La Communauté de Communes Estuaire et Sillon recrute pour son service Aménagement de l'Espace sur la Commune de Savenay un assistant administratif ou une assistante administrative, pour effectuer un remplacement.

Vos missions :
Activités principales et compétences associées
Accueil de la direction
* Accueillir physiquement ou par téléphone les interlocuteurs
* Donner les informations préliminaires et orienter les interlocuteurs
* Gérer l'agenda de la direction (rendez-vous avec les élus, les porteurs de projets et les partenaires)
Assistance administrative de la direction
* Gérer le courrier papier et numérique
* Organiser, planifier et suivre les réunions : dates, agendas, convocations....
* Réserver les salles, des équipements et les véhicules
* Organiser les déplacements, gérer les frais km et restaurant
* Appuyer à la rédaction, la mise en forme et l'envoi des comptes-rendus de réunion
* Organiser, saisir et suivre l'archivage des dossiers de la direction
* Suivre les parapheurs électroniques et papiers de la direction
* Suivre et mettre à jour les congés et les heures de récupérations des agents de la direction
* Aider à la préparation du budget général et du budget vert de la direction
* Assurer le suivi des déclarations d'intention d'aliéner (DIA)
* Assurer le suivi des conventions avec les partenaires, rédiger des décisions
* Assurer le suivi administratif des études générales, le cas échéant (consultation, bons de commande...)
* Aider à l'organisation de l'arborescence informatique et l'archivage numérique des dossiers de la direction
Activités spécifiques
En l'absence de l'agent d'accueil dédié de la Communauté de communes (les lundis, congés et absences ponctuelles), l'assistante administrative de la DAE assure les missions suivantes :
* L'accueil physique et téléphonique
* La réception, l'enregistrement et la diffusion du courrier, des parapheurs et des colis
* La gestion de la messagerie générale
* L'assistance à la maintenance des outils bureautiques (copieur, machine à affranchir, fontaine à eau etc...) et la gestion des demandes d'interventions techniques pour le bâtiment du siège
* En cas d'urgence et à titre exceptionnel, le remplacement de l'assistante de direction en son absence sur certains domaines tout en assurant l'accueil général du public

Conditions de travail : travail à temps complet

Lieu de travail : Savenay

Grade(s) demandé(s) : adjoint administratif

Renseignements complémentaires : Monsieur Franck BONHOME - Directeur de l'Aménagement de l'Espace - 02 40 56 88 22 - f.bonhome@estuaire-sillon.fr

Avantages liés au poste :
* Une participation mutuelle
* Accessibilité : la commune de Savenay est accessible en train (remboursement des abonnements de transports à hauteur de 75%)
Salaire brut mensuel minimum : 2187€

Savoirs généraux et socio-professionnels
* Connaissance des collectivités territoriales
* Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel et Outlook)
* Maitrise des outils de gestion des courriers (DOTELEC), de la plateforme des transmissions des actes (IXBUS), et du logiciel OXALIS pour les DIA
* Bonne connaissance des outils de gestion de financière (CIRIL, MANTY)
* Maitrise des techniques du secrétariat (prise de note)
* Qualité d'expression orale et écrite
* Capacité à recevoir et orienter les demandes
Savoirs être
* Qualité relationnelle et sens du contact
* Capacité d'organisation
* Rigueur
* Discrétion et diplomatie
* Polyvalence et adaptabilité

Non renseignées