Assistante de direction

Assister la direction dans la gestion administrative, organisationnelle et relationnelle de l’établissement. Contribuer à la fluidité de la communication interne et externe et participer à la bonne coordination des activités administratives et institutionnelles de l’EMS.

1. Soutien administratif à la direction

- Gérer l’agenda, les rendez-vous, les déplacements et les réunions de la direction.
- Travaux de bureautique : Préparer les dossiers, courriers, comptes rendus et présentations.
- Rédiger, relire et mettre en forme des documents officiels (procès-verbaux, notes internes, rapports...)
- Assurer le traitement, la diffusion et l’archivage de la correspondance et des documents.

2. Gestion et coordination interne

- Assurer le lien entre la direction, le C.C.A.S. les équipes pluridisciplinaires et les partenaires externes.
- Organiser les réunions de service, conseils d’établissement, etc.
- Participer à la planification et au suivi de projets institutionnels.
- Suivre les indicateurs et tableaux de bord administratifs (RH, qualité, finances, etc..).
- Gestion et suivi des stocks.

3. Appui à la gestion des ressources humaines

- Participer à la gestion administrative des agents (contrats, absences, plannings, formations)
- Tenir à jour les dossiers des agents et assurer la confidentialité des informations.
- Contribuer à la communication interne RH (affichages, notes, circulaires).

4. Gestion logistique et communication

- Gérer l’accueil téléphonique et physique de l’établissement (en l’absence de la secrétaire)
- Soutien administratif pour les animations (en lien avec l’animatrice)

5. Soutien à la qualité et à la conformité

- Participer à la mise à jour du système documentaire de la direction.
- Assurer le suivi administratif des audits, contrôles et certifications.
- Veiller au respect des procédures.