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MAIRIE DE SOISY-SOUS-MONTMORENCY
Assistant(e) de direction – Cabinet du Maire (H/F)
HOTEL DE VILLE, Soisy-sous-Montmorency (Val-d'Oise (95))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 3 jours
Description du poste
Placé(e) sous l’autorité hiérarchique directe de la directrice de Cabinet du Maire, vous occuperez les fonctions d’assistant(e) du Maire
Votre mission
- Assurer le bon fonctionnement du Cabinet du Maire
- Gérer l’agenda du Maire avec rigueur et organisation (prise de rendez-vous, hiérarchisation des priorités, organisation du planning du Maire)
- Gérer la boite mail du Maire
- Organiser et planifier les réunions et préparer les dossiers afférents à ces réunions (Dossiers et notes des services, éléments de langage, convocations, comptes-rendus…)
- Assurer l’accueil téléphonique et physique au secrétariat du Maire (recevoir, renseigner, transcrire les messages, filtrer les appels et rediriger vers les services idoines, adaptation du discours en fonction de l’interlocuteur)
- S’assurer du suivi des requêtes des habitants
- Assurer le suivi et la gestion du courrier destiné au Cabinet du Maire selon la procédure courrier
- Réaliser, mettre en forme et suivre les documents administratifs (prise de notes, rédaction, diffusion et classement)
- Gérer la base de données des interlocuteurs institutionnels
- Assurer la préparation des dossiers quotidiens du Maire en relation avec les services et veiller à ce que chaque rendez-vous ait été préparé en amont
- Traiter le courrier courant : préparation d’accusés de réception et de réponses
- Gérer le classement et la bonne tenue des archives du Cabinet du Maire
- Prendre en charge diverses mesures d’intendance (gestion des fournitures bureautiques, réservations de salles…) et encadrer la circulation des parapheurs transitant par le Cabinet.
- Gérer l’agenda du Maire avec rigueur et organisation (prise de rendez-vous, hiérarchisation des priorités, organisation du planning du Maire)
- Gérer la boite mail du Maire
- Organiser et planifier les réunions et préparer les dossiers afférents à ces réunions (Dossiers et notes des services, éléments de langage, convocations, comptes-rendus…)
- Assurer l’accueil téléphonique et physique au secrétariat du Maire (recevoir, renseigner, transcrire les messages, filtrer les appels et rediriger vers les services idoines, adaptation du discours en fonction de l’interlocuteur)
- S’assurer du suivi des requêtes des habitants
- Assurer le suivi et la gestion du courrier destiné au Cabinet du Maire selon la procédure courrier
- Réaliser, mettre en forme et suivre les documents administratifs (prise de notes, rédaction, diffusion et classement)
- Gérer la base de données des interlocuteurs institutionnels
- Assurer la préparation des dossiers quotidiens du Maire en relation avec les services et veiller à ce que chaque rendez-vous ait été préparé en amont
- Traiter le courrier courant : préparation d’accusés de réception et de réponses
- Gérer le classement et la bonne tenue des archives du Cabinet du Maire
- Prendre en charge diverses mesures d’intendance (gestion des fournitures bureautiques, réservations de salles…) et encadrer la circulation des parapheurs transitant par le Cabinet.
Profil recherché
Compétences techniques :
- Maîtrise parfaite des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)
- Connaissance du fonctionnement des collectivités locales et du travail avec les élus
PROFIL SOUHAITÉ
Expérience confirmée sur un poste similaire serait appréciable.
Savoir-faire :
- Ponctualité, disponibilité, réactivité, bonne présentation
- Savoir identifier et hiérarchiser les urgences et l’importance des sujets et des dossiers, en fonction des échéances et des contraintes
- Fortes capacités d’organisation, de gestion du temps et de synthèse, savoir gérer la pression, avoir le sens du travail en équipe et l’esprit d’initiative
- Maîtrise parfaite de l’orthographe et sens de la rédaction
- Polyvalence et réactivité.
Savoir-être :
- Qualités relationnelles confirmées
- Qualités d’expression orale et écrites avérées
- Respect des obligations de loyauté, de discrétion et de confidentialité
- Sens politique
- Diplomatie
- Maîtrise parfaite des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)
- Connaissance du fonctionnement des collectivités locales et du travail avec les élus
PROFIL SOUHAITÉ
Expérience confirmée sur un poste similaire serait appréciable.
Savoir-faire :
- Ponctualité, disponibilité, réactivité, bonne présentation
- Savoir identifier et hiérarchiser les urgences et l’importance des sujets et des dossiers, en fonction des échéances et des contraintes
- Fortes capacités d’organisation, de gestion du temps et de synthèse, savoir gérer la pression, avoir le sens du travail en équipe et l’esprit d’initiative
- Maîtrise parfaite de l’orthographe et sens de la rédaction
- Polyvalence et réactivité.
Savoir-être :
- Qualités relationnelles confirmées
- Qualités d’expression orale et écrites avérées
- Respect des obligations de loyauté, de discrétion et de confidentialité
- Sens politique
- Diplomatie
Autres informations
Non renseignées