Assistante de direction

• Assister le directeur et le directeur adjoint des solidarités et assurer le secrétariat général de la direction des solidarités,
• assurer le secrétariat du fonds de solidarité pour le logement,
• apporter un appui au service support du Pôle,
• assurer la continuité du secrétariat de direction du Pôle.

Au titre du secrétariat de direction :
• accueil téléphonique et physique de la direction des solidarités,
• réception, filtre et analyse des appels téléphoniques et transmission des messages,
• gestion du courrier, garant du respect des procédures administratives et des délais,
• rédaction de notes, délibérations, comptes rendus et de courriers, réalisation et mise en forme de documents bureautiques,
• suivi et organisation de l’agenda et des réunions du Directeur et du Directeur adjoint,
• préparation et suivi des dossiers (réunion, rendez vous…..),
• régisseur des secours Président,
• mise en œuvre, en tant que référent, des activités et des procédures de la démarche qualité dans le respect des engagements pris par la collectivité,
• suivi des parapheurs (notes, courriers, délais),
• tri, mise à jour, classement et archivage des documents,
• mise en ligne et actualisation des documents des services de la direction des solidarités sur l’intranet,
• transmission de divers documents RH (direction des solidarités), en lien avec le service support,
• gestion de la comptabilité de la Direction (bons de commandes, factures, engagements, …),
• gestion de la logistique du bâtiment des Récollets (suivi ménage, liens DSI, référent bâtiment, …),
• liens avec les services territoriaux d’action sociale (RH, conventions, inventaires, commandes, …),
• suivi et gestion des marchés publics de la Direction,
• suivi et numérotation des actes administratifs de la Direction (arrêtés et décisions) et lien avec le service juridique,
• suivi des subventions,

Au titre du secrétariat du service logement :
• suivi et traitement de la boite mail générique « suivi FSL »,
• envoi des courriers aux communes et bailleurs sociaux pour le budget FSL,
• échanges avec les partenaires sur le FSL, suivi des dossiers de contestation et de recouvrement.

Au titre de la continuité du secrétariat de direction du Pôle :
• suppléance et intérim des deux autres secrétaires de direction du Pôle.