Assistante de direction
Emploi COMMUNE DE ROMANS SUR ISERE
Romans-sur-Isère (Drôme)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
L’assistante de direction apporte une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Gestions :
- Agenda de Mme le Maire (prise de rendez-vous, lien avec les différentes institutions et les services de la mairie)
- Base de données contacts du cabinet (suivi et actualisation des contacts sur le logiciel Nelis et GMA)
Suivis :
- Courrier entrant dans le service (diffusion aux élus, etc.)
- Courrier concernant le cabinet sur le logiciel Acropolis (traitement, rédaction de courriers « départ », suivi des indicateurs courrier pour répondre au Label Services Publics +)
- Budget du service (édition des bons de commande et engagements, traitement des factures sur Demabox, liquidations, suivi des lignes budgétaires : assurer un reporting régulier au directeur de cabinet.
- Fiches d’entretien des véhicules et bons d’essences.
- Actes de décès et de naissances pour courriers de condoléances ou de félicitations
- Dossiers usagers lors des permanences décentralisées
Divers :
- Réalisation de publipostages / mises sous pli
- Convocations des élus et futurs mariés pour les signatures de la charte de mariage en lien avec le service Mairie [+]
- Saisie des congés des agents sur le logiciel dédié
- Commande des fournitures administratives
- Accueil des usagers et saisie des coordonnées lors des permanences du Maire
- Agenda de Mme le Maire (prise de rendez-vous, lien avec les différentes institutions et les services de la mairie)
- Base de données contacts du cabinet (suivi et actualisation des contacts sur le logiciel Nelis et GMA)
Suivis :
- Courrier entrant dans le service (diffusion aux élus, etc.)
- Courrier concernant le cabinet sur le logiciel Acropolis (traitement, rédaction de courriers « départ », suivi des indicateurs courrier pour répondre au Label Services Publics +)
- Budget du service (édition des bons de commande et engagements, traitement des factures sur Demabox, liquidations, suivi des lignes budgétaires : assurer un reporting régulier au directeur de cabinet.
- Fiches d’entretien des véhicules et bons d’essences.
- Actes de décès et de naissances pour courriers de condoléances ou de félicitations
- Dossiers usagers lors des permanences décentralisées
Divers :
- Réalisation de publipostages / mises sous pli
- Convocations des élus et futurs mariés pour les signatures de la charte de mariage en lien avec le service Mairie [+]
- Saisie des congés des agents sur le logiciel dédié
- Commande des fournitures administratives
- Accueil des usagers et saisie des coordonnées lors des permanences du Maire
Profil recherché
- Capacités rédactionnelles
- Disponibilité
- Connaissances des outils bureautiques et logiciels métier
- Gestion du stress et du travail en urgence
- Discrétion
- Organisation et rigueur
- Travail en équipe
- Utilisation des logiciels de comptabilité
- Maitrise de l’expression écrite et orale
- Disponibilité
- Connaissances des outils bureautiques et logiciels métier
- Gestion du stress et du travail en urgence
- Discrétion
- Organisation et rigueur
- Travail en équipe
- Utilisation des logiciels de comptabilité
- Maitrise de l’expression écrite et orale
Autres informations
Non renseignées
il y a 2 semaines
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