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C.C.A.S. BLANQUEFORT
Assistante administrative (H/F)
12 rue dupaty bp 20117, Blanquefort (Gironde (33))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Temps partiel
Citoyenneté, population
Publié il y a 4 semaines
Description du poste
Vous souhaitez rejoindre une équipe engagée au service des habitants et mettre vos compétences administratives au service d’une mission de solidarité ? Vous aimez organiser, coordonner, rédiger et assurer le suivi de dossiers variés ?
Le CCAS recherche une Assistante administrative à 50 % (0,5 ETP) pour rejoindre son Pôle Solidarité.
Sous l’autorité de la Directrice adjointe du CCAS, vous êtes un véritable appui à l’équipe de direction.
Votre rôle est de contribuer au bon fonctionnement administratif du Pôle Solidarité en assurant des missions d’organisation, de suivi, de rédaction et de coordination.
Vous êtes un interlocuteur privilégié pour faciliter la circulation de l’information, assurer le suivi des dossiers et veiller au respect des échéances.
Vous intervenez également dans la gestion et l’archivage des documents du pôle et pouvez venir en renfort de l’équipe d’accueil du CCAS.
Ce poste polyvalent vous permettra de travailler avec différents interlocuteurs et de contribuer concrètement à la qualité du service rendu aux habitants.
Le CCAS recherche une Assistante administrative à 50 % (0,5 ETP) pour rejoindre son Pôle Solidarité.
Sous l’autorité de la Directrice adjointe du CCAS, vous êtes un véritable appui à l’équipe de direction.
Votre rôle est de contribuer au bon fonctionnement administratif du Pôle Solidarité en assurant des missions d’organisation, de suivi, de rédaction et de coordination.
Vous êtes un interlocuteur privilégié pour faciliter la circulation de l’information, assurer le suivi des dossiers et veiller au respect des échéances.
Vous intervenez également dans la gestion et l’archivage des documents du pôle et pouvez venir en renfort de l’équipe d’accueil du CCAS.
Ce poste polyvalent vous permettra de travailler avec différents interlocuteurs et de contribuer concrètement à la qualité du service rendu aux habitants.
Votre mission
1- Assurer le secrétariat de direction :
Vous participez à la préparation et au suivi des conseils d’administration du CCAS, notamment :
• Préparation et mise en forme des délibérations ;
• Préparation et envoi des convocations et des pièces aux membres du conseil d’administration ;
• Suivi du contrôle de légalité ;
• Publication et notification des actes ;
• Classement des documents dans Teams ;
• Élaboration et mise à jour du registre des délibérations.
2- Vous assurez également le suivi des conventions :
• Mise à jour des tableaux de suivi ;
• Anticipation des échéances et des renouvellements ;
• Participation à la rédaction des conventions en lien avec le PTO ;
• Suivi du circuit de signature ;
• Transmission des conventions aux partenaires.
Vous participez au suivi des demandes de subventions et à la préparation des commissions.
Vous contribuez à la réalisation de bilans et de rapports et assurez la rédaction des comptes-rendus de réunions.
3- Assurer la gestion administrative du service :
Vous contribuez à l’organisation et au fonctionnement quotidien du Pôle Solidarité :
• Organisation du planning annuel des permanences et lien avec les partenaires ;
• Suivi des demandes techniques auprès des services concernés ;
• Suivi des demandes auprès du service informatique de Bordeaux Métropole, hors demandes individuelles des agents ;
• Réservation des salles de réunion ;
• Élaboration de plannings ;
• Gestion des fournitures administratives.
Selon les besoins du service, vous pouvez être amené(e) à vous déplacer ponctuellement sur les différents sites du CCAS, notamment au pôle santé ou dans les logements gérés par le CCAS.
4- Être référente archives du Pôle Solidarité :
En lien avec Bordeaux Métropole, vous êtes la personne référente pour l’organisation et le suivi des archives du Pôle Solidarité.
Vous assurez notamment :
• Le classement et l’archivage des dossiers ;
• Le suivi de l’organisation des archives ;
• La mise à jour régulière du registre des archives ;
• Le respect des règles de classement, de conservation et de confidentialité.
Mission secondaire : Participer à l’accueil du CCAS
En complément de vos missions principales, vous intervenez en renfort de l’équipe des agents d’accueil pour assurer l’accueil physique et téléphonique du CCAS.
Vous participez à la préparation et au suivi des conseils d’administration du CCAS, notamment :
• Préparation et mise en forme des délibérations ;
• Préparation et envoi des convocations et des pièces aux membres du conseil d’administration ;
• Suivi du contrôle de légalité ;
• Publication et notification des actes ;
• Classement des documents dans Teams ;
• Élaboration et mise à jour du registre des délibérations.
2- Vous assurez également le suivi des conventions :
• Mise à jour des tableaux de suivi ;
• Anticipation des échéances et des renouvellements ;
• Participation à la rédaction des conventions en lien avec le PTO ;
• Suivi du circuit de signature ;
• Transmission des conventions aux partenaires.
Vous participez au suivi des demandes de subventions et à la préparation des commissions.
Vous contribuez à la réalisation de bilans et de rapports et assurez la rédaction des comptes-rendus de réunions.
3- Assurer la gestion administrative du service :
Vous contribuez à l’organisation et au fonctionnement quotidien du Pôle Solidarité :
• Organisation du planning annuel des permanences et lien avec les partenaires ;
• Suivi des demandes techniques auprès des services concernés ;
• Suivi des demandes auprès du service informatique de Bordeaux Métropole, hors demandes individuelles des agents ;
• Réservation des salles de réunion ;
• Élaboration de plannings ;
• Gestion des fournitures administratives.
Selon les besoins du service, vous pouvez être amené(e) à vous déplacer ponctuellement sur les différents sites du CCAS, notamment au pôle santé ou dans les logements gérés par le CCAS.
4- Être référente archives du Pôle Solidarité :
En lien avec Bordeaux Métropole, vous êtes la personne référente pour l’organisation et le suivi des archives du Pôle Solidarité.
Vous assurez notamment :
• Le classement et l’archivage des dossiers ;
• Le suivi de l’organisation des archives ;
• La mise à jour régulière du registre des archives ;
• Le respect des règles de classement, de conservation et de confidentialité.
Mission secondaire : Participer à l’accueil du CCAS
En complément de vos missions principales, vous intervenez en renfort de l’équipe des agents d’accueil pour assurer l’accueil physique et téléphonique du CCAS.
Profil recherché
Vous disposez idéalement d’une expérience en gestion administrative, secrétariat ou assistance de direction et vous connaissez l’environnement de la fonction publique territoriale.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et numériques, notamment Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams.
Vous êtes reconnu(e) pour votre :
• Rigueur et votre sens de l’organisation, indispensables pour assurer le suivi de nombreux dossiers et échéances ;
• Capacité à travailler en équipe, tout en sachant être autonome dans vos missions ;
• Discrétion, notamment dans le traitement de dossiers nécessitant confidentialité et réserve ;
• Sens de l’écoute et du service ;
• Esprit d’initiative et capacité d’adaptation face aux situations et aux priorités du service ;
• Qualités rédactionnelles ;
• Capacité à anticiper, organiser et assurer un suivi fiable des dossiers.
Vous appréciez les missions diversifiées, vous avez le sens du service public et souhaitez contribuer au fonctionnement d’un service intervenant dans le champ de la solidarité : ce poste est fait pour vous.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et numériques, notamment Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Teams.
Vous êtes reconnu(e) pour votre :
• Rigueur et votre sens de l’organisation, indispensables pour assurer le suivi de nombreux dossiers et échéances ;
• Capacité à travailler en équipe, tout en sachant être autonome dans vos missions ;
• Discrétion, notamment dans le traitement de dossiers nécessitant confidentialité et réserve ;
• Sens de l’écoute et du service ;
• Esprit d’initiative et capacité d’adaptation face aux situations et aux priorités du service ;
• Qualités rédactionnelles ;
• Capacité à anticiper, organiser et assurer un suivi fiable des dossiers.
Vous appréciez les missions diversifiées, vous avez le sens du service public et souhaitez contribuer au fonctionnement d’un service intervenant dans le champ de la solidarité : ce poste est fait pour vous.
Autres informations
Non renseignées