assistante administrative - accueil et aménagement du territoire

Composée de 33 communes et forte de 13 215 habitants, la Communauté de Communes du Pays Riolais observe une dynamique favorable en termes de développement économique et démographique. La collectivité exerce des compétences multiples et fondamentales pour assurer la qualité de vie des habitants. Ces dernières englobent la gestion des équipements scolaires et des structures dédiées à la petite enfance, les infrastructures de loisirs, l'approvisionnement en eau et l'assainissement, la collecte des déchets ménagers, le développement économique ainsi que le service de transport à la demande.

L'agent sera placé sous la responsabilité directe du N+1 .

Poste à temps Complet (28h/semaine).

MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE :

1/ ACCUEIL

Assurer l’accueil (physique, téléphonique, courriel) de l’établissement :
• Représenter et valoriser l’image et les missions de la CCPR
• Apporter un 1er niveau de réponse au public : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements
• Gérer les mails entrants : consultation régulière et quotidienne et assurer une réactivité des réponses
• Accueillir et orienter le public
• Informer le public sur les missions et le fonctionnement de l’établissement
• Renseigner et orienter le public vers les services externes compétents

Gérer le courrier et assurer la diffusion de l’information :
• Chrono courrier : traiter le courrier arrivé, le trier, préparer la diffusion et le transmettre aux services
• Préparer le départ du courrier, mettre sous pli
• Affranchissement et dépôt à la poste, diffusion de l’information en général
• Assurer la logistique des envois en nombres et des expéditions spécifiques
• Diffuser les informations diverses destinées au personnel (fax…)

Animer et organiser les espaces d’accueil et d’information :
• Veiller au confort et rangement des espaces d’accueil
• Actualiser en permanence l’affichage et les informations mises à la disposition du public
• Créer des messages d’information et de communication, en assurer la diffusion sur les présentoirs et/ou dans les espaces d’accueil
Assurer certaines tâches administratives (sous la responsabilité du n+1) :
• Saisir et mettre en forme des documents informatiques divers sur la base des données transmises
• Assurer le tri, le classement, l’archivage et la numérisation des documents administratifs
• Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations

Participer à la réalisation matérielle et logistique d’actions :
• Participer à la logistique des actions (envoi d’invitations, réalisation de badges, préparation de collation…)
• Gérer les inscriptions
• Participer aux événements organisés par la collectivité (assurer une présence, remise de documents, émargement…)
• Communiquer et informer sur les événements organisés par la collectivité (réunions, colloque…)

Assurer la comptabilisation des appels :
• Saisir le nombre d’accueil téléphonique et physique dans le logiciel comptabilisation d’appels, afin d’avoir un suivi de l’activité.

2/ AMENAGEMENT DU TERRITOIRE

Appui administratif et gestion courante :
• Gestion des demandes des particuliers et des professionnels => orientation vers les bons interlocuteurs, suivi des réponses
• Participation à l’organisation des réunions => s’assurer des disponibilités des différents participants (administratifs, élus, intervenants extérieurs…) pour fixer les réunions, renvoyer des rappels aux participants avant les réunions
• Traitement de la taxe de séjour => poursuivre le travail de suivi et de relance, préparer des tableaux de suivi relatif à cette thématique
• Gestion du courrier => réception, envoi, affranchissement, gestion du parapheur
• Lien avec le service communication => partager les informations importantes du service aménagement du territoire (réunions publiques, réunions avec chefs d’entreprises, conférence des maires sur une thématique de l’aménagement du territoire…)
Soutien aux projets :
• Préparation des dossiers de subventions ou de demandes d’aides : compilation des pièces, vérification des formulaires, s’assurer de la complétude des dossiers (sur la forme)
• Suivi des conventions : veiller à leurs applications, s’assurer des dates de caducité et de leurs renouvellements, faire le lien avec les organismes concernés (Région, Département…)
• Assister le chargé de missions dans la gestion quotidienne des dossiers structurants (évolution du PLUi, étude de faisabilité des voies douces, gestion du foncier économique et des porteurs de projets), et plus globalement, tous les dossiers de l’aménagement du territoire nécessitant un travail de fond et de suivi sur le long terme
• En lien avec l’apprenti : suivi administratif des demandes d’évolutions du PLUi => répertorier les différentes demandes dans un tableau de suivi, mettre en forme les courriers de réponses à faire signer aux élus, répertorier et classer les demandes en fonction de leurs natures (reclassement d’une parcelle d’une zone A ou N vers une zone U, modification du règlement écrit pour les besoins d’un projet…)

Relations fonctionnelles :
Relations internes : élus, DGS, responsables de services, agents de la collectivité,
Relations externes : les usagers, collectivités, fournisseurs, prestataires…

Moyens mis à disposition :
Outils informatiques et bureautiques : PC, imprimante, copieur, téléphone, standard, messagerie Internet, Drive, protections (antivirus, onduleur).
Logiciels spécifiques

Conditions et contraintes d’exercice :
Horaires définis en fonction des nécessités de service, des plages d’ouverture au public
Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve.
Sens du service public.
Gestion simultanée de différents dossiers.
Travailler au sein de différents services