Assistant(e) de Direction chargé(e) des assemblées et du secrétariat général

Missions du poste :
- Apporter une aide permanente au DGS, au Maire et aux élus en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, de classement et suivi de dossiers,
- Suivre les dossiers administratifs et les gérer selon l’organisation du travail,
- Préparation et gestion des assemblées

1/ Gestion du courrier :
- Enregistrement du courrier « Arrivée » (postal et électronique) et transmission à la direction générale et dans les différents services
- Enregistrement du courrier départ,
- Transmission du courrier départ aux services postaux.

2/ Organisation des réunions :
2.1/ Bureau municipal :
- Préparer l’ordre du jour en fonction des dossiers communiqués par la direction générale,
- Saisir le compte-rendu si besoin.
2.2/ Conseil municipal :
- Préparer la convocation, l’ordre du jour, les délibérations en lien avec les services, et l’index de séance,
- Envoyer les convocations,
- Publicité site + presse + affichage,
- Collecter les documents de travail pour le Maire et la DGS,
- Prendre des notes au cours de la séance pour la rédaction du procès-verbal,
- Saisir, afficher et télétransmettre les délibérations,
- Transmettre les délibérations aux organismes et aux services concernés,
- Tenue du registre des délibérations, des annexes et des procès-verbaux,
- Mise à jour du tableau de suivi.

2.3/ Commissions :

- Récupération et transmission des documents de travail,
- Envoyer les convocations,
- Suivi des présents/réponses.

2.4/ Arrêtés municipaux :
- Prendre les arrêtés permanents,
- Télétransmission de l’ensemble des arrêtés pris par les services.
- Etablissement du recueil des actes administratifs (délibérations, décisions).

3/ Suivi administratif des marchés publics en lien avec le service comptabilité (optionnel):
- Rédaction et gestion des marchés publics,
- Classement des pièces afférentes aux marchés,
- Saisie des dossiers,
- Application de la règlementation des marchés publics.

4/ Suivi et organisation des actes de la direction :
- Classer et archiver les dossiers :
- Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers,
- Photocopier et assembler les dossiers,
- Trier, classer et archiver les documents,
- Synthétiser et présenter les informations,
- Préparer les dossiers pour les instances
- Identifier les sources de documentation.

5/ Planification et suivi :
- Gérer l’agenda de la DGS et du Maire, et prendre et organiser les rendez-vous et réunions.
- Renseigner les tableaux de suivi des activités du service,
- Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions,
- Utiliser les logiciels et les progiciels.