Assistant(e) de Direction
Emploi SEINE ET YVELINES VOIRIE
Guyancourt (Yvelines)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Assurer le secrétariat de la direction générale en termes d’anticipation des besoins, d'organisation, d'accueil, de communication, de gestion et suivi des dossiers.
Organiser, planifier et gérer les réunions et les rendez-vous et assurez l'accueil physique et téléphonique des correspondants et visiteurs. La rédaction de certaines correspondances, compte-rendu de réunions et rapports peut vous être confiée
Apporte une aide permanente à la directrice générale en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Organiser, planifier et gérer les réunions et les rendez-vous et assurez l'accueil physique et téléphonique des correspondants et visiteurs. La rédaction de certaines correspondances, compte-rendu de réunions et rapports peut vous être confiée
Apporte une aide permanente à la directrice générale en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
- Assurer la préparation et le suivi des instances (comité syndical, commissions réglementaires, CST, FSSS, COPIL..) y compris les aspects logistiques
- Participer aux instances et assurer la rédaction des comptes rendus/procès-verbaux
- Télétransmission des actes et délibérations au contrôle de légalité, suivi et archivage
- Mise au point et en forme des délibérations et actes administratifs
- Contrôle des avis formels sur les délibérations (directions supports, DGA …)
- Gérer les réunions et préparer les fonds de dossiers
- Gérer les déplacements, répondre aux sollicitations "logistiques"
- Participer aux réunions et assurer la rédaction de certains comptes rendus (CODIR)
- Assurer le secrétariat : courriers arrivés/départs de la direction générale, gestion de la boite mail « secrétariat général »
- Télétransmission des actes individuels (contrats, conventions, actes administratifs)au contrôle de légalité et suivi
- Accompagner le pôle administratif sur la gestion des prestations sociales et l’outil de gestion des absences « calculette » (polyvalence)
- Assurer une veille documentaire pour la directrice générale
- Participer aux instances et assurer la rédaction des comptes rendus/procès-verbaux
- Télétransmission des actes et délibérations au contrôle de légalité, suivi et archivage
- Mise au point et en forme des délibérations et actes administratifs
- Contrôle des avis formels sur les délibérations (directions supports, DGA …)
- Gérer les réunions et préparer les fonds de dossiers
- Gérer les déplacements, répondre aux sollicitations "logistiques"
- Participer aux réunions et assurer la rédaction de certains comptes rendus (CODIR)
- Assurer le secrétariat : courriers arrivés/départs de la direction générale, gestion de la boite mail « secrétariat général »
- Télétransmission des actes individuels (contrats, conventions, actes administratifs)au contrôle de légalité et suivi
- Accompagner le pôle administratif sur la gestion des prestations sociales et l’outil de gestion des absences « calculette » (polyvalence)
- Assurer une veille documentaire pour la directrice générale
Profil recherché
BAC + 2
- Compréhension du champ d’activité de la voirie et plus particulièrement des missions d’entretien et d’exploitation
- Compréhension des marchés publics, des CCAG, des modalités de coopération public/public, de centrale d’achat
- Compétences en reporting d’activité, suivi budgétaire et comptabilité publique
- Connaissances sur le fonctionnement de l’établissement et l’organisation des services du département
- capacité d’organisation, sens de la rigueur, et de gestion des priorités
- capacité d’animation de réseaux
- capacité d’initiative et remontées d’alerte
- esprit de synthèse et d’analyse
- maitrise confirmée des outils du pack office et de communication
- Sens de l’écoute et bon relationnel
- Être dynamique et force de proposition sur son domaine d’activité
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des dossiers
- Compréhension du champ d’activité de la voirie et plus particulièrement des missions d’entretien et d’exploitation
- Compréhension des marchés publics, des CCAG, des modalités de coopération public/public, de centrale d’achat
- Compétences en reporting d’activité, suivi budgétaire et comptabilité publique
- Connaissances sur le fonctionnement de l’établissement et l’organisation des services du département
- capacité d’organisation, sens de la rigueur, et de gestion des priorités
- capacité d’animation de réseaux
- capacité d’initiative et remontées d’alerte
- esprit de synthèse et d’analyse
- maitrise confirmée des outils du pack office et de communication
- Sens de l’écoute et bon relationnel
- Être dynamique et force de proposition sur son domaine d’activité
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des dossiers
Autres informations
Non renseignées
il y a 3 jours
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