Assistante de Direction

Apporter une aide permanente au binôme de direction de la Direction Accueil et Accès aux Droits en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.

1/ Travail administratif et soutien à la Direction
- Gestion du courrier et des courriels
- Gestion de l’accueil téléphonique au sein de la Direction
- Gestion des plannings de la direction
- Gestion des signalements (particuliers, partenaires, élus, appui à la gestion de la boite contacts)
- Rédaction et mise en forme de travaux bureautiques (bilans d’activité, ROB, demande de subventions RSA, CLSPD, compte-rendu…)
- Organisation générale et suivi administratif des projets de délibérations, fiches techniques présentés au Conseil d’Administration, interface avec le service des assemblées
- Gestion des dossiers suivis par la direction (préparation de dossiers, classement, rédaction de notes, alerte et relances)
- Participation à des réunions, prise de notes
- Relations avec les divisions et services de la direction, les autres directions fonctionnelles (participation aux COPIL procédures, Comités divers)

2/ Management
Encadrement d’une assistante administrative

3/ Gestion et suivi de l’activité
- Tenue des tableaux de bord et différents outils nécessaires au pilotage de l’activité
- Suivi des indicateurs
- Suivi de l’exécution budgétaire
- Suivi des conventions

Spécificités :
- Travail en bureau et au sein des établissements ou structures pilotées par la DAAD
- Pics d'activité en fonction des besoins et obligations du service
- Très grande disponibilité vis-à-vis du binôme de direction
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité