JEAN-D'ILLAC
Assistante administrative
120 Avenue du Las, Saint-Jean-d'Illac (Gironde (33))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 3 semaines
Description du poste
Relations fonctionnelles
- Relations avec La Directrice du CCAS pour recevoir des directives, rendre compte et échanger des informations.
- Collaboration avec les agents du service et l’élue en charge de la Solidarité
- Relations avec l’ensemble des services
- Relations avec les administrés pour l’ensemble des activités du poste
- Collaboration et échanges d’informations avec les administrations et partenaires institutionnels
- Relations avec La Directrice du CCAS pour recevoir des directives, rendre compte et échanger des informations.
- Collaboration avec les agents du service et l’élue en charge de la Solidarité
- Relations avec l’ensemble des services
- Relations avec les administrés pour l’ensemble des activités du poste
- Collaboration et échanges d’informations avec les administrations et partenaires institutionnels
Votre mission
Missions (non exhaustives)
1. Assurer la gestion administrative du service
2. Assurer l’accueil et le traitement de la demande de l’usager
3. Assurer la gestion de la Banque alimentaire
4. Assurer la gestion administrative des actions collectives du Pôle Séniors
5. Assurer le suivi administratif et l’exécution des opérations budgétaires et comptable du CCAS
6. Assurer la mission de mandataire suppléant dans le cadre de la régie du CCAS
7. Assurer la gestion administrative du portage de repas à domicile
8. Participer à la vie du service
Tâches et activités (non exhaustives)
Mission 1 : Assurer la gestion administrative du service
• Assurer la rédaction des courriers et mailings
• Contribuer à la préparation des supports nécessaires à la Direction (rapport d’activité, notes internes, courriers officiels)
• Rédiger des courriers administratifs ; envoyer des convocations
Mission 2 : Assurer l’accueil et le traitement de la demande de l’usager
• Accueillir les usagers (accueil physique et téléphonique) et leur assurer une réponse de premier niveau : renseignements ; délivrance d’imprimés ; orientation vers des partenaires …
• Prendre les rendez-vous
• Réceptionner ; traiter et suivre les courriers et courriels entrants et sortants
• Assurer la remise des courriers aux personnes domiciliées au CCAS
Mission 3 : Assurer la gestion de la banque alimentaire
• Assurer la préparation des colis alimentaires en lien avec les bénévoles
• Assurer la distribution des colis alimentaires
• Coordonner l’équipe des bénévoles : gestion des plannings, animer les réunions …
• Assurer la relation avec les partenaires et gérer les conventions
• Établir les courriers d’acceptation/refus
• Gérer l’état des stocks
• Veiller au respect des règles d’hygiène du local (nettoyage immédiat du local après accueil des denrées)
• Mettre à jour les alertes sanitaires
• Veiller au bon fonctionnement des frigos
• Mettre à jour les données dans les outils métiers
Mission 4 : Assurer la gestion administrative des actions collectives du Pôle Séniors
• Travailler en collaboration avec la référente du Pôle Seniors
• Assurer le suivi administratif des activités et animations du Pôle Seniors
• Rédiger, mettre en forme et diffuser les courrier autours des actions collectives du Pôle Séniors
• Assurer l’inscription et le suivi des participants en lien avec la référente
Mission 5 : Assurer le suivi administratif et l’exécution des opérations budgétaires et comptable du CCAS
• Assurer le suivi des devis et des contrats prestataires en lien avec la Direction
• Réaliser les bons de commande et les engagements
• Vérifier la conformité des livraisons
• Vérifier la conformité des factures
• Saisir les mandatements et titres de recettes
• Réaliser les processus comptables de fin d’année en lien avec le SGC
• Participer à la préparation budgétaire avec la Direction
Mission 6 : Assurer la mission de mandataire suppléant dans le cadre de la régie du CCAS
• Réaliser des opérations de paiement de dépenses et/ou d’encaissement de recettes pour assurer un service de proximité
• Élaborer et mettre à jour les différents tableaux de suivi
• Assurer le lien avec le SGC
• Participer aux procédures de fin d’année
• Assurer la mise à jour et le rattrapage des données de régie dans le logiciel métier.
Mission 7 : Assurer la gestion administrative du portage de repas à domicile
• Gérer la gestion administrative du portage
• Établir la facturation et les attestations fiscales
• Assurer le suivi des impayés
• Mettre à jour les données dans l’outil métier
Mission 8 : Participer à la vie du service
• Participer aux réunions de service
• Prendre le relais de l’assistant administratif et agent d’accueil sur certaines tâches en cas de nécessité de service
1. Assurer la gestion administrative du service
2. Assurer l’accueil et le traitement de la demande de l’usager
3. Assurer la gestion de la Banque alimentaire
4. Assurer la gestion administrative des actions collectives du Pôle Séniors
5. Assurer le suivi administratif et l’exécution des opérations budgétaires et comptable du CCAS
6. Assurer la mission de mandataire suppléant dans le cadre de la régie du CCAS
7. Assurer la gestion administrative du portage de repas à domicile
8. Participer à la vie du service
Tâches et activités (non exhaustives)
Mission 1 : Assurer la gestion administrative du service
• Assurer la rédaction des courriers et mailings
• Contribuer à la préparation des supports nécessaires à la Direction (rapport d’activité, notes internes, courriers officiels)
• Rédiger des courriers administratifs ; envoyer des convocations
Mission 2 : Assurer l’accueil et le traitement de la demande de l’usager
• Accueillir les usagers (accueil physique et téléphonique) et leur assurer une réponse de premier niveau : renseignements ; délivrance d’imprimés ; orientation vers des partenaires …
• Prendre les rendez-vous
• Réceptionner ; traiter et suivre les courriers et courriels entrants et sortants
• Assurer la remise des courriers aux personnes domiciliées au CCAS
Mission 3 : Assurer la gestion de la banque alimentaire
• Assurer la préparation des colis alimentaires en lien avec les bénévoles
• Assurer la distribution des colis alimentaires
• Coordonner l’équipe des bénévoles : gestion des plannings, animer les réunions …
• Assurer la relation avec les partenaires et gérer les conventions
• Établir les courriers d’acceptation/refus
• Gérer l’état des stocks
• Veiller au respect des règles d’hygiène du local (nettoyage immédiat du local après accueil des denrées)
• Mettre à jour les alertes sanitaires
• Veiller au bon fonctionnement des frigos
• Mettre à jour les données dans les outils métiers
Mission 4 : Assurer la gestion administrative des actions collectives du Pôle Séniors
• Travailler en collaboration avec la référente du Pôle Seniors
• Assurer le suivi administratif des activités et animations du Pôle Seniors
• Rédiger, mettre en forme et diffuser les courrier autours des actions collectives du Pôle Séniors
• Assurer l’inscription et le suivi des participants en lien avec la référente
Mission 5 : Assurer le suivi administratif et l’exécution des opérations budgétaires et comptable du CCAS
• Assurer le suivi des devis et des contrats prestataires en lien avec la Direction
• Réaliser les bons de commande et les engagements
• Vérifier la conformité des livraisons
• Vérifier la conformité des factures
• Saisir les mandatements et titres de recettes
• Réaliser les processus comptables de fin d’année en lien avec le SGC
• Participer à la préparation budgétaire avec la Direction
Mission 6 : Assurer la mission de mandataire suppléant dans le cadre de la régie du CCAS
• Réaliser des opérations de paiement de dépenses et/ou d’encaissement de recettes pour assurer un service de proximité
• Élaborer et mettre à jour les différents tableaux de suivi
• Assurer le lien avec le SGC
• Participer aux procédures de fin d’année
• Assurer la mise à jour et le rattrapage des données de régie dans le logiciel métier.
Mission 7 : Assurer la gestion administrative du portage de repas à domicile
• Gérer la gestion administrative du portage
• Établir la facturation et les attestations fiscales
• Assurer le suivi des impayés
• Mettre à jour les données dans l’outil métier
Mission 8 : Participer à la vie du service
• Participer aux réunions de service
• Prendre le relais de l’assistant administratif et agent d’accueil sur certaines tâches en cas de nécessité de service
Profil recherché
Compétences
Savoir
• Connaître les différentes missions et obligations du service
• Maitriser les logiciels bureautiques et spécifiques (JVS, Millésime)
• Connaître les dispositifs et acteurs de l’action social du territoire
• Connaitre l’organigramme de la collectivité et les missions des différents services
• Maitriser les techniques de secrétariat
• Maitriser les techniques d’accueil et de communication
Savoir faire
• Savoir respecter les consignes
• Savoir rendre compte
• Savoir rédiger
• Savoir être réactif
• Savoir dire non
• Capacité d’écoute et d’analyse
• Savoir gérer les publics difficiles et les relations conflictuelles
• Savoir gérer les situations de stress
• Savoir identifier la nature et le degré d’urgence de la demande
• Savoir conserver la neutralité et l’objectivité face aux situations
Savoir être
• Avoir l’esprit d’équipe
• Être respectueux de la hiérarchie
• Être rigoureux
• Être organisé
• Être disponible
• Être volontaire
• Être respectueux des obligations de discrétions et de confidentialité
• Avoir le sens du service public
• Avoir un bon relationnel
Savoir
• Connaître les différentes missions et obligations du service
• Maitriser les logiciels bureautiques et spécifiques (JVS, Millésime)
• Connaître les dispositifs et acteurs de l’action social du territoire
• Connaitre l’organigramme de la collectivité et les missions des différents services
• Maitriser les techniques de secrétariat
• Maitriser les techniques d’accueil et de communication
Savoir faire
• Savoir respecter les consignes
• Savoir rendre compte
• Savoir rédiger
• Savoir être réactif
• Savoir dire non
• Capacité d’écoute et d’analyse
• Savoir gérer les publics difficiles et les relations conflictuelles
• Savoir gérer les situations de stress
• Savoir identifier la nature et le degré d’urgence de la demande
• Savoir conserver la neutralité et l’objectivité face aux situations
Savoir être
• Avoir l’esprit d’équipe
• Être respectueux de la hiérarchie
• Être rigoureux
• Être organisé
• Être disponible
• Être volontaire
• Être respectueux des obligations de discrétions et de confidentialité
• Avoir le sens du service public
• Avoir un bon relationnel
Autres informations
Non renseignées