Assistante comptable et administrative

Placé sous la responsabilité de la Directrice Générale des Services, l’agent administratif polyvalent est rattaché au service administratif composé de 7 agents.

Missions principales : La préparation des Conseils municipaux et Conseil d’Administration du CCAS, suivi des élections et des affaires intergénérationnelles.

Préparer le Conseil Municipal
- Constituer les dossiers et les transmettre aux conseillers municipaux avant la séance
- Gestion des décisions prises après la séance (transformation des rapports en délibération, envoi en Préfecture, classement et scan des délibérations)
- Assister au conseil municipal
- Suivi des délibérations (mise sur acte, affichage, envoi et traitement)

Suivi du conseil d’administration du CCAS
- Constituer les dossiers et les transmettre aux conseillers municipaux avant la séance
- Gestion des décisions prises après la séance (transformation des rapports en délibération, envoi en Préfecture, classement et scan des délibérations)
- Suivi des délibérations (mise sur acte, envoi et traitement)

Suivi des élections
- Répondre aux courriers (Préfecture, usagers, etc)
- Mise à disposition des documents
- Prendre connaissance des circulaires et textes de référence
- Inscrire et radier les usagers de la Iiste électorale + envoi des données à l’INSEE
- Organisation des réunions des commissions de contrôle
- Gestion des procurations : vérification
- Organiser le scrutin (imprimer les fichiers, préparer les bureaux de vote, etc) - en binôme
- Editer les listes aux dates obligatoires
- Participer à l’épuration de la liste électorale

Gestion des engagements, édition des bons de commandes, vérification et mandatement des factures, suivi des paiements dans le cadre des marchés publics, retenues de garanties

Inscription des enfants sur la base élève et suivi des dérogations scolaires et des demandes particulières concernant la scolarisation des enfants relevant de l’école primaire.

Suivi des affaires relatives aux liens intergénérationnels : repas des aînés, thés dansants, colis de noël, tenir à jour la Iiste des aînés, envoi de courriers dans le cadre du plan canicule.

En appui de l’agent d’accueil, assurer l’accueil physique et téléphonique, l’information du public, l’état civil, l’instruction et la transmission des cartes d’identité et des passeports.

Régisseur adjoint : encaissement des recettes des régies communales en l’absence de l’agent d’accueil.

Recensement de la population : coordonnateur adjoint.

Communication :
- Remplacement de la chargée de communication en cas d’absence, mise à jour d’Illiwap, mise en Iigne des reportages photos, gestion des documents pour la journée du patrimoine, suivi de la gestion et de l’édition du plan guide, assure la gestion et publication de l’état civil dans l’Offemont Réalité, gestion du diaporama des vœux du Maire, assure la rédaction et la diffusion des documents de la Ruche et des aînés…