Assistant.e de Direction

Missions du poste :
En binôme avec la secrétaire de direction :
- Assister l’équipe de direction dans l’organisation quotidienne du travail de l’établissement.
- Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
- Contribuer au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions de coordination logistique et matérielle.

Lieu d’exercice et conditions d’exercice :
- Conservatoire - place Carli/13001 Marseille et ses annexes,
- Déplacements : fréquents ;
- Amplitude horaires variables : oui ;
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire RIFSEEP (IFSE/CIA) ;
- Tickets restaurants ;
- Participation employeur prévoyance/santé mutuelle ;
- Participation transport en commun / forfait mobilités durables ;
- Prestations Sociales CAS (offres locales et tarifs réduits) ;
- Démarche qualité de vie au travail ;
- Télétravail possible (+ forfait indemnisation) ;
- Possibilité de stationnement au sein de l’établissement ;

Activités principales spécifiques :
- Conception des plannings hebdomadaires d’occupation des salles de l’établissement.
- Affectation des salles : étude de la pertinence et suivi de la réponse validée par la direction
- Organisation et planification de réunions.
- Prise de notes lors de réunions, rédaction de comptes rendus.
- Préparation et organisation des déplacements de l’équipe et des intervenants extérieurs
- Gestion du courrier
- Gestion des appels téléphoniques et de l’accueil physique concernant l’équipe de direction, et de façon ponctuelle lors d’événements.
- Traitement des dossiers ponctuels et suivi des affaires réservées.
- Prise en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service.
- Correspondant informatique entre le conservatoire et le service informatique de l’iNSEAMM