Assistant(e) de Direction
Emploi CTRE COM ACTION SOCIALE DE SAINT BENOI
5 Rue Pierre Gendrault, 86280 Saint-Benoît, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Sous l'autorité hiérarchique du Directeur du CCAS, est en charge d'apporter une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
1 / Missions principales : Apporte une aide permanente au directeur du CCAS
concernant son organisation professionnelle (organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du
directeur)
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique Suivi des projets et activités de la direction Accueil téléphonique
et physique
de la direction générale (renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent, recevoir,
filtrer et
transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques) Organisation et planification des réunions 2/
Assure le
secrétariat des assemblées (Conseil d'administration) : Participer à la préparation : convocations, préparation des projets
de
délibérations, préparation de la salle, porte documents, envoi des dossiers aux membres, mettre en forme les
délibérations,
dématérialisation des actes transmis en préfecture, mettre en forme les comptes rendus pour le registre, tenir à jour le
recueil des
délibérations et des actes administratifs, assurer la mise à jour des archives 3/ Encadrement des stagiaires du service 4/
Activités
secondaires : Gérer le planning des congés des agents rattachés à la direction Assurer l'organisation logistique des
réunions en
concertation avec le directeur Renseigner des tableaux de suivi des activités du service (statistiques, tableau de bord)
Mise en forme
du rapport annuel d'activités, des bilans d'actions Aide sur les projets proposés par la direction et les élus : formalisation,
communication, courriers...
concernant son organisation professionnelle (organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du
directeur)
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique Suivi des projets et activités de la direction Accueil téléphonique
et physique
de la direction générale (renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent, recevoir,
filtrer et
transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques) Organisation et planification des réunions 2/
Assure le
secrétariat des assemblées (Conseil d'administration) : Participer à la préparation : convocations, préparation des projets
de
délibérations, préparation de la salle, porte documents, envoi des dossiers aux membres, mettre en forme les
délibérations,
dématérialisation des actes transmis en préfecture, mettre en forme les comptes rendus pour le registre, tenir à jour le
recueil des
délibérations et des actes administratifs, assurer la mise à jour des archives 3/ Encadrement des stagiaires du service 4/
Activités
secondaires : Gérer le planning des congés des agents rattachés à la direction Assurer l'organisation logistique des
réunions en
concertation avec le directeur Renseigner des tableaux de suivi des activités du service (statistiques, tableau de bord)
Mise en forme
du rapport annuel d'activités, des bilans d'actions Aide sur les projets proposés par la direction et les élus : formalisation,
communication, courriers...
Profil recherché
Vous détenez une formation de niveau Bac ou Bac+ 2, ou équivalence, avec un
diplôme dans le domaine "assistant(e) de direction" Vous maîtrisez le fonctionnement des collectivités territoriales et
notamment
d'un Centre Communal d'Action Sociale Expérience professionnelle significative d'une pratique comparable exigée. Vous
avez une
très bonne connaissance des assemblées (Conseil d'administration de CCAS) : ordres du jour, convocation, délai de transmission,
règles relatives aux délibérations, ...) Vous maîtrisez les outils informatiques : Word, Excel et outils de conception
numérique
SAVOIRS : * Connaissance de la collectivité et de l'établissement public * Contexte et enjeux de la structure *
Fonctionnement et rôle
des collectivités * Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire * Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
SAVOIRSFAIRE
: > Compétences techniques * Techniques de secrétariat (prise de note...) * Création et suivi d'outil de planification et de
tableaux de bords * Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique * Suivre des projets et activités de la
direction * Accueil
téléphonique et physique de secrétariat * Organiser et planifier des réunions ou l'emploi du temps SAVOIRS-ETRE : *
Esprits
d'analyse et de synthèse, qualités rédactionnelles exigées * Capacité à travailler en équipe * Rigueur et sens de
l'organisation * Sens de la diplomatie et du relationnel.
diplôme dans le domaine "assistant(e) de direction" Vous maîtrisez le fonctionnement des collectivités territoriales et
notamment
d'un Centre Communal d'Action Sociale Expérience professionnelle significative d'une pratique comparable exigée. Vous
avez une
très bonne connaissance des assemblées (Conseil d'administration de CCAS) : ordres du jour, convocation, délai de transmission,
règles relatives aux délibérations, ...) Vous maîtrisez les outils informatiques : Word, Excel et outils de conception
numérique
SAVOIRS : * Connaissance de la collectivité et de l'établissement public * Contexte et enjeux de la structure *
Fonctionnement et rôle
des collectivités * Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire * Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
SAVOIRSFAIRE
: > Compétences techniques * Techniques de secrétariat (prise de note...) * Création et suivi d'outil de planification et de
tableaux de bords * Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique * Suivre des projets et activités de la
direction * Accueil
téléphonique et physique de secrétariat * Organiser et planifier des réunions ou l'emploi du temps SAVOIRS-ETRE : *
Esprits
d'analyse et de synthèse, qualités rédactionnelles exigées * Capacité à travailler en équipe * Rigueur et sens de
l'organisation * Sens de la diplomatie et du relationnel.
Autres informations
Non renseignées
il y a 4 semaines
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