MISSIONS

Missions administratives
• Assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction
• Rédiger des documents administratifs (certificats administratifs, décisions et délibérations courantes et récurrentes) de la direction
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, comptes rendus …
• Gérer administrativement le service enfance (déclaration TAM, données activités CAF…)
• Participer à l’organisation du recrutement des vacataires ou saisonniers du service enfance.
• Renseigner les tableaux de suivi des activités du service enfance
• Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions de la direction (réserver un lieu, inviter les participants…)
Missions financières
• Régisseur de recettes suppléant du service enfance (périscolaire et extrascolaire) et de la régie d’avance ALSH-ALP
• Traiter les factures des services de la direction (Enfance et EAJE)
• Suivre et respecter les marchés de la direction
• Rédiger les bons d’engagements et prendre les commandes des services de la direction
• Suivre le budget du service enfance

Missions spécifiques
• Continuité de service en cas d’absence de la directrice Enfance- Petite Enfance
• Accompagner les agents du GUE sur les aspects techniques
(Gestion des incidents et demandes d’inscription particulières) :
- Réponses récurrentes qui ne demandent pas un arbitrage par la directrice Enfance.
- Réponses plus complexes en collaboration avec la directrice Enfance
• Renfort ponctuel au service des affaires scolaires
• Assurer la relation avec la société Abélium en lien avec la directrice Enfance
• Paramétrer les éléments sur logiciel Abélium
• Veille de la Gestion Electronique de Documents (GED) sur le logiciel

Savoirs

• Environnement territorial, acteurs institutionnels, sociaux, culturels et associatifs locaux
• Procédures comptables et administratives
• Communication orale et écrite
• Connaissances des progiciels et des procédures de la direction
• Techniques de secrétariat

Savoirs faire
• Apprécier la validité des pièces justificatives
• Contrôler les factures
• Identifier un problème
• Maitriser l’outil informatique
• Planifier son travail

Savoirs être

• Rigoureux, méthodique, disponible
• Discrétion et secret professionnel
• Autonomie et sens de la hiérarchie

Non renseignées