Assistante de direction

L’assistante de direction apporte une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

Gestions :
- Agenda de Mme le Maire (prise de rendez-vous, lien avec les différentes institutions et les services de la mairie)
- Base de données contacts du cabinet (suivi et actualisation des contacts sur le logiciel Nelis et GMA)
Suivis :
- Courrier entrant dans le service (diffusion aux élus, etc.)
- Courrier concernant le cabinet sur le logiciel Acropolis (traitement, rédaction de courriers « départ », suivi des indicateurs courrier pour répondre au Label Services Publics +)
- Budget du service (édition des bons de commande et engagements, traitement des factures sur Demabox, liquidations, suivi des lignes budgétaires : assurer un reporting régulier au directeur de cabinet.
- Fiches d’entretien des véhicules et bons d’essences.
- Actes de décès et de naissances pour courriers de condoléances ou de félicitations
- Dossiers usagers lors des permanences décentralisées

Divers :
- Réalisation de publipostages / mises sous pli
- Convocations des élus et futurs mariés pour les signatures de la charte de mariage en lien avec le service Mairie [+]
- Saisie des congés des agents sur le logiciel dédié
- Commande des fournitures administratives
- Accueil des usagers et saisie des coordonnées lors des permanences du Maire