Assistante administrative du service Eau Potable

La Communauté de communes des 7 Vallées, territoire rural, compte 66 communes et 30 000 habitants. Elle gère la compétence eau potable sur la majorité du territoire en régie (44 communes et 24 000 habitants), les autres étant adhérents d’un syndicat supra communautaire.
Placé sous l’autorité des Responsables de service, vous avez pour mission d’assurer la gestion administrative du service en lien avec les agents du service, les services supports de la communauté de communes et les partenaires extérieurs à l’établissement.

1. Assistance administrative du service :
- Assurer le secrétariat du service : gestion des appels, du courrier
- Rédiger et / ou mettre en forme des documents administratifs : courriers, ordre du jour, rapports etc.
- Gérer les agendas et organiser les réunions
- Rédiger les délibérations
- Préparer et suivre les dossiers administratifs
- Organiser le conseil d’exploitation
- Être le relai des services supports de la Communauté de communes (RH, finances, secrétariat général) et les services opérationnels

2. Relations avec les usagers
- Planifier les interventions avec les usagers en concertation avec les chefs d’équipe
- Optimiser les interventions pour limiter les déplacements
- Préparer les éléments nécessaires à la facturation des interventions en lien avec le service gestion budgétaire et comptable

2. Suivi budgétaire et comptable :
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- Créer et suivre les bons de commandes dans le respect des procédures internes
- Contrôler les factures puis valider la mise en paiement en lien avec les demandeurs et le service comptabilité

3. Suivi des marchés publics :
- Préparer les pièces administratives dans le cadre des procédures de mise en concurrence en lien avec les responsables et le service de la commande publique
- Participer à l’analyse des offres
- Suivre l’exécution administrative des marchés

4. Suivi des dossiers de demandes de subventions :
- Constituer et suivre les dossiers de demandes subventions en lien avec les partenaires (Agence de l’eau)
- Suivre les échéances pour garantir la trésorerie du service
- Préparer les bilans et organier le reporting