Assistant(e) de direction

Apporte une aide permanente à la directrice en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.

Mission 1
Secrétariat de la direction :
• Reçoit et filtre les communications téléphoniques,
• Gère les demandes, les réclamations,
• Gère les agendas, organise des réunions, rédige des comptes-rendus,
• Traite et diffuse le courrier entrant, rédige les courriers de réponses et courriers divers,
• Organise le classement et l'archivage des dossiers,
• Met à jour les tableaux de suivi de l'activité,
• Veille au respect des procédures administratives et financières délivrées par la Direction Générale,
• Suit le processus décisionnel en lien avec le bureau des Assemblées,
• Encadre l’assistant(e) de gestion administrative chargé(e) du secrétariat des services Bâtiment et Entretien ménager, placé(e) sous sa responsabilité,
• En cas de besoin, assure le secrétariat des services de la Direction pour ce qui concerne le fonctionnement courant,
• Mission occasionnelle : assure des remplacements à l'accueil du CTM.

Mission 2
Fonction de Référent RH :
• Assiste le Directeur dans la préparation, la définition et la mise en œuvre des stratégies liées aux ressources humaines de la Direction,
• Assure la coordination, la centralisation et le recueil d'informations et données relatives aux moyens affectés à la Direction,
• En lien avec la DRH, veille au respect des procédures RH et participe à l'élaboration, à la mise en œuvre et au suivi des outils de pilotage relatifs à la gestion des ressources humaines,
• Collecte les feuilles de congés et assure la saisie des données dans le logiciel RH.

Mission 3
Traitement des formalités administratives réglementaires :
• Renseigne et envoie les déclarations d'ouverture de chantier à l'OPPBTP, la CARSAT, la DIRECCT,
• Participe à la constitution des dossiers de demandes d'autorisations de travaux (demande d'autorisation de travaux relative à la réglementation ERP, de Permis de Construire/Démolir, DAT sur immeuble classé au titre des Monuments Historiques, Déclarations Préalables),
• En cas de besoin, sollicite les services instructeurs en amont du dépôt des dossiers,
• Suit la programmation des commissions et les différentes étapes d'instruction des dossiers,
• Renseigne le tableau de suivi des demandes d'autorisations de travaux,
• Transmet les avis aux maîtres d’œuvre,
• Renseigne et envoie à la DGFIP les déclarations nécessaires au calcul des impositions, d'ouverture de chantier et d'achèvement de travaux,
• Prépare les dossiers et sollicite les autorisations préfectorales pour la vidéoprotection.

Mission 4
Suivi des recettes d'investissement :
• Participe à la constitution des dossiers de demandes de subventions et dépose les dossiers en ligne,
• Rédige les déclarations de commencement et d'achèvement de travaux,
• Produit et/ou transmet au service financier les pièces justificatives nécessaires au versement des subventions,
• Assure, en lien avec le service financier, le suivi des recettes, renseigne le tableau de bord correspondant,
• Assure la fonction de référent DSIL pour l’ensemble des directions techniques.