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VALROS
Assistante administrative Accueil/ APC/ Secrétariat Comptabilité (h/f)
101 rue de la mairie, Valros (Hérault (34))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Temps partiel
Citoyenneté, population
Publié il y a 1 mois
Description du poste
Définition du poste :
Sous l’autorité de la Directrice Générale Adjointe, l’agent est en charge de :
- La gestion de l’Agence Postale Communale (APC)
- Les missions administratives : secrétariat, comptabilité, suivi de dossiers (ENEDIS/EDF, Eau, Baux)
- L’accueil physique et téléphonique du public.
Contraintes spécifiques du poste :
• Présence obligatoire aux horaires d’ouverture au public.
• Coordination des congés avec les autres agents du service administratif.
• Adaptation des horaires en période de congés ou de remplacements (heures complémentaires/supplémentaires, récupération ou rémunération).
• Participation ponctuelle à des réunions en dehors des horaires habituels.
• Respect strict de la réglementation en vigueur
Situation statutaire du poste / Temps de travail :
Catégorie : C – filière administrative
Titulaire/Stagiaire/Contractuel (le)
Temps non-complet – 28 heures hebdomadaires
Sous l’autorité de la Directrice Générale Adjointe, l’agent est en charge de :
- La gestion de l’Agence Postale Communale (APC)
- Les missions administratives : secrétariat, comptabilité, suivi de dossiers (ENEDIS/EDF, Eau, Baux)
- L’accueil physique et téléphonique du public.
Contraintes spécifiques du poste :
• Présence obligatoire aux horaires d’ouverture au public.
• Coordination des congés avec les autres agents du service administratif.
• Adaptation des horaires en période de congés ou de remplacements (heures complémentaires/supplémentaires, récupération ou rémunération).
• Participation ponctuelle à des réunions en dehors des horaires habituels.
• Respect strict de la réglementation en vigueur
Situation statutaire du poste / Temps de travail :
Catégorie : C – filière administrative
Titulaire/Stagiaire/Contractuel (le)
Temps non-complet – 28 heures hebdomadaires
Votre mission
Activités principales :
Gestion de l’Agence Postale Communale (APC)
• Opérations postales (courrier, colis, mandats, etc.).
• Accueil et conseil aux usagers.
Accueil du public
• Accueil physique et téléphonique.
• Renseignements et orientation des usagers.
Secrétariat et gestion administrative
• Classement et gestion des dossiers (courrier, copies, suivi).
• Gestion des salles municipales.
• Inscriptions scolaires et formations au CFMEL.
Comptabilité
• Exécution budgétaire (CCAS, Commune, photovoltaïque).
• Mandats, titres, suivi des contrats.
• Engagement et bon de commande, pointage.
Suivi des dossiers techniques
• ENEDIS/EDF, Eau, Baux, RODP, Publicités, loyers, conventions.
Assurances
• Déclaration et suivi des sinistres et événements (SMACL, GUSO).
Gestion des marchés
• Engagement, avenant, suivi des contrats.
Communication externe
• Suivi et commande des fournitures administratives, agendas, événementiel.
• Participation à la communication au public.
Polyvalence
• Remplacement ponctuel sur les activités d’accueil (standard, mails, dossiers réglementaires, État-Civil, cimetière, élections).
Relations :
Internes : Élus, DGA, DGS, équipe administrative et agents des autres services communaux
Externes : Usagers, La Poste, Collectivités locales, organismes divers et institutions (trésorerie, préfecture, ENEDIS, EDF, assurances…etc)
Gestion de l’Agence Postale Communale (APC)
• Opérations postales (courrier, colis, mandats, etc.).
• Accueil et conseil aux usagers.
Accueil du public
• Accueil physique et téléphonique.
• Renseignements et orientation des usagers.
Secrétariat et gestion administrative
• Classement et gestion des dossiers (courrier, copies, suivi).
• Gestion des salles municipales.
• Inscriptions scolaires et formations au CFMEL.
Comptabilité
• Exécution budgétaire (CCAS, Commune, photovoltaïque).
• Mandats, titres, suivi des contrats.
• Engagement et bon de commande, pointage.
Suivi des dossiers techniques
• ENEDIS/EDF, Eau, Baux, RODP, Publicités, loyers, conventions.
Assurances
• Déclaration et suivi des sinistres et événements (SMACL, GUSO).
Gestion des marchés
• Engagement, avenant, suivi des contrats.
Communication externe
• Suivi et commande des fournitures administratives, agendas, événementiel.
• Participation à la communication au public.
Polyvalence
• Remplacement ponctuel sur les activités d’accueil (standard, mails, dossiers réglementaires, État-Civil, cimetière, élections).
Relations :
Internes : Élus, DGA, DGS, équipe administrative et agents des autres services communaux
Externes : Usagers, La Poste, Collectivités locales, organismes divers et institutions (trésorerie, préfecture, ENEDIS, EDF, assurances…etc)
Profil recherché
Savoirs :
- Environnement institutionnel (collectivités territoriales, fonction publique territoriale
- Réglementation postale, procédures de La Poste, outils de gestion postale
- Techniques d’accueil physique et téléphonique
- Techniques de communication
- Connaissance de la gestion administrative et du secrétariat.
- Comptabilité publique : règles d’exécution budgétaire, logiciels de gestion comptable (Berger Levrault)
- Droit de la commande publique
- Droit des assurances
- Affaires générales (Etat-Civil, Population, Elections …)
- Rédaction de courriers
- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, logiciels de gestion (comptabilité, élections, État-Civil), recherches internet
Expérience & savoir faire :
• Techniques d’accueil, gestion des flux, accueil bienveillant, écoute active
• Autonomie et méthodologie de suivi, priorisation
• Gestion des procédures : suivi rigoureux et réactivité
• Polyvalence et travail en équipe
• Communication et écoute
• Rédaction : prise de notes, rédaction de courriers et mails
• Conception d’outils de suivi (tableaux, etc.)
• Aisance sur logiciels et outils informatiques
• Résistance au stress : gestion des situations urgentes ou complexes
Savoir être :
• Sens du service public.
• Rigueur et discrétion (respect du secret professionnel et de la confidentialité).
• Aisance relationnelle avec le public.
• Sens de l’organisation, autonomie, esprit d’initiative.
• Sens des responsabilités et respect des procédures.
• Adaptabilité, capacité à interagir avec différents interlocuteurs.
• Réactivité et gestion du stress.
Caractéristiques particulières :
Outils logiciels : Logiciels de gestion postale, comptable (Berger Levrault), bureautique, outils de dématérialisation.
Polyvalence : Capacité à assurer des remplacements sur l’ensemble des activités de l’accueil pouvant impacter les horaires de travail habituels
- Environnement institutionnel (collectivités territoriales, fonction publique territoriale
- Réglementation postale, procédures de La Poste, outils de gestion postale
- Techniques d’accueil physique et téléphonique
- Techniques de communication
- Connaissance de la gestion administrative et du secrétariat.
- Comptabilité publique : règles d’exécution budgétaire, logiciels de gestion comptable (Berger Levrault)
- Droit de la commande publique
- Droit des assurances
- Affaires générales (Etat-Civil, Population, Elections …)
- Rédaction de courriers
- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, logiciels de gestion (comptabilité, élections, État-Civil), recherches internet
Expérience & savoir faire :
• Techniques d’accueil, gestion des flux, accueil bienveillant, écoute active
• Autonomie et méthodologie de suivi, priorisation
• Gestion des procédures : suivi rigoureux et réactivité
• Polyvalence et travail en équipe
• Communication et écoute
• Rédaction : prise de notes, rédaction de courriers et mails
• Conception d’outils de suivi (tableaux, etc.)
• Aisance sur logiciels et outils informatiques
• Résistance au stress : gestion des situations urgentes ou complexes
Savoir être :
• Sens du service public.
• Rigueur et discrétion (respect du secret professionnel et de la confidentialité).
• Aisance relationnelle avec le public.
• Sens de l’organisation, autonomie, esprit d’initiative.
• Sens des responsabilités et respect des procédures.
• Adaptabilité, capacité à interagir avec différents interlocuteurs.
• Réactivité et gestion du stress.
Caractéristiques particulières :
Outils logiciels : Logiciels de gestion postale, comptable (Berger Levrault), bureautique, outils de dématérialisation.
Polyvalence : Capacité à assurer des remplacements sur l’ensemble des activités de l’accueil pouvant impacter les horaires de travail habituels
Autres informations
Non renseignées