Assistante administrative

Assurer la gestion administrative, logistique et financière quotidienne du service, en garantissant la continuité et la fiabilité des processus internes (courrier, budget, ressources humaines, matériel, accueil).

Veiller à la bonne organisation du secrétariat et à la fluidité des échanges d’information au sein du service et avec les directions supports.

Assurer la supervision administrative et financière de la fourrière animale intercommunale.

• Organiser et assurer l’accueil téléphonique et l’accueil général :

◦ Accueil téléphonique et physique du public, des partenaires et des agents du service.
◦ Assurer le renseignement de premier niveau aux usagers et l’orientation vers les interlocuteurs compétents.
◦ Suivi dynamique et rigoureux de la boîte mail de service et diffusion des informations.
◦ Suivi du matériel, des fournitures et gestion des stocks pour l’ensemble du service.
◦ Assurer l’accueil général du service aux côtés des autres agents administratifs.
◦ Organiser, optimiser et garantir la continuité du service administratif, en coordination avec l’assistante de direction et les autres agents administratifs.

• Réaliser et superviser la gestion administrative générale du service :

◦ Superviser le fonctionnement administratif quotidien du service et veiller à la bonne application des procédures internes.
◦ Réaliser, suivre et contrôler les bons de commande, en lien avec le budget du service.
◦ Participer à la préparation et au suivi budgétaire (engagements, factures, consommations).
◦ Assurer la création, la mise à jour et le suivi des outils de suivi d’activité (tableaux de bord, bilans, indicateurs).
◦ Assurer la gestion, la rédaction et la diffusion des courriers du service.
◦ Mettre en forme les documents administratifs (notes, rapports, présentations).
◦ Assurer la gestion et le suivi des parapheurs et des circuits de signature.
◦ Participer à la coordination avec les services supports (finances, RH, moyens généraux, informatique) pour garantir la bonne circulation des informations administratives.
◦ Garantir la continuité administrative du service en cas d’absence d’un agent administratif.

• Assurer la gestion administrative et budgétaire de la fourrière animale de Grand Châtellerault :

◦ Assurer le lien avec le prestataire de gestion de la fourrière animale.
◦ Assurer l’établissement des mémoires administratifs.
◦ Assurer la supervision du budget alloué et réaliser l’execution budgétaire.
◦ Assurer l’instruction des signalements de chats libres et assurer la mise en œuvre des opérations de lutte.
◦ Aviser la hiérarchie des situations particulières.

• Participer, le cas échéant, à l’assistance administrative auprès du responsable de service :
◦ Assurer ponctuellement la gestion de rendez-vous.
◦ Assurer ponctuellement un soutien administratif sur des dossiers spécifiques.
◦ Assurer, en cas d’absence de la seconde assistante administrative, la continuité de service sur les missions qui le nécessitent.

• Participer aux autres missions relatives à la sécurité civile :
◦ Participe ponctuellement aux missions administratives relatives au spectre de la sécurité civile (PCS, PICS, gestion de crise, astreintes …)
◦ Être collaboratrice de gestion de crise, le cas échéant.